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19.01.2016 | Top-Thema Elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen: Übermittlung und Aufbewahrung

Kapitel
Die elektronische Rechnung muss auch die Bedingungen einer ordentlichen Rechnung erfüllen.
Bild: Michael Bamberger

Die Übermittlung von elektronischen Rechnungen kann auf verschiedensten Wegen erfolgen. Allerdings ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Außerdem muss eine elektronische Rechnung - wie eine Papierrechnung - ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Die Übermittlung elektronischer Rechnungen kann auf verschiedensten Wegen erfolgen:

  • als E-Mail mit und ohne PDF- oder Textanhang
  • über Computer-Fax
  • über Fax-Server
  • per Web-Download
  • via De-Mail
  • via E-Post

Wichtig: Standardfax und Computerfax

Rechnungen von Standard- oder Computer-Fax an Standard-Faxgeräte gelten nicht als elektronische, sondern als Papierrechnungen. Dies ist für die Form der Aufbewahrung relevant.

Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich

Da auch der Empfänger elektronischer Rechnungen bezüglich des Vorsteuerabzugs die einschlägigen Voraussetzungen erfüllen muss, sollte er dem elektronischen Übermittlungsverfahren zustimmen. Ebenso sollte eine Übereinkunft darüber getroffen werden, ob ein Verschlüsselungsverfahren und gegebenenfalls welches zum Einsatz kommt. Dies hat praktische Erwägungen hinsichtlich der Lesbarkeit und der Archivierung der elektronischen Belege beim Rechnungsempfänger.

Praxis-Tipp: Zustimmung durch Bezahlung

Die Zustimmung kann auch durch eine so genannte „stillschweigende Willenserklärung“, also durch Bezahlung, erfolgen. Besser ist es aber, die Zustimmung vorab schriftlich einzuholen.

Elektronische Rechnungen: Zeit und Kosten sparen

Durch das Steuererleichterungsgesetz 2011 wurde der Umgang mit elektronischen Rechnungen wesentlich vereinfacht (EU-Rechnungsrichtlinie vom 13.7.2010 (2010/45/EU). Seitdem können sowohl kleine als auch große Unternehmer im Geschäftsleben viel Zeit und Geld sparen, da

  • der zeitaufwendige Weg der Papierdokumente über den Zustelldienst entfällt
  • das Kuvertieren und Frankieren von Papierrechnungen entfällt
  • die Ablage der Papierrechnung entfällt
  • die notwendigen Informationen zeitlich schneller übermittelt werden und somit wesentlich weniger Archivierungsfläche verbraucht wird
  • auf die elektronisch archivierten Rechnungen später schneller zugegriffen werden kann

Hinweis: Keine elektronische Signatur erforderlich

Vor dem 1.7.2011 musste die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. zusätzlich mit einer Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz nachgewiesen werden.

Seit 1.7.2011 ist für die Versendung elektronischer Rechnungen eine elektronische Signatur - gleich welcher Art auch immer - nicht mehr zwingend erforderlich. Solche aufwändigen Verfahren dürfen aber natürlich weiterhin verwendet werden.

eRechnung: Bedingungen für eine "ordentliche" Rechnung

Nach wie vor muss der Unternehmer im Besitz einer „ordentlichen“ Rechnung sein, um die Vorsteuer hieraus abziehen zu dürfen. Ein Vorsteuerabzug ist demnach nur möglich, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Echtheit der Herkunft
  • Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
  • Lesbarkeit der Rechnung
  • Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung in umsatzsteuerlichem Sinne

Hinweis

Der Gesetzgeber unterscheidet hierbei nicht zwischen Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen.

eRechnung: Keine Unterschiede bei der Buchung

Elektronische Rechnungen werden wie Papierrechnungen gebucht. Für sie gelten ebenfalls die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Praxis-Tipp: Trennung empfehlenswert

Aus praktischen Erwägungen heraus ist es jedoch empfehlenswert, elektronische Vorgänge von Papiervorgängen kontenmäßig zu trennen. Dadurch wird der Zugriff von den Aufzeichnungen zur Registratur erleichtert.

Hier finden Sie weitere Informationen zu dem Thema elektronische Rechnungen:

> Elektronische Rechnungen: So gelingt Ihnen die Einführung

> Elektronische Rechnungen: Was Sie beachten müssen

> Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Datenformat


Alle Informationen zum Thema "ZUGFeRD" finden Sie auf dieser Themenseite.

Wolfgang Macht, Hof

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Rechnung, Elektronische Rechnung, ZUGFeRD, Aufbewahrungspflicht

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