Digitalisierung entlastet Hausverwaltungen bei der Jahresabrechnung

Die Anforderungen an Hausverwaltungen wachsen stetig: steigende Energiekosten, komplexe Abrechnungen und ein zunehmender Fachkräftemangel prägen den Alltag. Gleichzeitig erwarten Eigentümer und Mieter transparente, schnelle Prozesse. Für viele Verwalter ist klar: Ohne Digitalisierung lässt sich dieser Spagat kaum noch bewältigen.

Wie konsequente Digitalisierung in der Praxis aussieht, zeigt die Dr. Fuchs Immobilien & Hoff Immobilienbetreuungs GmbH. Das Unternehmen verwaltet rund 4.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten und arbeitet seit Januar 2025 vollständig papierlos. Geschäftsführer Thilo Rumberger beschreibt den Wandel deutlich: „Digitalisierung ist kein Luxus mehr – sie ist die Voraussetzung, um als Verwalter wettbewerbsfähig zu bleiben.“

Besonders spürbar ist der Fortschritt bei der Jahresverbrauchsabrechnung. Früher war der Prozess geprägt von Medienbrüchen: Zählerstände kamen per Fax, E-Mail oder handschriftlich, mussten manuell übertragen und geprüft werden. „Bis die Schlussrechnungen vorlagen, vergingen oft mehrere Wochen“, erinnert sich Rumberger.

Mehr Struktur durch digitale Abläufe

Heute läuft die Abrechnung deutlich strukturierter. Zählerstände werden digital angefordert, zentral erfasst und direkt im MONTANA Kundenportal hinterlegt. „Alles läuft digital und nachvollziehbar an einer Sammelstelle für Daten“, so Rumberger. Die Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung, Fehlerquellen werden reduziert und Bearbeitungszeiten verkürzen sich spürbar.

Auch der Rechnungseingang wurde mit den Energieversorger MONTANA vereinfacht. Statt Post kommen die Schlussrechnungen digital an, werden automatisch dem richtigen Objekt zugeordnet, ausgelesen und geprüft. Für Hausverwaltungen bedeutet das: weniger manueller Aufwand, mehr Übersicht und eine deutlich entspanntere Jahresabrechnung, die schon Anfang Januar bereitsteht. „Früher waren mehrere Personen tagelang gebunden – heute müssen wir nur noch prüfen und freigeben“, erklärt Rumberger.

Technologie und Mensch gehen Hand in Hand

Neben der technischen Lösung spielt auch weiterhin die gut abgestimmte Zusammenarbeit mit dem Energieversorger eine wichtige Rolle. „Klare Kommunikation und feste Ansprechpartner sorgen dafür, dass selbst komplexe Themen wie Rahmenverträge für Strom und Gas effizient umgesetzt werden – wenn der Versorger die Abläufe einer Hausverwaltung versteht“, sagt Rumberger. Warum trotz allem technischen Fortschritt die persönliche Zusammenarbeit eine wichtige Komponente in der Energieversorgung von Liegenschaften bildet, berichtet er im Interview. Lesen Sie hier mehr dazu.

Thilo Rumbergers Fazit ist eindeutig: Wer heute noch analog arbeitet, verschenkt wertvolle Ressourcen. Digitale Lösungen – etwa für eine einfache, strukturierte Jahresabrechnung – schaffen Freiräume für das Wesentliche: die Betreuung von Eigentümern und Mietern.

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