Im Rahmen seiner Überwachungsfunktion gemäß § 80 Abs. 2 BetrVG bzw. § 70 Abs. 2 BPersVG sowie den entsprechenden Regelungen in den Personalvertretungsgesetzen auf Landesebene hat der Betriebs- bzw. Personalrat grundsätzlich einen Anspruch auf personenbezogene Auskunft über die dem Arbeitgeber bekannten schwangeren und stillenden Frauen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts[1] besteht ein solcher Auskunftsanspruch unabhängig davon, ob die Frau der Information des Betriebs- bzw. Personalrats zugestimmt hat. So sei die Erfüllung der dem Vertretungsorgan von Gesetzes wegen zugewiesenen Aufgaben nicht von einer vorherigen Einwilligung der Arbeitnehmer abhängig und stehe nach der betriebsverfassungsrechtlichen Konzeption nicht zu deren Disposition. Der Anspruch besteht jedoch nur, wenn eine konkrete Aufgabe des Vertretungsorgans gegeben ist und die Information zur Erfüllung der Aufgabe erforderlich ist.
Das Vertretungsorgan ist jedoch zur Einhaltung der Regelungen des Datenschutzes verpflichtet und muss daher angemessene und spezifische Schutzmaßnahmen treffen (§ 26 Abs. 3, § 22 Abs. 2 BDSG) und diese dem Arbeitgeber auf Verlangen darlegen. Diese Schutzmaßnahmen umfassen beispielsweise die sichere Aufbewahrung der Daten, die Beschränkung des Zugriffs auf autorisierte Mitglieder des Betriebs- bzw. Personalrats sowie die Löschung der Daten nach Beendigung der Überwachungsaufgabe. Der Arbeitgeber ist berechtigt die Mitteilung zu verweigern, wenn entsprechende Schutzmaßnahmen nicht ausreichend dargelegt werden können.
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