In einem zunehmend schnelllebigen Arbeitsumfeld werden Produktivität und optimierte Prozesse immer wichtiger. Doch selbst erfolgreiche CEOs stoßen beim Zeitmanagement oft an ihre Grenzen. Mit diesen acht Tipps steigern Sie Ihre Produktivität und machen das Beste aus Ihrer Arbeitszeit.
Kaum zu glauben: Eine Studie in Großbritannien hat ergeben, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Durchschnitt weniger als drei Stunden am Tag produktiv sind. Das entspricht bei einer 40-Stunden-Woche einer effizienten Arbeitszeit von lediglich 15 Stunden.
Produktivität hängt davon ab, was und wie viel wir in einer bestimmten Zeit erledigen. Was wir an einem Tag schaffen können, bestimmt, wie schnell unsere Projekte vorankommen. Je mehr Ablenkungen und zeitraubende Aufgaben wir erledigen, desto weniger Fortschritte machen wir tatsächlich. Um unseren Alltag produktiver zu gestalten, müssen wir also lernen, unsere Zeit besser zu nutzen. Mit diesen acht einfachen Tipps lässt sich das Zeitmanagement schnell verbessern.
Acht Zeitmanagement-Tipps für mehr Produktivität im Job
Tipp 1: Das Arbeiten am eigenen Biorhythmus ausrichten
Legen Sie wichtige oder schwierige Aufgaben auf Ihre produktivsten Tageszeiten. Fragen Sie sich selbst: Wann sind Ihre Kreativität und Ihr Energielevel am höchsten Punkt? Wann brauchen Sie eine Pause? Nehmen Sie sich zu Beginn eines jeden Tages ein paar Minuten Zeit, um zu planen, welche Aufgaben Sie heute erledigen müssen. Legen Sie bestimmte Zeitblöcke fest, um sich in ein Projekt zu vertiefen. Wenn Sie einen festen Zeitplan haben, der sich an Ihrem Biorhythmus orientiert, fällt es Ihnen leichter, Ablenkungen zu ignorieren und bei der Sache zu bleiben.
Tipp 2: Den Arbeitstag nach- und vorbereiten
Nehmen Sie sich am Ende des Tages ein paar Minuten Zeit, um zu beurteilen, wie der Tag gelaufen ist. Haben Sie alles auf Ihrer Liste erledigt? Sind Sie während der Arbeit hungrig oder müde geworden? Haben Sie sich die passende Zeit für Ihre jeweiligen Aufgaben genommen? Wenn Sie Ihre Arbeitsweise neu bewerten, können Sie den nächsten Tag besser planen. Vielleicht müssen Sie mehr Zeit für gewisse Aufgaben einplanen oder einen kurzen Nachmittagsspaziergang einlegen, um den Kopf frei zu bekommen. Machen Sie sich Notizen, damit Sie eventuelle Muster erkennen und anpassen können.
Tipp 3: Schwierige und lästige Aufgaben priorisieren
Wenn wir unsere To-Do-Listen schreiben, haben wir meist konkrete Vorstellungen, wie der Tag ablaufen soll. Dann taucht die unvermeidliche "dringende" Aufgabe auf und macht alle Pläne zunichte. Erledigen Sie daher die schwierigsten oder lästigsten Aufgaben zuerst, damit Sie diese nicht den ganzen Tag vor sich herschieben.
Tipp 4: Das Beste aus den eigenen Talenten herausholen
Übernehmen Sie nur zusätzliche Projekte oder Tätigkeiten, wenn diese zu Ihren Talenten passen und Sie motivieren. Die meisten fleißigen Arbeitnehmer:innen wollen Engagement und Teamgeist zeigen. Aber das ist nicht immer die beste Verwendung ihrer Zeit oder der des Unternehmens. Wenn eine Aufgabe eine Ablenkung ist oder Ihren Fähigkeiten nicht entspricht, schlagen Sie jemanden vor, der besser dafür geeignet ist.
Tipp 5: Mehr Detail in To-Do-Listen bringen
Richten Sie Ihre To-Do-Listen auf Ergebnisse statt auf Aufgaben aus. Ein "Projekt abschließen" ist wahrscheinlich nicht an einem Tag machbar. Setzen Sie diese Aufgaben auf Ihre wöchentliche oder monatliche To-Do-Liste. Was ist die wichtigste Aufgabe für heute? Wählen Sie ein Element aus diesem großen Projekt aus, damit Sie wirklich vorankommen.
Tipp 6: Smarter Arbeiten mit Automatisierungen
Automatisierungen, Workflows und Integrationen sind echte Zeitsparer, insbesondere wenn sie von Ihnen selbst umgesetzt werden können. Arbeiten Sie mit Apps, die Ihnen bei der Erstellung von Besprechungsnotizen, der Verwaltung von Passwörtern, Autokorrektur-Tools und Tastaturkürzeln helfen. Der Workflow Builder von Slack lässt sich in viele verschiedene Apps integrieren, um Ihnen mühsame Aufgaben abzunehmen.
Tipp 7: Zeitfressende Meetings vermeiden
Klar, nicht alle Meetings lassen sich abschaffen. Aber sie müssen sinnvoll sein. Legen Sie ein Zeitlimit für Smalltalk fest und gehen Sie dann zum eigentlichen Thema über. Erstellen Sie vorab eine Tagesordnung mit Zeitvorgaben für die einzelnen Themen. Wenn Sie keine Tagesordnung oder kein klares Ergebnis im Sinn haben, ist ein Meeting vielleicht gar nicht nötig. Für Status-Updates und das Teilen von Informationen ist eine einfache Nachricht an die richtigen Personen oft die bessere Wahl.
Tipp 8: Effizienter zusammenarbeiten mit den richtigen Tools
Laut einer McKinsey Studie können Kollaborationsplattformen die Produktivität um bis zu 30 Prozent steigern. Nutzen Sie die vielen Möglichkeiten der Produktivitäts- und Kollaborationsanwendungen, um die Zusammenarbeit mit Ihrem Team zu verbessern. Sie können Miro zum Brainstorming oder als visuelle Projektzentrale verwenden. Mit der Workast-App können Sie ganz einfach Aufgaben erstellen, verteilen und täglich den Projektfortschritt Ihres Teams verfolgen. Und mit Slack lassen sich Abstimmungsprozesse auf kurzem Wege über die Audiofunktion Huddles erledigen. Spezifische Hindernisse und Zeitfresser sind oftmals sehr individuell, weshalb es kein Patentrezept für Zeitmanagement gibt. Deshalb ist es wichtig, dass Sie verschiedene Strategien ausprobieren und herausfinden, welche Lösungen Ihre eigene Produktivität am meisten steigern. Schließlich ist Zeitmanagement eine ausbaubare Fähigkeit, die uns langfristig ermöglicht, schneller, besser und smarter zu arbeiten.
Produktivität an einem zentralen Ort bündeln
Unternehmen, die die Produktivität ihrer Mitarbeitenden stärken wollen, sollten das richtige Fundament schaffen und alle internen und externen Prozesse an einem zentralen Ort bündeln. Ein Arbeitsumfeld, in dem Abläufe kontinuierlich verbessert und das Zeitmanagement optimiert werden kann, fördert die Produktivität von Mitarbeitenden dauerhaft. So können wir es schaffen, auch in einem schnelllebigen und digitalen Arbeitsumfeld täglich unser Bestes zu geben, ohne uns von den Ablenkungen des Alltags zu sehr beeinflussen zu lassen.
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