Der Aufbau der notwendigen Systeme und der laufende Betrieb der Compliance kann erhebliche Kosten verursachen. Wir geben einen Überblick über die verschiedenen Kostenarten und die Verbuchung in der Buchhaltung.
Compliance ist die Sicherstellung der Befolgung von internen und externen Vorgaben (z.B. Gesetze oder betriebswirtschaftliche Regeln). Der Aufbau der notwendigen Systeme ist nicht umsonst. Hier können erhebliche Kosten entstehen, abhängig vom Stand der Organisation zu Beginn der Arbeiten. Auch die regelmäßigen Prüfungen verursachen Kosten. Durch die Maßnahmen und Aktivitäten, die aufgrund der Erkenntnisse in den Systemen initiiert werden müssen, entstehen weitere Kosten.
Kostenarten beim Aufbau eines Compliance-Systems
Bei dem Aufbau eines Compliance-Systems, müssen Projektaufgaben wie Ist-Aufnahme, Abweichungsanalyse, Sollkonzept und Umsetzung erledigt werden. Dabei entstehen typische Kostenarten.
- Personalkosten: Das Projekt wird zumindest teilweise von eigenen Mitarbeitern durchgeführt, weitere Mitarbeiter müssen befragt werden und Informationen liefern. Dafür fallen Personalkosten an.
- Beratungskosten: Nur wenige kleine und mittlere Unternehmen haben eigenes Know-how für die Schaffung der Systeme. Zumindest beim Aufbau werden externe Dienstleister genutzt, wobei Rechts- und Beratungskosten entstehen.
- Ausbildungskosten: Um nicht vollständig von externer Hilfe abhängig zu sein, muss ein Mindestniveau an Wissen zu den Systemen aufgebaut werden. Dabei werden Kosten für Seminare und Fachliteratur anfallen.
- Sachkosten: In der Praxis sind die Sachkosten für solche Projekte sehr begrenzt. Nur wenn tatsächlich signifikante Größen zu erwarten sind, lohnt sich die eigene Erfassung. Das ist beispielsweise der Fall, wenn für das Projekt eigens eine besondere Software angeschafft wird.
Laufende Kosten der Compliance-Systeme
Der laufende Betrieb der Compliance-Systeme verursacht in kleinen und mittleren Unternehmen nur selten signifikante Kosten. Möglicherweise entstehen die folgenden Kosten:
- Personalkosten: Neue Aufgaben verbrauchen Zeit, zusätzliche Positionen müssen mit Mitarbeitern besetzt werden.
- Beratungskosten: Die Entscheidung, die angesprochenen Systeme mit externer Hilfe zu implementieren, verursacht Beratungskosten.
- Ausbildungskosten: Die Teilnahme an Fachseminaren und Kongressen zum Thema Governance ist in der Praxis üblich. Es entstehen Kosten.
- Sachkosten: Auch der Betrieb der Systeme verursacht nur in seltenen Fällen signifikante Sachkosten. Diese finden sich vor allem in der Nutzung spezieller IT-Anwendungen.
Regelmäßige Überprüfung der Systeme bringt weitere Kosten
In regelmäßigen Abständen, in der Regel jährlich, werden die Systeme auf ihre Funktionsfähigkeit geprüft. Dabei entstehen regelmäßig Kosten.
- Personalkosten: Wird das System von eigenen Mitarbeitern geprüft (internal Audit), dann entstehen die Personalkosten für die notwendige Zeit. Nicht zu vergessen: Die Mitarbeiter müssen befragt werden, es müssen Dokumente gesucht und vorlegt werden. Auch das kostet Zeit.
- Beratungskosten: Nicht nur wegen fehlendem eigenen Know-how werden Audits oft von externen Beratern durchgeführt. Es wird von neutraler Stelle die Funktionalität der Systeme bestätigt. Das rechtfertigt die Beratungskosten.
