So optimiert die Westfalen-Gruppe ihr Klimadatenmanagement

Die Westfalen-Gruppe ist in den Bereichen Technische Gase, Kälte und Wärme, Tankstellen und Mobilität sowie respiratorische Heimtherapie tätig. Das 1923 in Münster gegründete Familienunternehmen hat dort seinen Hauptsitz. Heute ist Westfalen mit zahlreichen Tochter- und Beteiligungsgesellschaften an über 20 Produktionsstandorten in Deutschland, den Niederlanden, Belgien, Frankreich, der Schweiz und Österreich vertreten. 2024 beschäftigte die Westfalen AG rund 2.300 Mitarbeitende und erzielte einen Umsatz von rund 2,1 Mrd. Euro.

Hintergrund: Energie- und Klimadatenmanagement

Energie- und Klimadatenmanagement bezeichnet die systematische Erfassung von Energieverbräuchen und der daraus abgeleiteten Treibhausgasemissionen. Grundlage der Bilanzierung ist meist das Greenhouse Gas Protocol: Scope 1 umfasst direkte Emissionen aus eigenen Quellen, Scope 2 indirekte Emissionen aus eingekaufter Energie wie Strom und Wärme, Scope 3 alle übrigen indirekten Emissionen entlang der Wertschöpfungskette. Für Scope 2 gibt es zwei Rechenmethoden: Die Location-based-Methode arbeitet mit dem durchschnittlichen Emissionsfaktor des Stromnetzes, die Market-based-Methode mit der vertraglich bezogenen Energie, etwa Ökostrom mit Herkunftsnachweisen.

Für Westfalen ist das Thema aus zwei Gründen wichtig. Erstens ist die Datenerhebung über zahlreiche Standorte, Gesellschaften und Energieträger hinweg komplex. Zweitens liegt die Gruppe über den Schwellenwerten der CSRD, die nach dem Omnibus-I-Paket für Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten und mehr als 450 Mio. Euro Umsatz gilt. Die berichteten Klimadaten werden extern geprüft und müssen deshalb nachvollziehbar sein.

Die Herausforderung

Die Westfalen-Gruppe stand vor der Aufgabe, ihre Energie- und Klimadaten so zu erfassen und auszuwerten, dass sie steigenden Anforderungen gerecht werden. Die Datensammlung war bisher geprägt von manuellen Aufwänden. Viele Schritte erfolgten mithilfe von vorhandenen Softwarelösungen wie zum Beispiel Excel, die nur begrenzt geeignet waren, um mehrere Standorte, Gesellschaften und Energieträger sinnvoll miteinander zu vergleichen. Das Unternehmen wollte jedoch mehr Transparenz erreichen, um Klimaziele besser zu steuern und Entscheidungen fundiert zu treffen.

Ebenfalls wichtig war auch die Ausrichtung auf die kommenden CSRD-Berichtspflichten. Dafür benötigte Westfalen ein System, das für alle zuständigen Mitarbeitenden verständlich ist und zugleich den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer standhält. Die Kombination aus wachsendem Datenvolumen, neuen gesetzlichen Vorgaben und dem Wunsch nach einer nachvollziehbaren Klimaberichterstattung führte zu dem Entschluss, externe Unterstützung hinzuzuziehen. Abat konnte eine Lösung bereitstellen, die diesen Anforderungen gerecht wird, dabei den Aufwand reduziert und die Qualität der Auswertungen verbessert.

Der neue Ansatz

Westfalen setzt heute eine Software ein, die Energie- und Klimadaten erfasst und auswertet. Die Lösung ermöglicht flexible Analysen nach Standort, Gesellschaft und Energieträger. Auch die im Rahmen von Emissionsbilanzierungen gängigen Unterteilungen in Scopes 1, 2 und 3 mit ihren Unterkategorien lassen sich auf unterschiedlichen Organisationsebenen darstellen. Die parallele Kalkulation und Betrachtung nach der Market-based- sowie Location-based-Methode ist ebenfalls durchführbar.

Der Einstieg erfolgte über gezielte Schulungen der Nutzerinnen und Nutzer im Unternehmen. Danach begann die Umsetzung der vermittelten Vorgehensweise, indem das Team erste eigene Datensätze eingab und auf dieser Datenbasis Analysen erstellte. Diese Rückmeldungen flossen direkt in die weitere Ausgestaltung der Datenerhebung ein. In einzelnen Fällen wurden interne Datenlieferanten bedarfsorientiert durch Schulung bei der Einführung der Software begleitet. Die Mehrzahl der Datenlieferanten stellte ohne weitere Betreuung auf die neue Dateneingabe um.

Parallel wurden die Wirtschaftsprüfer eingebunden. Sie erhielten Einblicke in die Struktur des Systems und konnten die Entstehungswege der Daten nachvollziehen. Das erleichterte die spätere Prüfung und sorgte für Sicherheit auf beiden Seiten.

Während des Projekts konnten erste Auswertungen erstellt und bilanziert werden. Das erhöhte die Motivation im Team, da die Ergebnisse unmittelbar sichtbar wurden. Diese Datenbasis konnte genutzt werden, um die Klimaziele des Unternehmens abzugleichen und die bereits erreichten Emissionsreduktionen zu verfolgen.
Eine weitere Aufwandsreduktion ist in den Folgejahren zu erwarten: Alle Inhalte und Prozesse, die während dieser erstmalig mit dem System durchgeführten Datenerhebung und -auswertung umgesetzt wurden, bilden die Basis für alle folgenden Durchläufe.

Die Resultate

Nach Abschluss des Projekts ist die Westfalen-Gruppe in der Lage, Energie- und Klimadaten schneller und transparenter auszuwerten. Analysen lassen sich flexibel anpassen, und die Darstellung der Klimabilanz nach den unterschiedlichen Scopes mit ihren Unterkategorien ist klar strukturiert. Für die Wirtschaftsprüfer sind die Datenwege nachvollziehbar, was den Prüfprozess erleichtert.

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