Personalakte

1 Einleitung

Eine gesetzliche oder tarifliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten besteht für Arbeitgeber in Deutschland grundsätzlich nicht. Gemäß § 106 Bundesbeamtengesetz (BBG) bzw. § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) besteht lediglich die rechtliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten für verbeamtete Beschäftigte. Gleichwohl wird man wohl kaum einen Arbeitgeber in Deutschland finden, welcher keinerlei Personalakten über seine Beschäftigten führt. Schon allein aufgrund einer Vielzahl arbeitsrechtlicher, sozialversicherungsrechtlicher und steuerrechtlicher Vorschriften (z. B. § 2 NachweisG) sind Arbeitgeber zur Dokumentation im Rahmen des Arbeitsverhältnisses und damit indirekt auch zum Führen von Personalakten verpflichtet.

Im Öffentlichen Dienst sind die zentralen Vorschriften im Hinblick auf Personalakten in § 3 Abs. 5 TVöD und § 3 Abs. 6 TV-L geregelt.

Gemäß § 3 Abs. 5 TVöD und § 3 Abs. 6 Satz 1 – 3 TV-L haben Beschäftigte ein Recht auf Einsicht in ihre vollständige Personalakte. Dieses Recht kann auch durch einen schriftlich Bevollmächtigten ausgeübt werden. Außerdem können Beschäftigte Auszüge oder Kopien aus ihren Personalakten erhalten.

§ 3 Abs. 6 Satz 4 und 5 TV-L regelt zusätzlich für die Beschäftigten der Länder, dass sie über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für sie ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, vor Aufnahme in die Personalakte gehört werden müssen. Ihre Äußerung ist zur Personalakte zu nehmen.

Darüber hinaus hat der Arbeitgeber zahlreiche durch die Rechtsprechung geschaffene Regelungen im Hinblick auf die Personalaktenführung sowie den Datenschutz zu beachten.

2 Beamtenrecht

Für verbeamtete Personen beinhalten die Vorschriften § 50 BeamtStG und §§ 106 – 115 BBG ausführliche Regelungen rund um die Personalakte. In der Regel haben die Bundesländer in ihren Beamtengesetzen und zugehörigen Erlassen entsprechende Regelungen getroffen.

Nach § 50 Abs. 1 Satz 1 BeamtStG ist für jeden Beamten der Länder, Gemeinden und Gemeindeverbände sowie der sonstigen der Aufsicht eines Landes unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts verpflichtend eine Personalakte zu führen. In gleicher Weise werden die Dienstherren der Bundesbeamten durch § 106 Abs. 1 Satz 1 BBG verpflichtet, für diese Personalakten zu führen.

§ 50 Abs. 1 Satz 2 BeamtStG und § 106 Abs. 1 Satz 4 BBG sind im Übrigen die einzigen gesetzlichen Vorschriften, die überhaupt eine Definition der Personalakte beinhalten:

Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen.

Weiter regeln § 50 BeamtStG und §§ 106 ff. BBG, dass die Personalakte vertraulich zu behandeln ist. Personalaktendaten dürfen ohne Einwilligung des Beamten nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verarbeitet werden.

Die Personalakten der Bundesbeamten sind weiteren Vorschriften unterworfen (§§ 106 – 114 BBG). Ausführliche Regelungen zu den Bestandteilen der Personalakte, Grund-, Teil- und Nebenakten und zur Erhebung personenbezogener Daten finden sich in § 106 BBG. Nach § 109 BBG sind Beamte zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die für sie ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, vor deren Aufnahme in die Personalakte zu hören, soweit die Anhörung nicht nach anderen Rechtsvorschriften erfolgt. Ihre Äußerungen sind zur Personalakte zu nehmen. Nach § 110 BBG haben Beamte Anspruch auf Einsichtnahme in ihre Personalakte. Der Anspruch besteht auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses. Das Recht zur Einsichtnahme kann auch durch eine durch den Beamten bevollmächtigte Person ausgeübt werden. Auch kann der Beamte Kopien oder Ausdrucke aus seiner Personalakte beanspruchen. Auf Antrag sind Unterlagen, die dem Beamten nachteilig ausgelegt werden können, nach 2 Jahren aus den Personalakten zu entfernen und zu vernichten (§ 112 Abs. 1 BBG).

Die beamtenrechtlichen Regelungen sind teilweise identisch mit den tariflichen Vorschriften in § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L. Die durch die Rechtsprechung für das Beamtenrecht entwickelten Grundsätze können daher sinngemäß berücksichtigt werden^[1] .

In der Praxis werden die Personalakten für Beamte und Tarifbeschäftigte in der Regel einheitlich geführt, die umfassenden Regelungen aus dem Beamtenrecht können daher als Orientierung herangezogen werden.

[1] Siehe auch BAG, Urteil v. 25.4.1972, 1 AZR 322/71.

3 Früheres Tarifrecht

Vor der Tarifreform des Öffentlichen Dienstes im Jahr 2005 beinhalteten die Vorschriften des § 13 BAT/-O bzw. § 13a MTArb/-O und § 11a BMT-G/-O Regelungen zur Personalakteneinsicht und zum Führen von Personalakten.

Diese Vorschriften entsprachen bereits im Wesentlichen den heutigen Regelungen. Darüber hinaus sahen sie vor, dass der Arbeitgeber im Falle einer Einsichtnahme durch eine bevollmächtigte Person die Vollmacht des Beschäftigten zur Personalakte zu nehmen hatte. Auch durfte der Arbeitgeber den Bevollmächtigten eines Beschäftigten zurückweisen, wenn ...