Die Dienstreisenden sind grundsätzlich in der Wahl der Beförderungsmittel frei. Dabei sind jedoch grundsätzlich die dem Bundesreisekostenrecht innewohnenden Grundsätze der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit sowie der Fürsorge sowohl bei der Planung, der Genehmigung als auch bei der Durchführung wie auch im Erstattungsverfahren zu beachten.
Die Bahnnutzung ist bei Reisen, auf die das BRKG Anwendung findet, immer möglich und wird erstattet – auch wenn dadurch höhere Kosten entstehen.[1] Höhere Kosten können neben den eigentlichen Fahrtkosten insbesondere auch durch zusätzliche Übernachtungskosten oder zusätzliches Tagegeld entstehen; der Begriff der "notwendigen Reisekosten" nach § 3 Abs. 1 Satz 1 BRKG ist dahingehend auszulegen, dass neben dem Kriterium der Wirtschaftlichkeit bei der Wahl des Reisemittels auch umweltbezogene Aspekte anzuerkennen sind.[2]
Fahrtkosten werden nicht erstattet, wenn eine unentgeltliche Beförderungsmöglichkeit wie z. B. die Nutzung eines Dienstfahrzeuges in Anspruch genommen werden kann.
Auslagen für die Fahrten zu einer außerhalb des Geschäftsortes gelegenen Unterkunft können nur erstattet werden, wenn die Unterkunft aus dienstlichen oder wirtschaftlichen Gründen gewählt wurde.
Zu den Fahrtkosten nach § 4 Abs. 1 BRKG gehören auch die Auslagen für
- Zu- und Abgang am Wohn-, Dienst- oder Geschäftsort,
- dienstliche Fahrten am Geschäftsort, einschließlich Fahrten zu und von der Unterkunft,
- Aufpreise und Zuschläge für Züge,
- Reservierungsentgelte,
- Bettkarten oder Liegeplatzzuschläge,
- Beförderung des notwendigen dienstlichen und persönlichen Gepäcks.
Erstattungsfähig sind gem. § 4 Abs. 1 nur die Fahrtkosten, die mit einem regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel auf dem Land- oder Wasserweg zurückgelegt wurden. Zu den regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln zählen alle Verkehrsmittel, die der Personenbeförderung dienen und zu feststehenden Zeiten – nach Fahrplan – zwischen bestimmten Punkten verkehren (Flugzeug, Eisenbahn, Linienbus, Linienschiff und Verkehrsmittel des öffentlichen Personennahverkehrs).
7.1 Erstattung Bahnpreise
Es werden allgemein die entstandenen notwendigen Kosten erstattet. Als notwendige Kosten werden die Fahrtkosten angesehen, die dem Grunde und der Höhe nach zur Erledigung des Dienstgeschäftes aufgewendet werden müssen. Dazu zählen die Kosten für Fahrten auf dem Land- oder Wasserweg mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln (also solchen, die nach festem Fahr- oder Flugplan verkehren, nicht also z. B. Taxi) bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse. Bei Bahnfahrten von mindestens 2 Stunden Dauer für die einfache Strecke können die Fahrtkosten der nächsthöheren Klasse erstattet werden. Hin- und Rückfahrten sind getrennt zu betrachten.
Die mindestens 2-stündige Fahrzeit bezieht sich auf die planmäßige Fahrzeit (einschl. Umsteigezeiten) zwischen Abreise- und Zielbahnhof. So kann für die Hinfahrt die 2. Klasse, für die Rückfahrt die 1. Klasse in Betracht kommen. Fahrzeiten für Zu- und Abgänge am Wohn-, Dienst- oder Geschäftsort mit Bus, Straßen-, U-Bahnen bleiben bei der Berechnung der genauen Dauer von 2 Stunden unberücksichtigt.
Ein Arbeitnehmer unternimmt auf Veranlassung der Dienststelle eine Dienstreise von Flensburg nach Hamburg. Hierfür nimmt der Arbeitnehmer den ICE 1. Klasse. Die planmäßige Fahrzeit für die einfache Strecke beträgt 1 Stunde und 55 Minuten. Für die Fahrt vom Bahnhof in Hamburg zur Dienststelle werden 10 Minuten mit der S-Bahn benötigt.
Aufgrund der nicht zu berücksichtigenden Fahrzeit vom Bahnhof in Hamburg zur Dienststelle beträgt die reine Fahrzeit 1 Stunde und 55 Minuten. Somit können hier nur die Kosten für die 2. Klasse des ICE erstattet werden.
Die Kosten einer höheren Bahn- oder Flugklasse können auch ersetzt werden, wenn dienstliche oder wirtschaftliche Gründe dieses im Einzelfall oder im Allgemeinen gebieten. Dienstliche Gründe können z. B. Art des Dienstgeschäfts, Gesundheitsschäden, terminbedingte Gründe oder dienstlich bereitgestellte Flugkontingente sein. Wirtschaftliche Gründe dagegen sind z. B. gegeben, wenn bei einer Flugzeugbenutzung die entstehenden Reisekosten geringer sind als bei der Bahnfahrt oder ein Arbeitszeitgewinn von insgesamt mindestens einem ganzen Arbeitstag entsteht.[1] Flugkosten können in Ausnahmefällen auch erstattet werden, wenn sich aufgrund der Flugzeugbenutzung die Dauer der Dienstreise erheblich reduziert und dadurch zwingende Familienpflichten (notwendige Betreuung der mit dem Dienstreisenden in häuslicher Gemeinschaft lebenden Kinder und pflegebedürftigen nahen Angehörigen) besser wahrgenommen werden können und eine Alternative zur Betreuung durch den Dienstreisenden nicht besteht.[2] Dies kann auch der Fall sein, wenn ein höherklassiger Zug nur deshalb benutzt werden muss, weil dieser Zug nur diese Klasse führt oder die 2. Klasse ausgebucht ist. Die nächsthöhere Bahn- oder Flugklasse (letztere gegenüber der niedrigs...
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