E-Rechnung 2027: worauf es für Finanzverantwortliche ankommt

Was jahrzehntelang ein Blatt Papier oder eine PDF im E-Mail-Anhang war, wird nun zu strukturierten Daten, die Buchhaltungssysteme unmittelbar weiterverarbeiten. Hinter diesem Wechsel steht die E-Rechnung, die in Deutschland seit 2025 in mehreren Stufen verbindlich wird. Den Anfang macht die Empfangspflicht. Schon seit Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Der Vorrang der klassischen Papierrechnung ist damit entfallen.

Für die Finanzbuchhaltung geht es dabei um mehr als ein neues Dateiformat. Eine strukturierte E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931 enthält Daten in fest definierten, maschinell verarbeitbaren Feldern. Eine lesbare Ansicht für Mitarbeitende bleibt möglich und wird von vielen Geschäftspartnern weiter erwartet. Rechtlich maßgeblich ist ab dem Stichtag jedoch der strukturierte Datensatz, nicht die Bildschirmansicht.

Fristen und Schwellenwerte der E-Rechnung

Für die Umstellung auf die E-Rechnung sind in Deutschland drei Stichtage maßgeblich, die den Übergang von der Empfangs- zur Ausstellungspflicht regeln:
●    Seit dem 1.1.2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
●    Ab dem 1.1.2027 gilt die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz.
●    Ab dem 1.1.2028 folgt die Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen im B2B-Geschäft.

Bis zum 31.12.2026 bleiben Papier und PDF zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. Diese Übergangsphase ist die einzige Zeit, in der sich der Versand strukturierter Rechnungen ohne rechtliche Folgen testen lässt.

Für die eigene Einordnung kommt es auf die 800.000 EUR-Grenze an. Ausschlaggebend ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr, für die erste Stufe der Ausstellungspflicht also das Kalenderjahr 2026 (§ 27 Abs. 38 UStG). Geprüft wird je in Deutschland ansässiger Gesellschaft, nicht auf Gruppenebene.

Von der Ausstellungspflicht ausgenommen bleiben einige Fälle, etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto und Rechnungen an Privatpersonen. Bestimmte steuerfreie Leistungen zählen ebenfalls nicht dazu. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben von der Ausstellung dauerhaft befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Wer die Fristen und die passenden Formate früh sortiert, verschafft sich Spielraum für die Umstellung. Der umfassende Leitfaden zur E-Rechnungspflicht ordnet Stichtage, Formate und Modelle ein.

Welches Format 2027 zur E-Rechnung passt

Es gibt nicht das eine Format für die E-Rechnung. Mehrere Standards erfüllen die Anforderungen, solange sie zur Norm EN 16931 passen. Welcher sich anbietet, hängt vom Geschäftsmodell und vom Kreis der Handelspartner ab.

XRechnung, das reine XML-Format der deutschen Verwaltung, ist gegenüber öffentlichen Auftraggebern vorgeschrieben und um nationale Felder wie die Leitweg-ID ergänzt. ZUGFeRD kombiniert ab Version 2.0.1 eine lesbare PDF mit eingebetteten strukturierten Daten und passt damit gut in den Geschäftsverkehr, allerdings nur in einem EN-16931-konformen Profil. Die schlanken Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen den Anforderungen nicht. Weichen PDF und XML inhaltlich voneinander ab, ist der XML-Teil maßgeblich, weshalb beide Ebenen niemals auseinanderlaufen dürfen. Peppol ist in Deutschland nicht vorgeschrieben, gilt aber als empfohlener Übertragungskanal, im Inland ebenso wie grenzüberschreitend. Peppol BIS Billing 3.0 bildet dabei den europäischen Standard für Rechnungen im Peppol-Netzwerk; die Validierungen für XRechnung und Peppol BIS werden zusammengeführt. EDIFACT wiederum ist in Branchen mit hohem Belegvolumen seit Langem etabliert und bleibt zulässig, sofern es die geforderten Inhalte normgerecht überträgt.

Bestehende EDI-Anbindungen bleiben nutzbar

Vor allem Unternehmen mit einer eingespielten EDI-Landschaft stellen sich häufig eine naheliegende Frage: Müssen die bestehenden EDIFACT-Anbindungen zu Lieferanten und Kunden nun weichen? In den meisten Fällen lautet die Antwort nein. Im Rahmen der Übergangsregelung dürfen bis einschließlich 31.12.2027 auch EDIFACT-Nachrichten genutzt werden, die nicht EN-16931-konform sind, sofern der Empfänger zustimmt. Ab dem 1.1.2028 bleiben etablierte EDI-Verfahren zulässig, wenn die übermittelten Daten mit der europäischen Norm interoperabel sind, alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vollständig enthalten und die Nutzung des Verfahrens zwischen den Geschäftspartnern vereinbart ist.

