Das vereinfachte Berechnungsverfahren zur Ermittlung der Beitragsschuld nach dem Vormonat kann bereits zur Beitragsfälligkeit Ende Januar 2017 genutzt werden. Dies ist entgegen der bisherigen Regelung nicht mehr von weiteren Vorgaben abhängig. Arbeitgeber, die hiervon Gebrauch machen wollen, sind nicht dauerhaft daran gebunden.
Grundsätzlich ist ein Wechsel zwischen beiden Verfahrensweisen nach jedem Abrechnungsmonat möglich, aber in den Entgeltunterlagen nachprüfbar zu dokumentieren.
Kein Beitragssoll im Vormonat vorhanden
Ist kein Beitragssoll im Vormonat vorhanden (z. B. bei Neugründung von Betrieben oder erstmalige Zuständigkeit einer Einzugsstelle), kann die Vereinfachungsregelung nicht angewendet werden. In diesem Fall ist für den laufenden Kalendermonat die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld zu schätzen und erst im Folgemonat die Vereinfachungsregelung anzuwenden.
Vormonat mit Beitragssoll „0“
Betrug das Vormonatssoll „0“ (z. B. bei Beitragsfreiheit wegen Krankengeldbezugs des einzigen Arbeitnehmers im Betrieb), ist dieser Vormonatswert bei Anwendung der Vereinfachungsregelung im laufenden Monat zu übernehmen. Sind für den Vormonat keine Differenzbeträge auszugleichen, hat der Arbeitgeber einen Beitragsnachweis mit Nullbeträgen an die Einzugsstelle zu übermitteln.
Vereinfachungsregelung gilt nicht für Einmalzahlungen
Beiträge aus Einmalzahlungen werden immer in dem Monat fällig, in dem die Einmalzahlung ausgezahlt wird. Die Vereinfachungsregelung gilt hierfür nicht, sodass dies bei der Bestimmung des Beitragssolls entsprechend zu berücksichtigen ist.
Bestimmung des Beitragssolls
Das Beitragssoll des laufenden Monats entspricht dem Beitragssoll aus der Echtabrechnung des Vormonats. Das Beitragssoll aus Einmalzahlungen des Vormonats, soweit es auf Grundlage des laufenden Arbeitsentgelts ermittelt wurde. Hinzu kommt das Beitragssoll aus einer gegebenenfalls im laufenden Monat gewährten Einmalzahlung. Außerdem ist ein verbleibender Restbeitrag des Vormonats zu zahlen bzw. eine Überzahlung aus dem Vormonat auszugleichen.
Beispiel:
Beitragssoll
- aus laufendem Arbeitsentgelt der Echtabrechnung für Dezember 2016: 2.330 Euro
- aus laufendem Arbeitsentgelt der Echtabrechnung für Januar 2017: 2.550 Euro
- aus Einmalzahlung der Echtabrechnung für Januar 2017: 500 Euro
- aus laufendem Arbeitsentgelt der Echtabrechnung für Februar 2017: 2.100 Euro
Ermittlung des Beitragssolls nach der Vereinfachungsregelung für Januar 2017:
- Echtabrechnung des lfd. Arbeitsentgelts für Dezember 2016: 2.330 Euro
- Echtabrechnung für Einmalzahlung für Januar 2017: 500 Euro
- zusammen: 2.830 Euro
Ermittlung des Beitragssolls nach der Vereinfachungsregelung für Februar 2017:
- Echtabrechnung des lfd. Arbeitsentgelts für Januar 2017: 2.550 Euro
- Nachzahlung Restbeitrag Januar 2017 (2.330 Euro./.2.550 Euro): 220 Euro
- zusammen: 2.770 Euro
Sitz der Einzugsstelle entscheidet über Zeitpunkt der Beitragsfälligkeit
Maßgebender Zeitpunkt für die Beitragszahlung ist der drittletzte Bankarbeitstag des Kalendermonats der Arbeitsleistung. Die Beitragsforderung ist eine so genannte Bringschuld im Sinne des BGB, so dass der Beitragsschuldner (Arbeitgeber) das Risiko des Zahlungswegs trägt. Erfüllungsort der Zahlung ist der Sitz der Einzugsstelle. Unabhängig davon, in welchem Bundesland der Arbeitgeber seinen Betrieb hat, gelten die Verhältnisse am Sitz der jeweiligen Einzugsstelle (Hauptverwaltung). So sind beispielsweise für einen Arbeitgeber mit Sitz in Sachsen bei der Zahlung der Abgaben für einen Minijobber die Bankarbeitstage in NRW maßgebend, wo die Minijob-Zentrale ihren Sitz hat.
Bankarbeitstage beachten
Die Tarifverträge der Banken und Sparkassen sehen den 24. und den 31. Dezember als arbeitsfreie Tage vor, sodass diese beiden Tage auch unter den SEPA-Bedingungen nicht als Bankarbeitstage gelten.
Zeitpunkt der Übermittlung des Beitragsnachweis-Datensatzes
Beitragsnachweise sind der Einzugsstelle zwei Bankarbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge elektronisch zu übermitteln. Beachten Arbeitgeber diese Frist nicht, wird die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld von der Einzugsstelle geschätzt. Um diese zu vermeiden, muss der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags des Monats der Einzugsstelle vorliegen. Dies bedeutet, dass der Beitragsnachweis der Einzugsstelle um 0.00 Uhr dieses Tages vorliegen muss. Der Beitragsnachweis ist also nur dann rechtzeitig eingereicht, wenn die Einzugsstelle am gesamten fünftletzten Bankarbeitstag des Monats über den Beitragsnachweis verfügen kann.
