Die Zusammenarbeit in einem Team ist ein wesentlicher Bestandteil der agilen Arbeitsmethoden. Bild: PHOTOMORPHIC PTE. LTD.

Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft: Es wird immer deutlicher, wie wichtig es ist, sich mit dem Prozess intensiv auseinander zu setzen und frühzeitig Anpassungsstrategien zu entwerfen, um auf Strukturveränderungen vorbereitet zu sein, die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten, vorhandene Chancen zu nutzen und negative Auswirkungen zu mildern. Agile Methoden können bei der Transformation helfen.

Digitalisierung wirkt im Unternehmen sowohl nach Innen (Prozessautomatisierung und –Optimierung, Wirtschaftlichkeit, Gebäudetechnik) als auch nach Außen (Kundenbindung, Individualisierung, Komfort). Gerade weil beide Aspekte zusammengehören, braucht es eine einheitliche Digitalisierungsstrategie, die sich immer wieder an Veränderungen anpasst und so zum Differenzierungsmerkmal eines Wohnungsunternehmens im Markt beiträgt.

Digitalisierung Wohnungsunternehmen: Vom Kunden her denken

Bei allen Überlegungen zur Digitalisierung und den dadurch ausgelösten Veränderungen macht es Sinn, vom Mensch und vom Nutzen her zu denken und nicht vom technisch Machbaren.

Folgende Fragen sollte sich ein Wohnungsunternehmen deshalb stellen:

  • Was braucht der Kunde? Was braucht das Unternehmen?
  • Wie werden Mitarbeiter und Mieter bei der Digitalisierung des Unternehmens mitgenommen?
  • Was ist die richtige Strategie, jenseits von technischer Machbarkeit?
  • Wie werden tragfähige Geschäftsmodelle entwickelt? 

Digitalisierung Strategie: Was bedeutet agiles Handeln?

Gelingen kann der Prozess mit agilen Methoden aus der Welt der Softwareentwicklung. Auf diese Weise werden systematisch überprüfbare sowie iterative und nachhaltige Lösungsvorschläge in kurzer Zeit erarbeitet. Sie setzten die Kundenzentrierung und die Zusammenarbeit von Menschen in den Mittelpunkt. Somit sind agile Methoden die beste Grundlage für die Entwicklung und Umsetzung erfolgreicher digitaler Strategien.

Doch was genau bedeutet agiles Handeln? Erst einmal bedeutet es: Beweglich auf Veränderungen zu reagieren und den Kunden beim „Bewegen“ im Mittelpunkt zu halten.

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Diese Arbeitspakete werden dann durch Versuche - mittels Prototypen - zusammen mit dem Kunden überprüft, um schneller und besser festzustellen, was der Kunde braucht. Durch sich schrittweise annähernde (iterative) Prozesse entstehen kundenorientiertere Ergebnisse.

Für diese Arbeitsweisen sind verschiedenen Methoden wie Design Thinking entwickelt worden.

Agile Arbeitsweisen: Vier Leitsätze stehen im Mittelpunkt

Im Mittelpunkt agiler Arbeitsweisen stehen vier Leitsätze:

  1. Alle Beteiligten (Mitarbeiter und Kunden) eines Teams wissen zusammen besser, was richtig ist, als ein einzelner (Manager).
  2. Die Menschen in der Nähe zum Geschäftsumfeld (also Kunden und Partner) wissen besser, was notwendig ist, als die Führungskräfte im Inneren des Wohnungsunternehmens.
  3. Individuen und Interaktionen sind wichtiger, als sich stur Prozesse einzuhalten und standardisierte Werkzeuge zu suchen.
  4. Das Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans.
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Im Rahmen dieser Zusammenarbeit entscheiden und handeln die Teams selbstverantwortlich. Die Arbeitsweise braucht die Unterschiedlichkeit im Unternehmen. Vor allem aber erkennt diese Methode an, dass jeder im Unternehmens, auch der Hausmeister und die Sekretärin, vor allem aber der Kunde, Teil des gemeinsamen Erfolgs sind.

