Für verbeamtete Personen beinhalten die Vorschriften § 50 BeamtStG und §§ 106 – 115 BBG ausführliche Regelungen rund um die Personalakte. In der Regel haben die Bundesländer in ihren Beamtengesetzen und zugehörigen Erlassen entsprechende Regelungen getroffen.
Nach § 50 Abs. 1 Satz 1 BeamtStG ist für jeden Beamten der Länder, Gemeinden und Gemeindeverbände sowie der sonstigen der Aufsicht eines Landes unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts verpflichtend eine Personalakte zu führen. In gleicher Weise werden die Dienstherren der Bundesbeamten durch § 106 Abs. 1 Satz 1 BBG verpflichtet, für diese Personalakten zu führen.
§ 50 Abs. 1 Satz 2 BeamtStG und § 106 Abs. 1 Satz 4 BBG sind im Übrigen die einzigen gesetzlichen Vorschriften, die überhaupt eine Definition der Personalakte beinhalten:
Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen.
Weiter regeln § 50 BeamtStG und §§ 106 ff. BBG, dass die Personalakte vertraulich zu behandeln ist. Personalaktendaten dürfen ohne Einwilligung des Beamten nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verarbeitet werden.
Die Personalakten der Bundesbeamten sind weiteren Vorschriften unterworfen (§§ 106 – 114 BBG). Ausführliche Regelungen zu den Bestandteilen der Personalakte, Grund-, Teil- und Nebenakten und zur Erhebung personenbezogener Daten finden sich in § 106 BBG. Nach § 109 BBG sind Beamte zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die für sie ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, vor deren Aufnahme in die Personalakte zu hören, soweit die Anhörung nicht nach anderen Rechtsvorschriften erfolgt. Ihre Äußerungen sind zur Personalakte zu nehmen. Nach § 110 BBG haben Beamte Anspruch auf Einsichtnahme in ihre Personalakte. Der Anspruch besteht auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses. Das Recht zur Einsichtnahme kann auch durch eine durch den Beamten bevollmächtigte Person ausgeübt werden. Auch kann der Beamte Kopien oder Ausdrucke aus seiner Personalakte beanspruchen. Auf Antrag sind Unterlagen, die dem Beamten nachteilig ausgelegt werden können, nach 2 Jahren aus den Personalakten zu entfernen und zu vernichten (§ 112 Abs. 1 BBG).
Die beamtenrechtlichen Regelungen sind teilweise identisch mit den tariflichen Vorschriften in § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L. Die durch die Rechtsprechung für das Beamtenrecht entwickelten Grundsätze können daher sinngemäß berücksichtigt werden[1] .
In der Praxis werden die Personalakten für Beamte und Tarifbeschäftigte in der Regel einheitlich geführt, die umfassenden Regelungen aus dem Beamtenrecht können daher als Orientierung herangezogen werden.
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