Der direkte Draht zum Vermieter

Das Internet-fähige Mobiltelefon hat die gesellschaftlichen Prozesse in einem Ausmaß verändert wie zuvor nur die Einführung des Radios und des Fernsehens. Im Jahr 2024 gab es in Deutschland rund 69 Millionen Smartphonenutzer – bei einer Bevölkerung von rund 84 Millionen Menschen. Die jüngere Generation betreibt kaum noch Schriftverkehr und ist immer weniger bereit, ein klassisches Telefon zu nutzen.

Kein Wunder also, dass immer mehr Prozesse, die in früheren Jahren Papierverkehr oder Telefonate erforderten, im Internetzeitalter ganz selbstverständlich über Smartphone-Applikationen abgewickelt werden. Das gilt auch für Prozesse rund ums Wohnen, bei der Wohnungssuche, bei alltäglichen Serviceprozessen oder Mietvertragsdetails.

Smartphone statt Papier: Digitale Prozesse im Wohnbereich

Mieterapps sind ein logischer Schritt in der Digitalisierung des Prozessumfelds von Immobilienunternehmen. Sie gestatten die Automatisierung des Informationsaustauschs und der verschiedensten Abläufe im Verhältnis Mieter und Vermieter über eine zentralisierte Plattform, die verschiedene Funktionalitäten und Services zur Verfügung stellt.

Austausch und Erstellung von Dokumenten, Schadensmeldungen, die Übermittlung von Informationen, Terminen oder Benachrichtigungen – diese und mehr Funktionen lassen sich mit einer App zu jeder Zeit und von jedem Ort aus nutzen. Funktionsumfang und Leistungsfähigkeit der Mieterapps sind in den vergangenen Jahren stark gewachsen.

Beide Parteien des Mietverhältnisses haben jederzeit schnellen und bequemen Zugriff auf und Einblick in Vertragsinformationen und Details zu Vorgängen wie Reparaturen oder Veränderungen in der Wohnung. Die transparente Verwaltung, Prozessierung, Aktualisierung und Synchronisierung der Daten erfolgen in aller Regel über die angebundenen ERP-Systeme der Unternehmen.

Relevante Dokumente und Unterlagen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung, was in Verbindung mit einem leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystem eine effiziente Prozessabwicklung ermöglicht. Die rechtssichere und papierlose Übermittlung von Dokumenten lässt sich individuell (Nutzer- oder Objekt-bezogen) realisieren.

Digitale Kommunikation im Mietverhältnis: Siegeszug der Mieterapp

Apps erlauben die Nutzung von Plattformen, die den Ablauf komplexer Prozesse automatisieren, etwa das Erstellen von Mietverträgen, die auf vorgefertigten Vorlagen aufsetzen und sich den jeweils individuellen Gegebenheiten rechtssicher anpassen lassen. In diesem Zusammenhang gewinnen standardisierte Identitätsprüfungen und Bonitätsfeststellungen der Mieter an Bedeutung. Auch Zahlungsprozesse können standardisiert, organisiert und sicher abgewickelt werden.

Beispiele dafür sind Online-Mietzahlungen und digitale Kautionsverwaltung. Zum Standard moderner Mieterapps gehören auch Chatfunktionen, die beiden Seiten erlauben, Fragen zu klären, Termine zu koordinieren und Informationen oder Dokumente auszutauschen. Hinzu kommen oft digitale "schwarze Bretter", auf denen ständig aktualisierte Mitteilungen, Hinweise oder Statusinformationen zu finden sind.

Mit dem Einsatz von Sprachsoftware lassen sich auch Sprachbarrieren minimieren. Einige Lösungen bieten die Option, Dokumente in der Muttersprache auszufüllen und sie anschließend ins Deutsche übersetzen zu lassen.

Aus Mietersicht besonders attraktiv sind die digitalen Optionen für Schadensmeldungen und Serviceanfragen. Hier sind oft Auswahlkataloge für Materialien oder Gegenstände wie Leuchtmittel und mehr integriert, was nicht nur die Präzision der Schadensmeldungen erhöht, sondern auch die Reaktions- und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt. Zur Erleichterung der Orientierung können abgelesene Daten sowie Fotos übermittelt werden, und die Bearbeitung läuft weitgehend automatisiert ab.

Trend: Komplett digitalisierte Vermietungsplattformen

Inzwischen erstreckt sich das App-Spektrum auch auf den dem Mietverhältnis vorgelagerten Prozess: die Wohnungssuche. Es gibt Apps für die Terminierung von Wohnungsbesichtigungen – und durch die Integration von 3D-Lösungen in die Wohnungsbeschreibung werden sich künftig virtuelle Rundgänge durch die Objekte gestalten lassen.

Noch einen Schritt weiter geht das Berliner PropTech Mietz und betreibt eine mobile, komplett digitalisierte Vermietungsplattform, die Mietern und Vermietern einen rechtssicheren und automatisierten Ablauf des Mietvorgangs per App zur Verfügung stellt – "eine Art Tinder für Mieter und Vermieter", wie Lena Tuckermann, Gründerin und CEO von Mietz, die Softwarelösung plastisch beschreibt.

Wohnungen swipen auf "Tinder" für Mieter und Vermieter

"Mit Mietz können Nutzerinnen und Nutzer Wohnungen swipen, also auf einem Touchscreen matchen. Mit einem Swipe nach rechts bewirbt man sich mit dem eigenen Profil sowie der zuvor erstellten Bewerbungsmappe. Der anschließende Bewerbungsprozess kann komplett in der App stattfinden, auch die rechtssichere Unterzeichnung des Mietvertrages. Somit können Mietverträge vollständig digital mit nur einem Klick und innerhalb weniger Minuten unterzeichnet werden", so Tuckermann.