Kostenarten für erforderliche Maßnahmen
Das Ergebnis der Systeme ist eine ständige Kontrolle der internen oder externen Vorgaben. Dabei muss mit Maßnahmen auf erkannte Probleme reagiert werden. Das verursacht Kosten. Eine Kostenbetrachtung der Maßnahmen muss oft reichen, da monetäre Vorteile meist nicht entstehen. Typische Kostenarten sind die folgenden:
- Abschreibungen: Viele Maßnahmen zur Sicherung der Compliance umfassen auch Investitionen. Diese werden aktiviert und über die Abschreibungen zu Kosten. Ein betriebliches Beispiel dafür sind zusätzliche Abluftfilter, die aufgrund von Verschärfungen gesetzlicher Vorschriften eingebaut werden müssen.
- Personalkosten: Maßnahmen können auch neue, zusätzliche Aufgaben für Mitarbeiter mit sich bringen. Dann entstehen zusätzliche Personalkosten. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn aufgrund datenschutzrechtlicher Vorschriften ein Datenschutzbeauftragter ernannt werden muss.
- Materialkosten: Selbst auf die Herstellkosten können sich Compliance-Maßnahmen auswirken. Wird beispielsweise aufgrund von Marktanforderungen ein belasteter Rohstoff in einem Nahrungsmittel gegen einen unbelasteten ausgetauscht, entstehen durch höhere Einkaufspreise auch höhere Materialkosten.
Kosten in der Buchhaltung
Die Zuordnung der Kosten für das Risikomanagement, für Compliance- und Governance-Systeme verursachen selbst wieder Kosten in der Buchhaltung. Bei der Verbuchung ist eine Dimension mehr zu verarbeiten. Die Vorbereitung der Rechnungen ist aufwändiger, da Informationen beschafft werden müssen.
Der Aufwand ist gerechtfertigt, da nur so Sicherheit nachgewiesen werden kann.
Nachweis der Aktivitäten an die Wirtschaftsprüfer und spätestens im Schadensfall
Spätestens im Schadensfall muss die Unternehmensführung nachweisen, dass sie den Anforderungen der Compliance gerecht geworden ist. In der Regel verlangen Eigentümer und Fremdkapitalgeber diesen Nachweis regelmäßig. Wirtschaftsprüfer beurteilen diesen Aspekt auch in ihrem Bilanzkommentar.
Die laufenden Kosten müssen ständig beobachtet werden
Wie alle anderen Kosten auch, haben die Kosten für die besprochenen Compliance-Systeme die Tendenz, sich zu verselbständigen. Wenn sie nicht getrennt erfasst werden, gehen die Personalkosten, die Beratungs-, Ausbildungs- und Sachkosten in den jeweiligen großen Kostenblöcken unter.
Auch die Ergebnisse müssen detailliert überwacht werden
Die sich aus den Tätigkeiten der Compliance-Systeme ergebenden Maßnahmen müssen durchgeführt und überwacht werden. Dazu gehört auch die Feststellung, welche Kosten angefallen sind. Kosten sind ein Zeichen dafür, dass die Maßnahmen auch umgesetzt werden. Jede Maßnahme muss also in der Buchhaltung getrennt überwacht werden. Die entstehenden Kosten sind ihr zuzuordnen, ebenfalls die Erfolge.
Die richtige Vorgehensweise in der Buchhaltung
Eine effiziente Zuordnung der Kosten für Compliance -Systeme zu einer Auswertung ist komplexer als gemeinhin erwartet. Voraussetzung ist immer, dass die Rechnungen und Buchungsbelege von den verantwortlichen Mitarbeitern entsprechend markiert werden.
Wenn es eine Kostenrechnung gibt, bietet es sich an, die Kosten in Kostenstellen zu sammeln. Die Buchhaltung erfasst dann nur die Kostenstelleninformationen. Die Auswertung erfolgt in der Kostenrechnung. Ansonsten werden die Kosten der Compliance-Systeme auf eigenen Konten gebucht oder bei der Buchung mit Ordnungskriterien verknüpft, die ein Auswertung über Standardlisten erlauben.
Die der Compliance zuzuordnenden Personalkosten werden ermittelt, indem die betroffenen Mitarbeiter die für das System aufgewendeten Zeiten notieren. Diese werden mit den bekannten Vorgehensweisen bewertet und dem Compliance-Aufwand zugebucht. Die eigentlichen Personalkosten werden um diese Beträge entlastet.