19.01.2016 | Top-Thema Elektronische Rechnungen

Nachweispflichten bei elektronischen Rechnungen

Kapitel
Wenn Unversehrtheit und Echtheit der elektronischen Rechnung nachgewiesen werden kann, ist sie der Papierrechnung gleichgestellt.
Bild: Michael Bamberger

Für den Vorsteuerabzug muss der Unternehmer mittels eines Prüfpfads bzw. einer  innerbetrieblichen Kontrolle die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts nachprüfen können. Wie sieht so etwas aus?

eRechnung: Unversehrtheit Echtheit der Herkunft

Grundsätzlich gilt eine Rechnung als echt, wenn der Versender der Rechnung bei Ankunft der Rechnung immer noch derselbe ist.

Die Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass sich der Inhalt einer elektronischen Rechnung auf dem Übermittlungsweg nicht verändern darf.

Wenn der Unternehmern diese beiden Punkte nachweisen kann, ist die elektronische Rechnung einer Papierrechnung gleichgestellt. Das bedeutet u. a., dass der Unternehmer hieraus die Vorsteuer geltend machen darf.

Möglichkeit 1: Technische Verfahren als Nachweis

In § 14 Abs. 3 UStG werden die qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876) oder der elektronische Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98)  genannt.
Beide Verfahren sind aufwendig bzw. schwerfällig. Einfacher kann der Nachweis mit einem innerbetrieblichen Kontrollverfahren geführt werden.

Möglichkeit 2: Innerbetriebliche Kontrolle als Nachweis

Den Nachweis über die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts muss der Unternehmer mithilfe eines so genannten verlässlichen Prüfpfads führen. Ein verlässlicher Prüfpfad ist eine Art innerbetriebliche Kontrolle bzw. ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung sicherstellt. Im Klartext: Der Unternehmer kontrolliert vom Eingang der Leistung bis zur Bezahlung der Rechnung, ob die erhaltene Leistung mit der in der Rechnung fakturierten Leistung identisch ist.

Im Einzelnen bedeutet dies:

  • (Leistungs-)Eingangskontrolle
  • Vergleich von Lieferschein und erhaltener Rechnung
  • Prüfung der Kontenverbindung auf der Rechnung

Kaufmännisches Rechnungswesen oder manueller Abgleich

Eine innerbetriebliche Kontrolle bzw. ein innerbetriebliches Kontrollverfahren kann der Unternehmer mit einem kaufmännischen Rechnungswesen sicherstellen. Es genügt aber auch, wenn kleine Unternehmen ganz einfach einen manuellen Abgleich vornehmen. Es muss sich nicht um ein technisches oder EDV-gestütztes Verfahren handeln.

Innerbetriebliche Kontrolle im Eigeninteresse von jedem Unternehmer

Solche mehr oder weniger ausgeprägten Prüfungsstrukturen und -modalitäten sind in der Regel in jedem Unternehmen in irgendeiner Form anzutreffen und mussten im Übrigen auch schon vor der Gesetzeserleichterung für elektronische Rechnungen vorgenommen werden, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu dürfen. Außerdem: Eine solche innerbetriebliche Kontrolle liegt schon allein im Interesse des Unternehmers selbst, um sicherzustellen dass

  • die berechneten Leistungen korrekt in Qualität und Quantität ausgeführt worden sind.
  • der Rechnungsaussteller den abgerechneten Zahlungsanspruch zu Recht hat.
  • die vom Rechnungsaussteller genannte Kontenverbindung ebenfalls korrekt und zutreffend ist.

Somit erfüllt quasi jeder ordentliche Kaufmann bzw. Unternehmer per se die Nachweispflichten für die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und die Echtheit der Herkunft.

Keine Dokumentation für Prüfpfad oder innerbetriebliche Kontrolle

Eine zusätzliche Dokumentation hinsichtlich des innerbetrieblichen Prüfpfades ist nicht gefordert. Das Verfahren führt zu keinen neuen Aufzeichnungspflichten.

Hier finden Sie weitere Informationen zu dem Thema elektronische Rechnungen:

> Elektronische Rechnungen: So gelingt Ihnen die Einführung

> Elektronische Rechnungen: Was Sie beachten müssen

> Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Datenformat


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Schlagworte zum Thema:  Rechnung, Elektronische Rechnung, Nachweispflicht, ZUGFeRD, Aufbewahrungspflicht

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