Kleinteiliges oder themenorientiertes Arbeiten indes zerstört den Blick auf das Produkt und verbaut dadurch die Chance, ungewöhnliche Lösungswege zu finden. Agile Teams werden daher immer um ein gesamtes Produkt/Objekt/Quartier oder eine Dienstleistung herum und über den gesamten Lebenszyklus des Produkts gebildet. Auch Fachleute mit hoch spezialisierten Lösungsansätzen sind Teile eines agilen Teams. Diese diskutieren aber ihre Erfahrungen mit allen, um die Auswirkungen auf das Ganze nicht aus dem Blick zu verlieren und gleichzeitig auch allen anderen eine neue Perspektive zu bieten. Die Zusammenarbeit eines Teams zu fördern, ist deshalb die zentrale Führungsprämisse in agilen Strukturen.

Digitalisierung Wohnungswirtschaft: Ein mögliches Beispiel aus der Praxis

Schauen wir uns ein agiles Team und die Arbeitsweise aus dem Design Thinking an. Das Team definiert für sich zunächst eine eigene Vision, die über jeder Problemstellung steht. Das Beispiel lautet: „Wir wollen die altenfreundlichste Immobilie in der Stadt haben“. Als nächstes erarbeitet das Team eine gemeinsame Problemdefinition, etwa: „Wie ermöglichen wir mit Mitteln der Digitalisierung selbstbestimmtes Leben und verdienen trotzdem Geld damit“. Wichtig ist, dass die Besetzung des Teams aus der Peripherie kommt, dass also etwa der Objektbetreuer oder der Hausmeister einbezogen werden. Im nächsten Schritt wird das Team um Kunden oder Partner (zum Beispiel Mitarbeiter des Roten Kreuzes) erweitert. Es geht jetzt darum, die Bedürfnisse zu identifizieren, die zu einem wertschöpfenden Mehrwert für das Unternehmen führen. Dazu werden Fragen gestellt und Diskussionen geführt. Daraus entstehen Ideen und konkrete Handlungen.

Danach kommt der wichtige Moment: die Probe. Es werden Prototypen gebaut oder Dienstleistungesbeschreibungen entwickelt. Diese werden wieder mit den Kunden und Partnern direkt getestet, um anschließend zu prüfen, ob damit die Probleme gelöst werden können - oder ob die Problemdefinition angepasst werden muss.

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Erst wenn sich das agile Team sicher ist, dass mit der Lösung das Problem auch wirklich gelöst werden kann, wird aus dem Prototyp ein Produkt oder Service. Damit ist die Arbeit aber noch nicht vorbei: Das agile Team beachtet weiterhin Einflussfaktoren und Zielgruppen. Bei Veränderungen auf dem Markt oder bei den Problemdefinitionen läuft der Mikrozyklus erneut durch.

Schritt für Schritt zur kompletten Digitalisierungsstrategie

Wird die Methode um eine unternehmerische Erfolgsdefinition als Rahmenbedingung erweitert, lassen sich damit ganze Digitalisierungsstrategien entwickeln. Dabei müssen vor allem die Besetzungen der Teams anders vorgenommen werden. Aber immer getreu der Prämisse: Die Menschen in der Nähe zum Geschäftsumfeld (also zu den Kunden und Partnern) wissen besser, was notwendig ist, als die Führungskräfte im Inneren des Wohnungsunternehmens.

Mit agilen Arbeitsweisen kann sich das Wohnungsunternehmen frühzeitig versichern, ob es das Richtige für den Kunden macht, bevor teure Entwicklungskosten ausgegeben werden.

So entstehen Innovationen, die verkaufbar sind und damit zur Wertschöpfung des Wohnungsunternehmens beitragen. Durch die Zusammenarbeit mit den Kunden wird zusätzlich eine Kundenbindung erzeugt, die sich wiederum als Differenzierungsmerkmal vermarkten lässt.

Über den Autor:

Matthias Lachmann ist mit über 15 Jahren Erfahrung in der Softwarebranche, bei Medienhäusern und in weiteren Branchen Spezialist für agiles Handeln. Als Managementberater begleitet er Führungskräfte bei der Einführung kundenzentrierter, bereichs- und hierarchieübergreifender agiler Arbeitsweisen im Unternehmen. Zudem ist er als Lehrbeauftragter, Speaker und Autor tätig.

 

Schlagworte zum Thema:  Digitalisierung, Wohnungswirtschaft

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