Man kann nicht verschweigen, dass im Marktangebot an App-Lösungen kein flächendeckender technologischer Wunderzoo zur Verfügung steht. Die Funktionsvielfalt ist sehr unterschiedlich und umfasst die Abdeckung des gesamten Mietprozesses von der Suche bis zum Vertragsabschluss oder nur die Automatisierung von speziellen Teilprozessen.

Zu Ersteren gehören die PropTechs Evernest, iDWELL und Vermietet.de. Immobilienportale wie ImmoScout24 und Immowelt bieten eigene Verwaltungslösungen an, während Anbieter wie Docusign und Smartlaw sich auf die rechtssichere Erstellung und digitale Unterzeichnung von Verträgen spezialisieren. Mieterapps gibt es auch von bekannten ERP-Anbietern: etwa von Aareon, Immomio, Casavi, Crem Solutions und Promos Consult.

Der App-Markt ist heterogen

Nicht alle Lösungen bieten den gleichen Komfort, das gleiche Leistungsspektrum und die gleiche Kosten-Nutzen-Bilanz. Jonas Hahn, Professor für Immobilienmanagement an der Frankfurt University of Applied Sciences, urteilt so über den App-Markt: "Nicht jede Lösung hielt, was sie versprach. Einige Lösungen waren klassische Insellösungen, die einen eigenen Datenbestand aufbauen, statt an bestehende Systeme anzudocken."

Solche Anbieter haben sich demnach wenig mit ihren Kunden und deren IT-Landschaft befasst. Eine weitere Software, die es zu pflegen und zu lizenzieren gilt, ist hier oft überflüssig. Und auch die Mieterschaft legt häufig noch Wert auf persönliche Kommunikation oder meldet sich mit ihren Anliegen auf mehreren Kanälen, sodass eine App dann eher mehr als weniger "Touchpoints" erzeugt.

"Auch die Kostenstruktur solcher Apps passt nicht immer zu den Budgets der Immobilienunternehmen", so Hahn. Gerade für gemeinnützige Wohnungsgenossenschaften sei das Verhältnis von Kosten und Nutzen meist uninteressant, da die Lizenzkosten pro Mietverhältnis relativ hoch ausfallen und die Mieterkommunikation im Durchschnitt überschaubar bleibt. "Und wenn es einmal etwas zu klären gibt, bleibt eine kurze E-Mail an die Immobilienverwaltung häufig noch die für alle grundsätzlich günstigste Option."

Verwalten per App: Der Wille ist da, die Usability oft nicht

Aufschluss über die Verbreitung und Nutzungsstruktur von Mieterapps gibt der "Servicemonitor Wohnen" von Analyse & Konzepte Immo.consult (heute Domus Consult). Demnach nutzten zum Umfragezeitpunkt 13 Prozent der deutschen Mieter Mieterapps, 54 Prozent gaben an, dass ihr Vermieter keine Kunden-App anbiete, 22 Prozent war die App des Vermieters unbekannt und elf Prozent kannten sie zwar, wendeten sie aber nicht an.

Am häufigsten werden die Apps genutzt, um Reparaturen anzumelden. Dahinter folgen die Einsichtnahme in die Betriebskostenabrechnung oder den Mietkontostand und das Abrufen von Verträgen und Verbrauchsinformationen. Die Erfahrungen mit den Apps sind laut dieser Studie positiv: 43 Prozent sind damit zufrieden, 40 Prozent sehr zufrieden.

Was Verwaltungen angeht, die Mieterapps einführen, beobachtet Nicolas Jacobi, Gründer und CEO von Immomio, eine Gemeinsamkeit bei seinen Kunden: "Der heute typische Use Case ist ein Anwenderunternehmen mit vorhandener ERP-Software. Unsere Lösung verfügt daher über Schnittstellen zu allen gängigen ERP-Systemen und lässt sich nahtlos in die IT-Landschaft mit einem Verwaltungsmanagementsystem integrieren. Alternativ können Kunden die App auch über die Immomio-Plattform nutzen."

ERP, App, API – warum Integration mehr ist als IT

In der Regel sind die Anwende mittelgroße beziehungsweise mittelständische Verwalter. Ein Beispiel ist das Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen Strategis in Berlin mit einem Portfolio von rund 7.000 Wohnungen. Dessen Vorstandsvorsitzender Sascha Nöske äußert sich ausgesprochen positiv zu Akzeptanz und Nutzen der App.

Er unterstreicht einen Aspekt, der im Zeitalter der fortgeschrittenen Digitalisierung immer wichtiger wird: Die ständige Verbesserung und Weiterentwicklung von Software-Lösungen durch ein detailliertes Feedback der Anwender. Bei Strategis sind die Businessprozesse durchgehend digitalisiert, und es ist seit rund fünf Jahren eine Mieterapp von Casavi im Einsatz.

"Diese Lösung spielt für uns eine große Rolle innerhalb unseres automatisierten Prozessmanagements", so Nöske. "Sie ist fester Bestandteil eines gut aufgestellten digitalen Ökosystems mit Anbindung der App an unser ERP-System und weitere unterschiedliche Businesssoftware-Bausteine. Wir dokumentieren unsere Erfahrungen und auch unsere Ideen oder Wünsche an eine Fortentwicklung der Softwareprodukte und gehen damit auf Anbieter zu. Ich sehe das als sehr fortschrittlichen Technologiepflege-Prozess an, der am Ende Anbietern und Nutzern zu einer Win-win-Beziehung verhilft."

Dies ist ein Auszug aus der aktuellen Ausgabe 02/25 der "Immobilienwirtschaft". Wie Künstliche Intelligenz den Markt für Mieter-Apps und digitale Vermietungslösungen verändern könnte, lesen Sie im vollständigen Beitrag.