Unbesehen (also ohne Nachweis der Übernachtungskosten oder wenn keine oder solche von unter 20 EUR entstanden sind) werden pauschal 20 EUR als Übernachtungsgeld gewährt, sofern eine Übernachtung zur Nachtzeit (22 bis 6 Uhr) stattgefunden hat.
Ein Arbeitnehmer unternimmt eine Dienstreise zu Vertragsverhandlungen. Seine Dienstreise beginnt um 15.00 Uhr. Die Vertragsverhandlungen beginnen um 19.00 Uhr. Die Vertragsverhandlungen gestalten sich schwierig und dauern die ganze Nacht und enden erst früh am darauffolgenden Tag, sodass der Mitarbeiter direkt die Rückreise antritt.
Da in diesem Fall keine Übernachtung in der Zeit von 22:00 Uhr bis 6:00 Uhr stattgefunden hat, kann Übernachtungsgeld nicht gewährt werden.
Der bisherige stufenweise Ersatz höherer Übernachtungskosten über Zuschüsse zu dem Grundbetrag von 20 EUR ist ebenso entfallen wie die Abhängigkeit des Übernachtungsgeldes von zeitlichen Vorgaben. Unverändert geblieben ist der Ersatz nur der notwendigen Übernachtungskosten, wobei "notwendig" i. S. v. "unvermeidbar" zu verstehen sein dürfte. Übernachtungskosten sind als notwendig anzusehen, wenn ein Betrag von 70 EUR nicht überschritten wird. Übersteigen die Übernachtungskosten diesen Betrag, ist deren Notwendigkeit im Einzelfall zu begründen. Unabhängig davon werden Übernachtungskosten erstattet, wenn die Reisestelle dieses bereits vor Reiseantritt als angemessen anerkannt hat.[1]
Erhalten Dienstreisende ihres Amts wegen eine unentgeltliche Unterkunft oder werden Auslagen für das Benutzen von Schlafwagen oder Schiffskabinen erstattet, wird Übernachtungsgeld nicht gewährt.[2]
Eine unentgeltliche Unterkunft liegt auch vor, wenn die Kosten dafür in der Teilnehmergebühr für Seminare, Fortbildungsveranstaltungen, Tagungen usw. enthalten sind. Es macht dabei keinen Unterschied, ob die Teilnehmergebühr unmittelbar überwiesen, dem Bediensteten zur Zahlung an den Veranstalter mitgegeben oder als Nebenkosten ersetzt wird.
Die Gewährung von Übernachtungsgeld setzt das Vorliegen einer Dienstreise oder eine wie diese abzufindende Reise (z. B. Fortbildungsreisen in teilweise dienstlichem Interesse) voraus. Liegt keine solche vor, kann Übernachtungsgeld (auch in pauschaler Form von 20 EUR) als Nebenkostenersatz (§ 10 Abs. 1 BRKG) in Betracht kommen. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn wegen einer Tätigkeit in der Arbeitsstätte bis in die Nachtzeit hinein nicht in der Wohnung übernachtet werden kann.
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