Die nächste Generation im Facility Management

Auch im Facility Management (FM) setzen Unternehmen immer mehr auf den gezielten Einsatz von KI und digitalen Werkzeugen. Christian Ziemer, Geschäftsführer Goldbeck Facility Services, unterscheidet dabei "den analytischen und den operativen Bereich". Im modernen FM liegt die Herausforderung inzwischen weniger in der Informationsbeschaffung als vielmehr in der sinnvollen Strukturierung und Nutzung der vorhandenen Daten. Sensoren, Anlagensteuerungen und digitale Gebäudedokumentationen generieren heute enorme Mengen an Daten.

Analytisches und operatives FM mit KI optimieren

KI übernimmt eine zentrale Rolle: Sie ordnet, analysiert und interpretiert riesige Datenmengen in kürzester Zeit. Diesen Aufwand könnten Menschen allein nicht mehr bewältigen. Außerdem gewinnt der Einsatz von digitalen Tools im operativen Betrieb immer mehr an Bedeutung.

Dadurch können Prozesse effizienter und vorausschauender gestaltet werden. Das senkt die Betriebskosten und verbessert die Verfügbarkeit von Gebäuden und Anlagen. Den operativen Einsatz von KI veranschaulicht etwa Goldbecks FM-Assist. Dabei handelt es sich um einen kontextsensitiven Chatbot, der mit dem intern genutzten CAFM-(Computer-Aided Facility Management)System Spartacus verbunden ist.

Facility Management: KI-Assistenzsysteme und Chatbots

Der FM-Assist stellt Facility Managern sowie Servicetechnikern relevante Informationen bereit, indem er eingehende Störmeldungen in Echtzeit analysiert, nach Dringlichkeit sortiert und den daraus folgenden Handlungsbedarf interpretiert. Zugleich werden objektrelevante Informationen zu Wartungsintervallen, Ansprechpersonen oder technischen Parametern geliefert – das verringert Suchzeiten und Medienbrüche.

Auch die KI-gestützte Analyse von Wartungsdokumenten hat sich weiterentwickelt. Ein trainiertes Modell sucht automatisch nach Abweichungen. Es strukturiert und analysiert die Ergebnisse und schlägt daraus abgeleitete Maßnahmen vor. „Das reduziert nicht nur den personellen Aufwand, sondern steigert zugleich Qualität, Schnelligkeit und Transparenz“, so Ziemer. Die KI vervielfacht so menschliche Expertise – ersetzt sie aber nicht. Parallel hat Goldbeck 2023 den internen, datenschutzkonformen Chatbot „ChatGB“ entwickelt, der auf Unternehmenswissen aus allen Bau- und Dienstleistungsbereichen zurückgreift: von der Produktion über Planung, Bau und Revitalisierung bis hin zum Gebäudebetrieb. Gleichzeitig können auch spezialisierte Chatbots – die so genannten „ChatGB Experten“ – angebunden werden, um damit die Wissensdatenbank zu erweitern.

Mit BIM und Analyse-Tools zu transparentem Gebäudebetrieb

Externe Tools, etwa für Recherche und Dokumentenarbeit, werden klar reguliert und rechtlich abgesichert genutzt. Interne Schulungen vermitteln Mitarbeitenden praxisnah, welche Tools sicher genutzt werden dürfen, wie sie sinnvoll eingesetzt werden und wo die Grenzen liegen. Denn es ist essenziell, den produktiven Einsatz von KI mit Datensicherheit und Compliance optimal zu vereinen. Neben KI-Anwendungen vervollständigen weiterhin auch digitale Plattformen die Arbeit mit verschiedenen Datenquellen. Analyse-Dienste wie Power BI unterfüttern operative Entscheidungen verlässlich – etwa beim Abgleich von Energieverläufen, bei der Planung von Wartungszeiträumen oder der Maßnahmen-Priorisierung im Störungsmanagement.

"Über die Plattform BIM wird zudem ein digitaler Zwilling des Gebäudes zum zentralen Daten- und Kollaborationsknoten über den gesamten Lebenszyklus hinweg. FM-relevante Inhalte werden konsistent festgehalten, fortgeschrieben und chronologisch erfasst", erläutert Ziemer. Nachträgliche Änderungen wie Umbauten werden im Modell dokumentiert, sodass Revisionsunterlagen aktuell bleiben und das volle Potenzial von BIM genutzt wird. Der operative Nutzen zeigt sich besonders bei der Inbetriebnahme. Durch den Abgleich realer Zustände mit dem 3D-Modell lassen sich Abweichungen früh erkennen und im Modell verankern. Auch Eigentümer, Nutzer oder Investoren profitieren auf diese Weise vom transparenteren Immobilienbetrieb.

Digitale Transformation im FM: KI als strategisches Werkzeug

"In Kombination mit KI sowie sensorischen Daten aus der Gebäudeautomation wird sich der digitale Zwilling von einem Dokumentations- zu einem agilen Steuerungsinstrument wandeln, das auf Ereignisse reagiert, bevor sie zu Störungen führen", sagt Ziemer. Zugleich werden Nutzungskosten transparenter, komplexe Technik eines Gebäudes wird einfacher dargestellt. Die Daten liefern dann die Grundlage für präventive Strategien, wie Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen und Energieoptimierungen. KI-Modelle, die heute Anomalien erkennen, lernen, künftige Ereignisse zu antizipieren. Lagertemperaturen, Laufzeiten, Schaltzyklen oder Vibrationen werden als historische Verläufe interpretiert.

Wartungsstrategien werden von festen Intervallen auf Zustandsprognosen umgestellt. Das reduziert Ausfälle und optimiert Ressourcen – nicht nur bei Ersatzteilen, sondern auch in der Personal- und Routenplanung. Doch gerade weil KI Entscheidungen vorbereitet, bleibt eine kritische Prüfung durch Fachkräfte unverzichtbar. "Der Mehrwert eines guten Facility Managers entsteht vor allem durch die Fähigkeit, Daten zu interpretieren, zu vernetzen und in wirksame Entscheidungen zu überführen", unterstreicht Ziemer. Diesen Wandel muss die Branche nun gezielt angehen und die Digitalkompetenz im Personal fördern und fordern.

Gleichzeitig entlastet der Einsatz von KI und digitalen Tools die Facility Manager von einfachen, wiederkehrenden Tätigkeiten. Sie können sich dadurch mehr auf die strategische und effiziente Bewirtschaftung der Immobilien fokussieren. KI und Digitalisierung sind also im Gebäudelebenszyklus beileibe keine Zusatztechnologien, sondern strukturprägende Elemente. Erst diese ermöglichen den Umgang mit der stetig wachsenden Datenmenge. Entscheidend ist dabei jedoch nicht die einzelne Innovation, sondern die Integration von Systemen, Prozessen und Kompetenzen in ein belastbares, lernfähiges Gesamtgefüge.

Dies ist ein Beitrag aus dem Schwerpunkt "KI im Facility Management" in der Ausgabe 06/25 der "Immobilienwirtschaft"

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