Unternehmen können ihre gewachsenen Strukturen dadurch weiternutzen, ohne bisherige Investitionen aufzugeben. Dafür ist allerdings eine sorgfältige Prüfung erforderlich, denn ein strukturiertes Format erfüllt nicht automatisch die Vorgaben für E-Rechnungen ab 2027. Fehlen Pflichtfelder oder sind sie falsch zugeordnet, ist die Datei nicht konform.

Erschwerend kommt hinzu, dass Deutschland keine zentrale staatliche Plattform für den B2B-Rechnungsaustausch vorsieht. Geprüft wird nachträglich im Rahmen der Betriebsprüfung, und in der Praxis entscheidet das ERP-System des Empfängers, ob eine Rechnung durchläuft. Ablehnungen kommen also vom Kunden, nicht von einer Behörde. Eine Validierung vor dem Versand ist damit deutlich günstiger als jede Korrektur danach.
 

Diese Lücke schließen spezialisierte Dienstleister. Diese übernehmen Konvertierung zwischen den Formaten, prüfen Belege gegen EN 16931 sowie die jeweiligen nationalen Regeln und sorgen dafür, dass eingehende und ausgehende Dokumente dem geforderten Standard entsprechen. Über eine einzige Anbindung werden Geschäftspartner und staatliche Plattformen erreicht und der laufende Betrieb samt regulatorischer Aktualisierungen in erfahrenen Händen gehalten. Eine durchgängige E-Invoicing-Lösung nimmt der Finanzabteilung so die technische Komplexität ab.

Von der Behördenrechnung zum B2B-Verkehr

Viele Betriebe fakturieren seit Jahren elektronisch an den öffentlichen Sektor, weil das im Auftragswesen vorgeschrieben ist. Die E-Rechnung ab 2027 betrifft dagegen inländische B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Maßgeblich ist die Ansässigkeit, nicht allein die umsatzsteuerliche Registrierung. Grenzüberschreitende Umsätze folgen zunächst weiter den bestehenden Regeln. Eine bestehende Behördenanbindung ist damit ein guter Ausgangspunkt, ersetzt den Schritt in den geschäftlichen Rechnungsverkehr aber nicht.

Steht diese Zuordnung fest, verlagert sich die Aufmerksamkeit auf das Zusammenspiel der Systeme. Die Rechnungsdaten müssen fehlerfrei aus dem ERP-System übernommen werden und sämtliche umsatzsteuerlichen Pflichtangaben korrekt abbilden. Ebenso müssen die verwendeten Formate mit den technischen Anforderungen der Geschäftspartner kompatibel sein, was ein strukturiertes Onboarding voraussetzt.

Dazu kommt die revisionssichere Archivierung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. Sie beträgt seit dem 1.1.2025 acht Jahre, verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, und verlangt die Aufbewahrung im originalen elektronischen Format. Ein PDF-Abbild einer XML-Rechnung genügt dafür nicht. Je nach Reife der vorhandenen Prozesse reicht das Spektrum von wenigen Anpassungen bis zu einem größeren Integrationsprojekt. Unterstützung bieten spezialisierte Anbieter, die die technische Anbindung übernehmen, Belege vor dem Versand validieren und Fehler im laufenden Betrieb sichtbar machen.

Wer die Pflichten nicht erfüllt, riskiert nach § 379 AO ein Bußgeld von bis zu 5.000 EUR je Verstoß. Praktisch schwerer wiegen meist abgelehnte Rechnungen und verzögerte Zahlungseingänge.

Bereit für die E-Rechnung in Deutschland

Spätestens 2028 gehört die strukturierte Rechnungsstellung verbindlich zum Geschäftsalltag in Deutschland. Und die Entwicklung geht weiter: Ein nationales Meldesystem wird derzeit im Zuge der EU-Initiative ViDA diskutiert und wird auf denselben strukturierten Rechnungsdaten aufsetzen. Prozesse, die heute tragfähig gestaltet werden, lassen sich bei den nächsten Schritten erweitern und müssen nicht neu aufgebaut werden. Für die technische Umsetzung kann ein spezialisierter Partner die Finanzabteilung entlasten. Als zertifizierter Peppol Access Point mit langjähriger Erfahrung im nationalen und grenzüberschreitenden Belegaustausch begleiten spezialisierte Anbieter wie bspw. ecosio Unternehmen von der ersten Anbindung bis zum laufenden Betrieb – bei Bedarf über Deutschland hinaus im Rahmen einer durchgängigen globalen E-Invoicing-Compliance . Die E-Rechnung in Deutschland wird damit zum festen Bestandteil des Finanzalltags.