Angesichts aktueller Rechtsprechung sind insbesondere die nachfolgenden Themengebiete bei der Aufbewahrung von Arbeitnehmerdaten im Hinblick auf das Datenschutzrecht im Auge zu behalten:
4.1 Aufbewahrung von Daten in Papierform
Fraglich ist, ob die Vorgaben der DSGVO und des BDSG auch für noch traditionell in Papierform geführte Personalakten gilt. Die Rechtsprechung äußerte Zweifel.
"In Art. 2 Abs. 1 und Art. 4 Nr. 6 DSGVO wird der Begriff der Dateisysteme zugrunde gelegt. Unabhängig von der Frage, ob dieser Begriff zwischen automatisierten und nicht automatisierten Vorgängen unterscheidet (dazu etwa Gierschmann/Schlender Datenschutzgrundverordnung Kommentar 2018, Art. 4 Nr. 6 Rn. 8), ist in Erwägungsgrund 15 der Richtlinie ausdrücklich formuliert, dass Akten, die nicht nach bestimmten Kriterien geordnet sind, nicht in den Anwendungsbereich der Verordnung fallen sollen. Zutreffend weisen Gierschmann/Schlender aaO. Rn. 9 darauf hin, dass für Akten, – insbesondere Personalakten – rechtlich der Grundsatz der Vollständigkeit bestimmend ist und nicht der Grundsatz der Datensparsamkeit."[1]
Teilweise wurde die Anwendung der DSGVO und des BDSG auf Daten in Papierform bereits verneint.[2]
4.2 Löschung von Daten auf Social-Media-Plattformen
Rechtsstreitigkeiten entstehen häufig auch rund um die Frage der Löschung von Daten der Arbeitnehmer auf Social-Media-Plattformen.
Aus der Rechtsprechung geht dazu im Wesentlichen hervor, dass auf der Homepage veröffentlichte Daten des Arbeitnehmers (z. B. Name oder Fotos) umgehend zu löschen sind, wenn der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen ausscheidet. Die Pflicht zur Löschung der Daten besteht nicht nur für Mitarbeiterprofile, sondern auch für Mitteilungen auf der Homepage oder anderen Kanälen.[1] Dabei ist jedoch zu unterscheiden: Bloße Eintrittsmitteilungen, die neue Mitarbeiter lediglich mit Eintrittstag benennen, dürfen wohl bestehen bleiben und müssen nicht entfernt bzw. widerrufen werden. Mitteilungen mit weitergehenden, werbenden Inhalten, die z. B. bestimmte Kompetenzen anpreisen, sind jedoch zu löschen.[2]
Anspruch der Arbeitgeber
Im Umkehrschluss müssen auch Unternehmen – gestützt auf ihre geschützten Rechte aus Art. 12, 14 GG, §§ 823, 1004 BGB – einen Anspruch darauf haben, dass ausgeschiedene Mitarbeiter ihre Zugehörigkeit zum Unternehmen zeitlich zutreffend als beendet darstellen (z. B. auf XING oder der eigenen Homepage).[3]
4.3 Löschung von Abmahnungen aus der Personalakte
Für die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte gibt es keine gesetzliche Frist. Während des Bestehens des Arbeitsverhältnisses wird man bei leichten Pflichtverstößen eine Entfernungspflicht nach 3 Jahren annehmen können, wenn keine weiteren Verstöße hinzugekommen sind. Allerdings kann eine Abmahnung für eine spätere Interessenabwägung bei einer verhaltensbedingten Kündigung nach dem BAG auch dann noch Bedeutung haben, wenn sie ihre kündigungsrechtliche Warnfunktion verloren hat. Deshalb kann eine nicht unerhebliche Pflichtverletzung im Vertrauensbereich noch eine erhebliche Zeit, je nach den Umständen des Einzelfalls gegebenenfalls sogar für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses, von Bedeutung sein.[1]
Bezüglich der Löschung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht bislang keine höchstrichterliche Rechtsprechung. Soweit ersichtlich, ist bisher in der Instanz-Rechtsprechung lediglich vereinzelt ein datenschutzrechtlicher Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung nach Ende des Arbeitsverhältnisses angenommen worden.[2] Den meisten Urteilen ist zu entnehmen, dass ein Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses regelmäßig nicht besteht.[3] Dabei können die in der Rechtsprechung des BAG entwickelten Grundsätze zur Entfernung von Abmahnungen herangezogen werden: Danach besteht ein Anspruch auf Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung nur dann, wenn die Abmahnung ihre Warnfunktion verloren und der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse mehr an der Dokumentation der gerügten Pflichtverletzung hat.[4]
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