Organisationsverschulden schließt Wiedereinsetzung aus

Hintergrund

Zu entscheiden war, ob eine Steuerberatungsgesellschaft wegen verspäteter Einspruchseinlegung ein Schuldvorwurf trifft.

Die Z-Steuerberatungsgesellschaft legte als Bevollmächtigte der Eheleute X gegen einen ESt-Schätzungsbescheid vom 22.2.2011 Einspruch ein, der erst am 28.3. zusammen mit der ESt-Erklärung beim FA einging. Nach Hinweis des FA auf den Ablauf der Einspruchsfrist bereits am 25.3. beantragte Z Wiedereinsetzung in den vorigen Stand. Die Steuererklärung sei am 11.3. fertig gestellt worden. Da eine Vollziehungsaussetzung bei Schätzungsbescheiden nur bei Abgabe der Steuererklärung erfolge, sei das gleichzeitig erstellte Einspruchsschreiben v. 11.3. auf die Steuererklärung geheftet worden. Die ansonsten zuverlässige Angestellte habe den Einspruch an das FA faxen sollen. Dies sei jedoch unterblieben, da sie offenbar die Faxnummer nicht sofort zur Hand gehabt habe.

Das FA lehnte die Wiedereinsetzung wegen schuldhafter Fristversäumnis ab und verwarf den Einspruch als unzulässig. Das FG wies die dagegen gerichtete Klage ab.

Mit der Revision wurde vorgetragen, die Mitarbeiterin sei durch eine konkrete Einzelanweisung beauftragt worden, den Einspruch sofort an das FA zu faxen und die Frist im Postausgangsbuch erst nach Kontrolle der vollständigen Übermittlung anhand des Sendeprotokolls zu streichen. Warum die sonst zuverlässige Mitarbeiterin dem nicht nachgekommen sei, könne nicht nachvollzogen werden.

Entscheidung

Auch der BFH verneint die Voraussetzungen für die Wiedereinsetzung.

Zu unterscheiden ist einerseits zwischen Organisationsmängeln, die einem Rechtsanwalt oder Steuerberater und dem von ihnen Vertretenen als Verschulden zuzurechnen sind, und nicht zurechenbaren Büroversehen andererseits. Wird - wie hier - ein nicht zurechenbares Büroversehen geltend gemacht, gehört zum schlüssigen Vortrag der Wiedereinsetzungsgründe auch die Darlegung, warum ein Organisationsverschulden auszuschließen ist. Es müssen also Organisationsmaßnahmen vorgetragen werden, die den konkreten Fehler als Büroversehen erkennen lassen.

Ein solcher Vortrag liegt im Streitfall nicht vor. Es fehlt an Ausführungen dazu, auf welche Weise die Fristen im Büro der Z überwacht wurden, insbesondere an einer Darlegung, wann, wie und von wem nach der Büroorganisation bei einem Telefax die Absendung dokumentiert wurde und welche Vorgaben und Belehrungen die Berufsträger innerhalb der Z insoweit erteilt hatten. Der Wiedereinsetzungsantrag erklärt nicht, aus welchem Grund das Postausgangsbuch das Einspruchsschreiben ausweist, obwohl es aus Versehen nicht gesendet worden sein soll. Die Dokumentation des nicht erfolgten Postausgangs weist auf einen Organisationsmangel hin. Denn bei Übermittlung eines Schriftstücks per Telefax darf die First erst gelöscht werden, wenn der Sendebericht vorliegt, der die Übermittlung belegt. Die Gründe, warum im Streitfall anders verfahren wurde, sind nicht erkennbar.          

Hinweis

Die Büroabläufe müssen so organisiert sein, dass Fristversäumnisse ausgeschlossen sind. Der Ausgang eines Schriftsatzes darf daher nicht dokumentiert werden, solange die zur Absendung erforderlichen Arbeitsschritte nicht vollständig ausgeführt sind und die Frist nicht vorher gelöscht wird. Wiedereinsetzung kann daher nur gewährt werden, wenn nachgewiesen wird, dass entsprechende Organisationsmaßnahmen getroffen und überwacht wurden. Das muss schlüssig und substantiiert innerhalb der einmonatigen Wiedereinsetzungsfrist vorgetragen werden. Nach Fristablauf sind lediglich Erläuterungen und Ergänzungen des im Kern schlüssigen Tatsachenvortrags zulässig.

Der BFH ergänzt noch, dass die Rechtsbehelfsbelehrung im ESt-Bescheid nicht deshalb unvollständig war, weil sie nicht auf die Möglichkeit der Einspruchseinlegung per E-Mail hinwies. Es liegt kein Fall einer unterbliebenen oder unrichtig erteilten Rechtsbehelfsbelehrung vor, die die Verlängerung der Einspruchsfrist auf ein Jahr zur Folge hätte.       

BFH, Urteil v. 18.3.2014, veröffentlicht am 24.9.2014

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