Viele Menschen klagen heute über "zu viel Arbeit" und "zu wenig Zeit". Am Ende des Tages steht oft die Erkenntnis, nur einen Bruchteil dessen geschafft zu haben, was man sich vorgenommen hatte. Mit einigen einfachen Maßnahmen gelingt es in vielen Fällen, die täglichen Aufgaben besser zu bewältigen. Denn insbesondere in der Steuerkanzlei gilt "Zeit ist Geld", sodass sich ein effektiveres Zeitmanagement direkt auf Ihr Honorar auswirkt.
Erhebliche Zusatzhonorare generieren
Wenn Sie bei "Zeitfressern" wie Social-Media-Aktivitäten, E-Mails, Telefonaten oder Besprechungen durch besseres Zeitmanagement im Durchschnitt täglich eine Stunde einsparen und in dieser Zeit abrechenbare Leistungen erbringen, können daraus erhebliche Zusatzhonorare entstehen.
Stetig wachsende Anforderungen im Berufsleben erfordern heute mehr denn je einen rationellen Umgang mit der verfügbaren Zeit. Die wichtigsten Zeitmanagementregeln zu beachten hilft, die vorhandene Zeit möglichst sinnvoll und stressfrei zu nutzen. Selbstverständlich ist die Anwendbarkeit der einzelnen Regeln immer von den individuellen beruflichen Verhältnissen abhängig. Wählen Sie daher aus den folgenden Vorschlägen diejenigen Maßnahmen aus, die zu Ihrer persönlichen Situation passen.
Starten Sie mit einer "Zeitinventur"
Analysieren Sie Ihren beruflichen Tagesablauf und suchen Sie nach den größten "Zeitfressern"und "Zeitreserven". Gibt es Tätigkeiten, die Sie reduzieren oder ganz weglassen können, ohne dass dies negative Konsequenzen hat? Gibt es Tätigkeiten, die sich rationeller und zeitsparender durchführen lassen? Viele Steuerberater stellen bei der Zeitinventur fest, dass die Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und Besprechungen einen erheblichen Zeitanteil ausmachen: 2 Stunden pro Tag summieren sich bei diesen Tätigkeiten bereits auf 14 Stunden pro Woche bzw. rd. 60 Stunden pro Monat!
Definieren Sie Ziele und Prioritäten
Bevor Sie beginnen, eine lange oder ungeordnete To-do-Liste abzuarbeiten, ist es sinnvoll, sich Klarheit über die wichtigsten beruflichen Ziele zu verschaffen und die verfügbare Zeit vorrangig zur Erreichung dieser Ziele zu verwenden. Überlegen Sie zu Beginn der Woche, welche Ihre wichtigsten Tagesaufgaben für die kommende Woche sind und erledigen Sie diese Aufgaben möglichst immer zuerst. Je länger der Tag fortschreitet, desto größer wird das Risiko, dass unerwartete Ereignisse eintreten und Ihre wichtigen Aufgaben dadurch nicht mehr erledigt werden. Wenn Sie die wichtigsten Aufgaben immer zuerst erledigen, entsteht daraus auch ein positives Gefühl und zusätzliche Motivation für den Rest des Tages.
Erstellen Sie Tagespläne
Ein Tagesplan hilft Ihnen, jeden Arbeitstag möglichst produktiv zu gestalten. Der Tagesplan beantwortet die Frage, in welcher Reihenfolge und mit welchen Prioritäten die beruflichen Aufgaben erledigt werden sollen. Gleichzeitig hilft der Tagesplan auch bei zahlreichen Aufgaben stets den Überblick zu behalten. Nehmen Sie sich daher täglich einige Minuten Zeit, um den kommenden Tag zu planen.So haben Sie immer das Gefühl, selbstbestimmt statt fremdbestimmt zu arbeiten.
Ein realistischer Plan sollte nur die Aufgaben enthalten, die Sie an diesem Tag auch wirklich erledigen können. Verplanen Sie daher nur etwa 50 - 60 % Ihrer Arbeitszeit und reservieren Sie etwa 40 – 50 % als Zeitpuffer für unerwartete Aufgaben und Ereignisse. Die Höhe Ihres individuellen Zeitpuffers hängt immer von den Verhältnissen an Ihrem persönlichen Arbeitsplatz ab.
Nehmen Sie sich abends ein paar Minuten Zeit und reflektieren Sie den Tag. Machen Sie sich zunächst alle erledigten Aufgaben bewusst, indem Sie diese Aufgaben im Tagesplan abhaken oder durchstreichen. So lenken Sie Ihre Aufmerksamkeit bewusst auf Ihre Erfolge. Diesen psychologisch wichtigen Teil der Tagesplanung vergessen viele Menschen, indem Sie abends nicht über die vielen erledigten Aufgaben, sondern nur über die wenigen unerledigten Aufgaben nachdenken.
Übertragen Sie dann alle unerledigten Aufgaben in den Plan für den nächsten Tag.
Was habe ich heute gut gemacht, was kann ich besser machen?
Einen zusätzlichen Lerneffekt können Sie sich verschaffen, wenn Sie sich fragen: Was habe ich heute gut gemacht? Was hätte ich heute anders machen sollen? Warum habe ich nicht alle geplanten Aufgaben erledigen können?
Die Erkenntnisse aus diesen Fragen können Sie dann bei der Planung des nächsten Tages berücksichtigen.
Beachten Sie Ihre Tages-Leistungskurve
Die meisten Menschen sind am Vormittag am leistungsfähigsten. Diese Zeit sollten Sie daher bevorzugt für schwierige Aufgaben nutzen. Routinearbeiten erledigen Sie dagegen in der leistungsschwächeren Tageszeit (z. B. nach dem Mittagessen oder kurz vor Feierabend).
Reservieren Sie "stille Stunden"
Für wichtige Aufgaben und für Tätigkeiten, die Ihre volle Konzentration erfordern, sollten Sie mit Ihrem Team störungsfreie Zeiten vereinbaren, in denen Sie diese Aufgaben ohne Unterbrechung erledigen können. Wenn Sie dafür täglich die gleiche Uhrzeit nutzen, g...
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