Kühn/von Wedelstädt, Abgabenordnung und Finanzgerichtsor ... / 3. Vorlage und Erläuterung von Unterlagen (§ 200 Abs. 1 Satz 2 AO)

Tz. 7

Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018

Als Unterlagen nennt die Vorschrift Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden. Die Aufzählung ist nur beispielhaft. Vorgelegt werden müssen alle prüfungs-, steuer- und beweiserheblichen, tatsächlich vorhandenen und aufbewahrungspflichtigen Urkunden, soweit sie sich in der Verfügungsmacht des Stpfl. befinden; eine Urkundenbeschaffungspflicht besteht nicht (Seer in Tipke/Kruse, § 200 AO Rz. 8 f.; Finger, StBp 2000, 33, 35). Vorlage bedeutet, dass der Stpfl. die Urkunde heraussucht und dem Prüfer zur Einsicht zur Verfügung stellt. Ohne Zustimmung des Stpfl. darf der Prüfer Urkunden nicht selbst heraussuchen (Seer in Tipke/Kruse, § 200 AO Rz. 14 m. w. N.). Der Prüfer kann auch die Vorlage von Büchern, Aufzeichnungen, Geschäftspapieren und anderen Unterlagen ohne Erweiterung der Prüfungsanordnung verlangen, die nicht unmittelbar den Prüfungszeitraum betreffen, wenn dies für die Überprüfung von Sachverhalten im Prüfungszeitraum für erforderlich gehalten wird (§ 8 Abs. 3 BpO). Die Vorlage kann nicht mit dem Hinweis eines Geheimhaltungsinteresses verweigert werden, weil der Stpfl. insoweit durch das Steuergeheimnis geschützt ist. Zum Verständnis der Unterlagen hat er dem Prüfer Erläuterungen zu geben.

Tz. 7a

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Zu den vorlagepflichtigen Urkunden gehören Bücher, Aufzeichnungen, Konten, Kontounterlagen, Verträge, Geschäftspapiere, ferner elektronische Daten und EDV-Aufbereitungen, interne Rechenwerke (s. dazu Sauer in Gosch, § 200 AO Rz. 21.1). Die Vorlage von Unterlagen von Privatkonten kann der Prüfer verlangen, wenn hinreichende Anhaltspunkte bestehen, dass dadurch steuerlich erhebliche Erkenntnisse erlangt werden können; dasselbe gilt für Unterlagen, die der Stpfl. für steuerlich unerheblich hält. Bei Unterlagen mit Angaben, die dem Auskunftsverweigerungsrecht nach § 102 AO unterfallen wie z. B. Ausgangsrechnungen, kann das FA grundsätzlich die Vorlage der zur Prüfung erforderlich erscheinenden Unterlagen in neutralisierter Form verlangen (BFH v. 28.10.2009, VIII R 78/05, BStBl II 2010, 455 m. w. N.). Die Vorlage von Aufsichtsrats- und Vorstandsprotokollen kann der Prüfer verlangen, jedoch nicht en bloc und nicht solche, von denen die gesetzlichen Vertreter der AG glaubhaft versichern, dass sie keine Beziehung zu steuerrechtlich bedeutsamen Tatbeständen haben; nur bei Zweifeln an der Richtigkeit der Versicherung kann sich der Prüfer von dem Inhalt des Protokolls anhand der Tagesordnung und ggf. durch Einsichtnahme überzeugen (BFH v. 13.02.1968, GrS 5/67, BStBl II 1968, 365; Frotscher in Schwarz/Pahlke, § 200 AO Rz. 3). Gegen diese Einschränkung wird zu Recht eingewendet, dass es nicht im Belieben des Stpfl. liegen darf, welche Unterlagen er vorlegt (Intemann in Koenig, § 200 AO Rz. 19) und sie darüber hinaus unpraktikabel und ineffektiv ist. Ist die Geheimhaltung gesichert, sind diese Protokolle zur Prüfung vorzulegen, wenn sie aus Sicht des Prüfers steuerlich erheblich sein können (Schallmoser in HHSp, § 200 AO Rz. 51; Seer in Tipke/Kruse, § 200 AO Rz. 10). Zur Vorlagepflicht von Konzernunternehmen s. AEAO zu § 200, Nr. 1. Besondere Vorlagepflichten bestehen nach § 90 Abs. 3 AO für Vorgänge mit Auslandsbezug (s. § 90 AO Rz. 6). Aufzeichnungen für verdeckte Gewinnausschüttungen müssen nicht vorlegt werden, weil nach deutschem Steuerrecht für vGA keine speziellen Aufzeichnungs- oder Dokumentationspflichten bestehen (BFH v. 10.05.2001, I S 3/01, BFH/NV 2001, 957). Das Vorlageverlangen kann sich auch auf Unterlagen beziehen, für die keine Aufbewahrungspflichten bestanden, die also freiwillig aufbewahrt wurden (BFH v. 28.10.2009, VIII R 78/05, BStBl II 2010, 455 m. w. N.).

Tz. 7b

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Der Prüfer kann nicht verlangen, dass ihm vom Stpfl. Kopien von Urkunden gefertigt werden; der Stpfl. muss ihm aber Gelegenheit geben, die Urkunden im FA zu kopieren.

Tz. 8

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vorläufig frei