Kinderkrankengeld: Datenaustausch für Entgeltersatzleistungen

Endet die Entgeltfortzahlung oder erfolgt eine Freistellung aufgrund einer Erkrankung des Kindes müssen die Verdienstangaben durch den Arbeitgeber an die Krankenkassen übermittelt werden. Basis dieser Übermittlung ist der Datenaustausch für Entgeltersatzleistungen (DTA EEL). 

Bereits seit 1. Januar 2020 gilt nunmehr die Version 10 des DTA EEL. In diesem Verfahren werden den Sozialversicherungsträgern die Angaben über das Beschäftigungsverhältnis durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, welche zur Gewährung von Entgeltersatzleistungen benötigt werden. Aufgrund der vielfältigen gesetzlichen Grundlagen sind je Leistungsart und Art der Beschäftigung dabei unterschiedliche Angaben zu übermitteln.

Was wird übermittelt und wer nimmt am Datenaustausch teil?

Die Teilnahme am DTA EEL ist sowohl für die Arbeitgeber als auch Sozialversicherungsträger verpflichtend. Die Entgeltbescheinigungen und Mitteilungen dürfen dabei nur durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder systemgeprüften Ausfüllhilfen abgegeben werden. Der DTA EEL umfasst neben Kranken- und Kinderkrankengeld auch weitere Leistungen wie Verletztengeld, Mutterschaftsgeld und Übergangsgeld, weshalb neben den Krankenkassen auch die Rentenversicherung, die Arbeitsagenturen und Berufsgenossenschaften am Verfahren teilnehmen. Zudem bietet der DTA EEL auch die Basis für das sogenannte „Vorerkrankungsverfahren“, in welchem Arbeitgeber für die Beurteilung der Entgeltfortzahlung anrechenbare Erkrankungen bei den Krankenkassen abfordern können.

Meldezeitpunkt

Der Datensatz ist immer vom Arbeitgeber auszulösen. Es ist deshalb vorgesehen, dass der Arbeitgeber einen Datensatz übermittelt,

  • sobald für diesen ersichtlich ist, dass der Entgeltfortzahlungsanspruch endet, weil der Anspruchszeitraum durch die aktuelle Arbeitsunfähigkeit überschritten wird, 
  • eine Freistellung aufgrund der Erkrankung eines Kindes erfolgt und der Freistellungszeitraum abgerechnet wurde 
  • oder die Mutterschutzfrist beginnt. 

In allen anderen Fällen erfolgt die Auslösung des Datensatzes durch den Arbeitgeber unverzüglich nach Anforderung durch den Sozialversicherungsträger oder den Arbeitnehmer.

Inhalte des Datensatzes

Der DTA EEL enthält sowohl Daten zur Steuerung als auch vielfältige Daten zur Identifikation des Arbeitnehmers und zu dessen Entgelt. So sind neben dem Namen, der Anschrift und der Rentenversicherungsnummer des Arbeitnehmers auch z.B. Angaben zum Beginn der Arbeitsunfähigkeit oder Freistellung genauso wie Angaben zu den Entgelten und Hinweise zu einer Kurzarbeit oder Entgeltumwandlung erforderlich. Damit die Informationen nur im benötigten Umfang übermittelt werden, sind diese in Datenbausteine unterteilt. So sind – mit Ausnahme der Vorerkrankungsanfragen – z.B. regelmäßig die allgemeinen Informationen und das Arbeitsentgelt zu übermitteln, während Angaben zur Arbeitszeit nur erforderlich sind, wenn es sich bei dem Arbeitnehmer um einen Stundenlöhner handelt. So werden auch weitere Angaben wie z.B. Abwesenheiten, Arbeits-, Schul- oder Kindergartenunfällen oder zu beitragspflichtigen Einnahmen nur bei Vorliegen dieser Besonderheiten benötigt. Um eventuell sich ergebende Fragen kurzfristig klären zu können, ist es weiterhin zielführend, immer den Ansprechpartner sowie das aktuelle Aktenzeichen mitzuteilen.

Notwendige Anpassung des Datensatzes

Mit den Jahren verändern sich die gesetzlichen Grundlagen, diese werden durch die Rechtsprechung verändert angewandt oder es ergeben sich Hinweise aus der Praxis, welche eine Anpassung des DTA erfordern. Der DTA wird daher in regelmäßigen Abständen aktualisiert. Zwar ist aktuell erst ab 1. Januar 2020 die jetzige Version 10 an den Start gegangen, doch eine weitere Version ist aktuell aufgrund von Änderungen im Vorerkrankungsverfahren bereits in Vorbereitung.

Tipp: Durch den GKV-Spitzenverband wurde eine ausführliche Verfahrensbeschreibung zum Datenaustausch Entgeltersatzleistungen nach § 107 SGB IV erstellt. Diese verfolgt das Ziel, detaillierte Beschreibungen und Informationen zu den einzelnen Feldern zur Verfügung zu stellen, um Arbeitgeber beim Verfahrens zu unterstützen. Alle Informationen und ein umfangreiches Beispielpapier können auf der Internetseite des GKV-Spitzenverband abgerufen werden.