Nach einem Urteil des FG Hamburg besteht kein Anspruch der Finanzverwaltung auf Vorlage eines elektronischen Gesamtjournals, welches nach den Vorgaben der Finanzverwaltung Informationen zu jeder einzelnen empfangenen bzw. versandten E-Mail des Steuerpflichtigen enthalten soll.
Im entschiedenen Fall forderte das Finanzamt von der Klägerin im Rahmen einer Außenprüfung die Vorlage von empfangenen und Wiedergaben von versandten Handelsbriefen nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO sowie sonstiger Unterlagen mit Bedeutung für die Besteuerung nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO und für den Fall, dass die angeforderten Unterlagen in elektronischer Form vorlägen, ein Gesamtjournal, in dem alle E-Mails erfasst sein sollten.
Gesamtjournal unterliegt nicht der Aufzeichnungs- bzw. Aufbewahrungspflicht
Das Vorlageverlangen bezüglich eines Gesamtjournals in dem begehrten Umfang sah das Gericht als rechtswidrig an, da ein solches Gesamtjournal nicht der Aufzeichnungs- bzw. Aufbewahrungspflicht unterliege.
Das Verlangen der Finanzbehörde sei dahin zu verstehen, dass der Zugriff auf eine - ggf. noch zu erstellende - Datenbank gewünscht werde, die die seitens des Beklagten aufgeführten Informationen für jede einzelne E-Mail der gesamten E-Mail-Korrespondenz der Klägerin und ihrer Mitarbeitenden enthalte, unabhängig davon, ob für einzelne E-Mails eine Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 AO bestehe.
Insbesondere solle das Gesamtjournal ein Zusatzfeld enthalten, in dem ein Vermerk darüber erfolge, ob die Klägerin bezüglich dieser E-Mail bereits das ihr zukommende Erstqualifizierungsrecht ausgeübt habe, sodass letztlich alle E-Mails der Klägerin aufgelistet würden, ohne Rücksicht darauf, ob das Recht auf Erstqualifizierungsrecht ausgeübt worden sei oder ob diese E-Mails überhaupt von steuerlicher Relevanz seien.
Eine Verpflichtung zum Führen bzw. zur Aufbewahrung eines solchen Gesamtjournals könne nach Ansicht des Gerichts aber weder § 200 AO noch den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung im Sinne der §§ 238 ff. HGB oder den §§ 140 ff. AO entnommen werden.
FG Hamburg, Urteil v. 23.3.2023, 2 K 172/19 (Rev. eingelegt, Az. beim BFH XI R 15/23), veröffentlicht mit Newsletter v. 4.10.2023