Mehrere Entscheidungen des Bundesfinanzhofs sorgen für Verbesserungen bei der Abzugsfähigkeit von häuslichen Arbeitszimmern. Für Arbeitgeber bleiben die Möglichkeiten aber eingeschränkt.
Die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer dürfen Arbeitnehmer nur dann in voller Höhe steuerlich geltend machen, wenn das Zimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung bildet. Liegt der Mittelpunkt hingegen im Außendienst oder in der Firma, sind die Aufwendungen normalerweise nicht abzugsfähig. Eine Ausnahme besteht, wenn kein anderer Arbeitsplatz in der Firma zur Verfügung steht. Dann sind die Aufwendungen bis zur Höhe von 1.250 Euro pro Jahr in der Steuererklärung abziehbar. Arbeitgebererstattungen sind steuerpflichtig.
Häusliches Arbeitszimmer gemeinsam genutzt
Nutzen mehrere Steuerpflichtige ein häusliches Arbeitszimmer gemeinsam (beispielsweise Ehegatten), ist die Höchstbetragsgrenze von 1.250 Euro nach neuester Rechtsprechung personenbezogen anzuwenden. Bei Nutzung durch mehrere Personen kann jeder von ihnen seine Aufwendungen hierfür bis zu dieser Obergrenze in der Steuererklärung geltend machen. Bei Nutzung durch ein Ehepaar steigt der Höchstbetrag dann beispielsweise auf 2.500 Euro an.
Rechtsprechung geändert: Personenbezogener Abzug
Mit den neuen Urteilen hat der Bundesfinanzhof (vom 15. Dezember 2016, VI R 53/12 und VI R 86/13) seine Rechtsprechung zugunsten der Steuerpflichtigen geändert. Er war bislang von einem objektbezogenen Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer ausgegangen. Die abziehbaren Aufwendungen waren hiernach unabhängig von der Zahl der nutzenden Personen auf 1.250 Euro begrenzt.
Die aktuellen Urteile bieten neue Gestaltungsoptionen bei der Nutzung von häuslichen Arbeitszimmern. Wichtig ist dabei aber insbesondere darauf zu achten, dass jeder Nutzer auch entsprechende Aufwendungen getragen hat und für jeden Nutzer die Notwendigkeit eines häuslichen Arbeitszimmers nachgewiesen werden kann. Dies setzt dann insbesondere voraus, dass ihm für seine Tätigkeit kein anderer, außerhäuslicher Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Hinsichtlich der Verfügbarkeit und Ausstattung des anderen Arbeitsplatzes steht auch dem Arbeitgeber ein Gestaltungsspielraum zu. Beispielsweise sind Poolarbeitsplätze regelmäßig nicht uneingeschränkt verfügbar, sodass sich Abzugsmöglichkeiten für häusliche Arbeitszimmer ergeben (vergleiche Bundesfinanzhof, Urteil vom 26. Februar 2014, VI R 37/13).
Firmensitz zu Hause?
Um das Problem der Abzugsfähigkeit und der fehlenden steuerfreien Erstattungsmöglichkeit eines häuslichen Arbeitszimmers zu umgehen, kann der Arbeitgeber ein Büro in der Wohnung oder im Haus des Mitarbeiters anmieten. Die Verwaltung hat für die Anerkennung allerdings hohe Hürden gesetzt. (Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 13. Dezember 2005, BStBl 2006 I S. 4).
Arbeitgeberinteresse muss nachgewiesen werden
Entscheidend ist ein vorrangiges Arbeitgeberinteresse. Dafür spricht:
- Für den/die Mitarbeiter sind im Unternehmen keine geeigneten Arbeitsräume vorhanden.
- Der Arbeitgeber hat für andere Mitarbeiter des Betriebs, die über keine geeignete Wohnung verfügen, entsprechende Räumlichkeiten angemietet.
- Es wurde eine ausdrückliche, schriftliche Vereinbarung über die Bedingungen der Nutzung des überlassenen Raumes abgeschlossen.
Erkennt die Verwaltung das Mietverhältnis an, erzielt der Mitarbeiter Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Die Mietzahlungen muss er zwar versteuern, kann aber im Gegenzug alle Ausgaben abziehen. Ob die Voraussetzung für ein Arbeitszimmer erfüllt sind, spielt keine Rolle.
Glaubt die Finanzverwaltung hingegen, dass die Anmietung in erster Linie den Interessen des Mitarbeiters dient, sind die Einnahmen als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. Die Kosten für das Zimmer bleiben dann steuerlich nicht abzugsfähig.