Elektronische Rechnungen: Elektronischer Rechnungsversand

Der elektronische Rechnungsversand von Rechnungen kann auf verschiedensten Wegen erfolgen. Allerdings ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. 

Elektronische Rechnungen können auf verschiedenste Weise elektronisch versendet werden

Elektronische Rechnungen können versendet werden 

  • als E-Mail mit und ohne PDF- oder Textanhang
  • über Computer-Fax
  • über Fax-Server
  • per Web-Download
  • via De-Mail
  • via E-Post

Rechnungen von Standard- oder Computer-Fax an Standard-Faxgeräte gelten nicht als elektronische, sondern als Papierrechnungen. Dies ist für die Form der Aufbewahrung relevant.

Elektronische Rechnungen: Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich

Da auch der Empfänger elektronischer Rechnungen bezüglich des Vorsteuerabzugs die einschlägigen Voraussetzungen erfüllen muss, sollte er dem elektronischen Übermittlungsverfahren zustimmen. Ebenso sollte eine Übereinkunft darüber getroffen werden, ob ein Verschlüsselungsverfahren (und ggf. welches) zum Einsatz kommt. Dies hat praktische Erwägungen hinsichtlich der Lesbarkeit und der Archivierung der elektronischen Belege beim Rechnungsempfänger.

Praxis-Tipp: Zustimmung durch Bezahlung

Die Zustimmung kann auch durch eine sogenannte „stillschweigende Willenserklärung“, also durch Bezahlung, erfolgen. Besser ist es aber, die Zustimmung vorab schriftlich einzuholen.

Elektronische Rechnungen: Zeit und Kosten sparen

Durch das Steuererleichterungsgesetz 2011 wurde der Umgang mit elektronischen Rechnungen wesentlich vereinfacht (EU-Rechnungsrichtlinie vom 13.7.2010, 2010/45/EU). Seitdem können sowohl kleine als auch große Unternehmer im Geschäftsleben viel Zeit und Geld sparen, da

  • der zeitaufwendige Weg der Papierdokumente über den Zustelldienst entfällt
  • das Kuvertieren und Frankieren von Papierrechnungen entfällt
  • die Ablage der Papierrechnung entfällt
  • die notwendigen Informationen zeitlich schneller übermittelt werden und somit wesentlich weniger Archivierungsfläche verbraucht wird
  • auf die elektronisch archivierten Rechnungen später schneller zugegriffen werden kann.

Hinweis: Keine elektronische Signatur erforderlich

Vor dem 1.7.2011 musste die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. zusätzlich mit einer Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz nachgewiesen werden.

Seit 1.7.2011 ist für die Versendung elektronischer Rechnungen eine elektronische Signatur - gleich welcher Art auch immer - nicht mehr zwingend erforderlich. Solche aufwendigen Verfahren dürfen aber natürlich weiterhin verwendet werden.

eRechnung: Bedingungen für eine "ordentliche" Rechnung

Nach wie vor muss der Unternehmer im Besitz einer „ordentlichen“ Rechnung sein, um die Vorsteuer hieraus abziehen zu dürfen. Ein Vorsteuerabzug ist demnach nur möglich, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Echtheit der Herkunft
  • Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
  • Lesbarkeit der Rechnung
  • Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung in umsatzsteuerlichem Sinne

Hinweis:

Der Gesetzgeber unterscheidet hierbei nicht zwischen Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen.

eRechnung: Keine Unterschiede bei der Buchung

Elektronische Rechnungen werden wie Papierrechnungen gebucht. Für sie gelten ebenfalls die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Die Europäische Union erklärte die Elektronische Rechnung (E-Rechnung, X-Rechnung) für die Abrechnung des öffentlichen Auftragswesens als verbindlich. In Deutschland ist folgender Fahrplan vorgesehen: Abrechnung von öffentlichen Aufträgen nur noch in elektronischer Form

  • bei den obersten Bundesbehörden ab 27.11.2018,
  • bei allen anderen Bundesbehörden ab 27.11.2019,
  • bei allen Behörden ab 27.11.2020.

Praxis-Tipp: Trennung empfehlenswert

Aus praktischen Erwägungen heraus ist es empfehlenswert, elektronische Vorgänge von Papiervorgängen kontenmäßig zu trennen. Dadurch wird der Zugriff von den Aufzeichnungen zur Registratur erleichtert.