Digitale Strategie für Haus- und WEG-Verwalter

Die Mehrheit der Haus- und WEG-Verwaltungen befindet sich aktuell in einem mittleren Stadium der Digitalisierung. Nur ein kleiner Teil der Unternehmen betrachtet sich selbst als vollständig digitalisiert – auffällig ist der hohe Anteil der IT-Budgets gemessen am Umsatz der Unternehmen, was auf einen erheblichen Nachholbedarf schließen lässt.

Das sind Ergebnisse der Studie "IT und Digitalisierung in Haus- und WEG-Verwaltungen 2025" der EBZ Business School. Besonders herausfordernd sind zeit- und personalintensive Prozesse wie das Instandhaltungsmanagement und klassische Verwaltungsaufgaben. Automatisierung und Digitalisierung könnten hier gezielt entlasten.

ERP-Systeme: Potenzial noch nicht ausgeschöpft

Nur 40 Prozent der Haus- und WEG-Verwaltungen verfügen laut EBZ-Studie über eine klar definierte Digitalisierungsstrategie – bei kleineren Verwaltern mit wenigen Einheiten ist der Anteil noch geringer. "Hier zeigt sich eine deutliche Diskrepanz zwischen Problembewusstsein und konkretem Handeln", sagt Prof. Dr.-Ing. Heiko Gsell, Aareon-Stiftungsprofessur Wirtschaftsinformatik an der EBZ Business School (FH) und Studiengangsleiter B.A. Digitalisierung und Immobilienmanagement. Viele Verwaltungsprozesse ließen sich standardisieren und automatisieren. Doch dafür brauche es neben einer Strategie den Mut zur Veränderung.

Knapp drei Viertel der befragten Haus- und WEG-Verwaltungen setzen ein ERP- oder Verwaltersystem umfassend ein, doch im Alltag dominieren immer noch klassische Tools. Besonders häufig genutzt werden Electronic-Banking-Funktionen (88 Prozent) und Programme der Microsoft Office Suite (68 Prozent), etwa zur Erstellung von Abrechnungen oder zur Bearbeitung von Standardaufgaben.

Zwar sind ERP-Systeme weit verbreitet – doch das Potenzial zur Prozessintegration und Automatisierung wird oft nicht vollständig ausgeschöpft. Viele Unternehmen greifen weiterhin auf parallele Lösungen und manuelle Arbeitsschritte zurück. "Der Weg zur durchgängig digitalisierten Verwaltung ist oft noch fragmentiert", so die Studienautoren.

Digitalisierungsstrategie: Handlungsempfehlungen

Punktuelle Digitalisierungsmaßnahmen reichen nicht aus. "Voraussetzung für die Digitalisierung und Automatisierung ist die konsequente Standardisierung von Prozessen – vor allem bei häufig wiederkehrenden Aufgaben", so Gsell. Erst wenn Arbeitsabläufe, zum Beispiel bei der Hausgeldabrechnung oder im Mahnwesen, einheitlich und effizient gestaltet sind, lassen sich manuelle Aufwände minimieren und IT-Systeme effektiv nutzen. Es ist ein umfassendes Konzept erforderlich.

Verwalter brauchen laut Gsell eine ausgereifte Digitalisierungsstrategie, die sie strukturiert in den Prozessen und Systemen umsetzen müssen, um ein stimmiges digitales Ökosystem aufzubauen. Dazu gehören auch die gezielte Integration von Verwalter- beziehungsweise ERP-Systemen mit Dokumentenmanagementlösungen und Banking-Tools, der Einsatz mobiler Anwendungen für die Objektbegehung oder die Anbindung von Portalen zur Eigentümerkommunikation. Nur wenn die Systeme intelligent vernetzt sind, können Medienbrüche und Insellösungen vermieden werden.

Auch die Belegschaft muss mitgedacht werden. In vielen Verwaltungen ist die digitale Kompetenz auf einzelne Personen konzentriert und wenig nachhaltig etabliert. Ohne systematische Qualifizierung der Mitarbeiter und Befähigung der Organisation lässt sich der Studie zufolge die Digitalisierung nicht erfolgreich umsetzen.

Ausblick: KI für die Kommunikation

Perspektivisch sieht die Studie auch Potenzial in Künstlicher Intelligenz (KI), Internet of Things (IoT), Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR), Robotics oder Blockchains für definierte Aufgaben in Haus- und WEG-Verwaltungen.

Künstliche Intelligenz etwa kann die Kommunikation in den Verwaltungsunternehmen effizienter und flexibler zu gestalten, die vielfach immer noch klassisch via E-Mail, telefonisch oder persönlich vonstatten geht, wie es im Ausblick der Studie heißt.

Eine zeit- und personalintensive synchrone Kommunikation könne – über Portale beziehungsweise Apps mit integrierten Telefon- und Chatbots und generativer KI – zeitlich entzerrt und flexibler gestaltet werden. Solche intelligenten Lösungen würden Anliegen vollständig erfassen und an die richtigen Stellen im Verwaltungsunternehmen zur Weiterbearbeitung übergeben.

Studie "IT und Digitalisierung in Haus- und WEG-Verwaltungen 2025"

Die Studie "IT und Digitalisierung in Haus- und WEG-Verwaltungen 2025", erstellt von der EBZ Business School in Zusammenarbeit mit dem Institut für Wohnungswesen, Immobilienwirtschaft, Stadt- und Regionalentwicklung (InWIS Institut), basiert auf einer Onlinebefragung von 136 Verwaltungsunternehmen, die zwischen September 2024 und Februar 2025 stattgefunden hat. Mehr als drei Viertel der Umfrageteilnehmer stammen aus der Führungsebene.

Die zentralen Ergebnisse und Erkenntnisse der Studie fokussieren vier Untersuchungsfelder: IT-Systemeinsatz, Verwalter- und ERP-Systeme, Digitalisierung sowie Qualifikation und Motivation. Für jedes dieser Felder wurden der Status aus Sicht der Haus- und WEG-Verwaltungen, bestehende Defizite erfasst, analysiert und dargestellt und Entwicklungspotenziale aufgezeigt.

EBZ-Studie "IT und Digitalisierung in der Haus- und WEG-Verwaltung 2025" (kostenloser Download)

Das könnte Sie auch interessieren:

Verwalter gesucht: Mittel gegen Personalmangel

ERP-System: 30 Prozent der Verwalter denken über Wechsel nach