Elektronische Rechnungen: Archivierung
Grundsätzlich gelten für elektronische Rechnungen dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Auch elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Ihre Belege sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren.
Bei der Aufbewahrung elektronischer Belege müssen folgende - bislang schon bekannte - Grundsätze beachtet werden:
- Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
- Datenzugriff
- Prüfbarkeit digitaler Belege
Format und Lesbarkeit einer Rechnung
Elektronische Rechnungen müssen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Die elektronischen Belege müssen während der Aufbewahrungsfrist zudem jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
Werden elektronische Rechnungen in ein betriebsinternes Format umgewandelt, sind beide Dateien miteinander zu verknüpfen und aufzubewahren.
Archivierung von elektronischen Rechnungen
Das Aufbewahrungsmedium kann für steuerlich aufzubewahrende Dokumente nicht frei gewählt werden. Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren.
Praxis-Tipp: Speichermedium darf nicht veränderbar sein Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt. Gegenwärtig eignen sich hierfür z. B. die marktgängigen einmal beschreibbaren Speichermedien. |
Wichtig: E-Mail muss nicht zwingend gespeichert werden
Wenn Rechnungen als Anhang zu einer E-Mail gesendet werden (z. B. als PDF-Datei), muss nur die elektronische Rechnung archiviert werden. Die E-Mail dient hier als "Briefumschlag" und kann gelöscht werden. Voraussetzung ist daher, dass es sich um eine E-Mail ohne Inhalt mit Substanz handelt.
Wed Jun 20 11:04:13 CEST 2018 Wed Jun 20 11:04:13 CEST 2018
Haufe Online Redaktion: Dieser Text wurde redaktionell gelöscht.
Tue Oct 10 12:22:07 CEST 2017 Tue Oct 10 12:22:07 CEST 2017
Haufe Online Redaktion: Dieser Text wurde redaktionell gelöscht.
Carla Reckmann
Fri Jan 15 16:59:06 CET 2016 Fri Jan 15 16:59:06 CET 2016
Herzlichen Dank für die Hinweise. Wir haben das Top-Thema entsprechend aktualisiert.
Online Redaktion Finance
sr
Thu May 07 09:52:33 CEST 2015 Thu May 07 09:52:33 CEST 2015
Ich bin auch der Meinung, dass die Archivierung der PDF-Datei ausreicht. Kennt jemand die Regelung aus der abgeleitet wird, dass die E-Mail mit archiviert werden muss?
Mario Espig
Tue Jan 20 10:01:56 CET 2015 Tue Jan 20 10:01:56 CET 2015
Aus welcher Regelung wird abgeleitet, dass die Email mit archiviert werden muss? M.E. reicht die PDF-Datei aus. Bei Postversand muss der Briefumschlag schließlich auch nicht mit archiviert werden.