Die Aufwendungen i. S. d. § 4 Abs. 5 Nr. 1–4, 6b und 7 EStG (Anhang 10), wie für Geschenke, Bewirtungskosten etc., sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.
Fehlt es an dieser gesonderten Aufzeichnung, können die entsprechenden Aufwendungen bereits aus formalen Gründen nicht als Betriebsausgabe berücksichtigt werden.
Das Erfordernis der besonderen Aufzeichnung ist erfüllt, wenn für jeder der in § 4 Abs. 7 EStG (Anhang 10) genannten Gruppen von Aufwendungen ein besonderes Konto geführt wird. Wenn diese Aufwendungen zusammen auf ein Konto gebucht werden, muss sich aus jeder Buchung oder Aufzeichnung die Art der Aufwendung ergeben.
Eine Aufzeichnung auf besondere Konten liegt nicht vor, wenn die bezeichneten Aufwendungen auf Konten gebucht werden, auf denen auch andere, nicht aufzeichnungspflichtige, Aufwendungen gebucht sind (BFH vom 19.08.1980, VIII R 208/78, BStBl II 1980, 745).
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