19.01.2016 | Top-Thema Elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen: Aufbewahrung und Archivierung

Kapitel
Für elektronische Rechnungen gelten ebenfalls Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten.
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Elektronische Rechnungen unterliegen strengen Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten. Elektronische Rechnungen müssen auch zwingend elektronisch abgelegt werden. Dabei stellt der  Gesetzgeber gewisse Anforderungen an Datei-Format und Speichermedium.

eRechnungen: Aufbewahrungspflichten

Grundsätzlich gelten für elektronische Rechnungen dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Auch elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Ihre Belege sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren.

Bei der Aufbewahrung elektronischer Belege müssen folgende - bislang schon bekannte - Grundsätze beachtet werden:

  • Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
  • Datenzugriff
  • Prüfbarkeit digitaler Belege

Elektronische Rechnungen: Format und Lesbarkeit

Elektronische Rechnungen müssen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Die elektronischen Belege müssen während der Aufbewahrungsfrist zudem jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.

Werden elektronische Rechnungen in ein betriebsinternes Format umgewandelt, sind beide Dateien miteinander zu verknüpfen und aufzubewahren.

Elektronische Archivierung von elektronischen Rechnungen

Das Aufbewahrungsmedium kann für steuerlich aufzubewahrende Dokumente nicht frei gewählt werden. Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren!

Praxis-Tipp: Speichermedium darf nicht veränderbar sein

Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt. Gegenwärtig eignen sich hierfür beispielsweise die marktgängigen einmal beschreibbaren Speichermedien.

Wichtig: E-Mail muss nicht zwingend gespeichert werden

Wenn Rechnungen als Anhang zu einer Email gesendet werden (z. B. als PDF-Datei), muss nur die elektronische Rechnung archiviert werden. Die E-Mail dient hier als „Briefumschlag“ und kann gelöscht werden.

Hier finden Sie weitere Informationen zu dem Thema elektronische Rechnungen:

> Elektronische Rechnungen: So gelingt Ihnen die Einführung

> Elektronische Rechnungen: Was Sie beachten müssen

> Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Datenformat


Alle Informationen zum Thema "ZUGFeRD" finden Sie auf dieser Themenseite.

Schlagworte zum Thema:  Rechnung, Elektronische Rechnung, Aufbewahrung, ZUGFeRD, Aufbewahrungspflicht

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