Der Begriff der Personalakte ist weder gesetzlich noch tariflich definiert. Die Begriffsbestimmung der Personalakte ist daher anhand des Schutzzwecks des tariflich geregelten Einsichtsrechts zu entwickeln. Der Beschäftigte hat ein Interesse daran, dass die Personalakte ein möglichst wahres und vollständiges Bild seiner Person und seines Werdegangs wiedergibt und dass sie keine unrichtigen Tatsachen enthält, die für ihn ungünstig sind oder nachteilig werden können. Der tarifliche Begriff der Personalakte ist daher weit auszulegen.
Für Bundesbeamte definiert § 106 Abs. 1 BBG Personalakten. Danach gehören zu einer Personalakte "alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen."
In Anlehnung an die Begriffsdefinition im Beamtenrecht differenziert das Bundesarbeitsgericht in ständiger Rechtsprechung zwischen einem formellen und einem materiellen Personalaktenbegriff:
Formeller Personalaktenbegriff
Personalakten im formellen Sinne sind Schriftstücke und Unterlagen, die der Arbeitgeber als Personalakten führt oder diesen als Bei-, Neben- oder Sonderakten zuordnet[1] . Diese sind äußerlich erkennbar in Ordnern, Heftern oder Blattsammlungen geführt, entsprechend gekennzeichnet und nach der Art ihrer Registrierung oder Aufbewahrung als zueinander gehörend bestimmbar[2] . Gemeint ist damit die regelmäßig in der Personalabteilung geführte „Personalakte“. Auch elektronisch geführte Personalakten erfüllen den Begriff der formellen Personalakte.
Materieller Personalaktenbegriff
Personalakten im materiellen Sinn sind alle Urkunden und Vorgänge, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Diese sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben[3] . Dabei spielt es keine Rolle, an welcher Stelle die Unterlagen beim Arbeitgeber geführt werden.
Der materielle Personalaktenbegriff geht über den formellen Personalaktenbegriff weit hinaus. Sofern in Rechtsprechung und Literatur von „Personalakten“ die Rede ist, ist damit stets die Personalakte im materiellen Sinne gemeint.
Die Zugehörigkeit zur materiellen Personalakte richtet sich nach dem Inhalt der Unterlage und ist damit dem Einfluss des Arbeitgebers entzogen. Damit geht der materielle Personalaktenbegriff deutlich weiter als der formelle Personalaktenbegriff. Unerheblich ist daher, ob diese Unterlagen in Haupt- oder in Nebenakten geführt werden, ob sie an verschiedenen Stellen (Personalabteilung, Produktionsbereich, Betriebsarzt) in der Dienststelle oder Betrieb aufbewahrt werden, ob sie in herkömmlicher Form als Schriftstücke abgeheftet, in elektronischen Datenbanken oder in Personalinformationssystemen gespeichert werden. Unerheblich ist auch, ob der Vorgang bereits zu den Akten gefügt ist oder noch in der Wiedervorlage aufbewahrt wird. Das Einsichtsrecht des Beschäftigten ist umfassend und bezieht sich auf alle diese, die materielle Personalakte ergebenden Unterlagen.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, alle Schriftstücke auch zu den formellen Personalakten zu nehmen, die im materiellen Sinn Bestandteil der Personalakte sind[4] .
Das Einsichtsrecht des Beschäftigten ist umfassend und bezieht sich auf die materielle Personalakte, also auf alle Urkunden und Vorgänge, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen, unabhängig davon, an welcher Stelle die Unterlagen beim Arbeitgeber geführt werden. Die Herausnahme einer Unterlage aus der offiziellen (formellen) Personalakte beseitigt nicht das Einsichtsrecht des Beschäftigten.
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