Übersteigen nach der Bereinigung der Verpflegungskosten die Übernachtungskosten 70 EUR, werden die Übernachtungskosten nur erstattet, wenn deren Notwendigkeit im Einzelfall begründet wird.
Als notwendig werden nach Tz. 7.1.3 BRKGVwV Übernachtungskosten über 70 EUR angesehen, wenn
- die Verwaltung diese Übernachtungskosten vor Reiseantritt als angemessen anerkannt hat,
- die Verwaltung oder ein von ihr beauftragtes Reisebüro eine Zimmerreservierung vorgenommen hat, aber nicht z. B. der Veranstalter einer Tagung,
- der Dienstreisende das Zimmer aus einem von der Verwaltung herausgegebenen oder autorisierten Hotelverzeichnis gebucht hat.
Das Letztere kann auch für zusätzliche Übernachtungskosten bei Benutzung anderer Beförderungsmittel der Fall sein.
Höhere Übernachtungskosten können z. B. durch Messezuschläge, die Lage des Hotels in Ballungsräumen und durch die Unvorhersehbarkeit der Übernachtung begründet sein.
Übernachtungskosten in Beherbergungsbetrieben mit einem Umweltsiegel oder Zertifikat für Klima- und/oder Umweltfreundlichkeit sind über dem notwendigen Übernachtungsgeld nach Textziffer 7.1.3 Satz 1 erstattungsfähig, sofern das Hotelverzeichnis diesen Ort nicht führt bzw. das Hotelverzeichnis für diesen Ort kein umweltzertifiziertes Hotel ausweist.[1]
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