Steuerliche Behandlung von Reisekostenvergütungen und Trennungsgeldern sowie Auslagenersatz nach Art. 12 Bayerisches Umzugskostengesetz aus öffentlichen Kassen (Abrechnungsbekanntmachung – AbBek)

FinMin Bayern, 26.6.2020, 24/34 - P 1700 - 1/64

1. Allgemeines

¹Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20. Februar 2013 (BGBl. I S. 285) wurden die Bestimmungen zum steuerlichen Reisekostenrecht geändert. ²Ein wesentlicher Punkt der ab 1. Januar 2014 in Kraft getretenen Neuregelungen war die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte in § 9 Abs. 4 EStG. ³Erste Tätigkeitsstätte ist demnach die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmers (§ 15 des Aktiengesetzes) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. ⁴Die Zuordnung wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen bestimmt. ⁵Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des – befristeten oder unbefristeten – Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll (Prognoseentscheidung). ⁶Auch im Steuerrecht hat ein Arbeitnehmer je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte.

⁷Die dienst- oder arbeitsrechtliche Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte im Sinne des § 9 Abs. 4 EStG erfolgt im Geltungsbereich des Bayerischen Reisekostengesetzes in Anlehnung an die Regelungen zum reisekostenrechtlichen Dienstort, für dessen Bestimmung die Dienststelle im Sinne des Art. 2 Abs. 2 BayRKG maßgeblich ist. ⁸Dies gilt für alle Beschäftigten, unabhängig vom tatsächlichen Umfang der Dienstleistung an der Dienststelle, so dass es auf die zeitlichen Kriterien des § 9 Abs. 4 Satz 4 EStG nicht mehr ankommt. ⁹Abweichungen hiervon ergeben sich lediglich bei befristeten dienstrechtlichen Maßnahmen (zum Beispiel Abordnung, Zuweisung, Zuteilung) bis zu einer Dauer von 48 Monaten, da in diesen Fällen die steuerrechtliche Regelung einen Verbleib der ersten Tätigkeitsstätte am bisherigen Dienstort vorsieht.

2. Reisekostenvergütungen nach dem Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG)

2.1 ¹Nach § 3 Nr. 13 EStG sind Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen für Dienstreisen und Dienstgänge im Sinne des Art. 2 BayRKG nur insoweit steuerfrei, als sie die steuerlichen Verpflegungspauschalen des § 9 Abs. 4a EStG nicht übersteigen.

²Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich von Dienstreisen und Dienstgängen dürfen je Kalendertag nur in Höhe der Beträge nach § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG steuerfrei gezahlt werden:

³Ist der Dienstreisende an einem Kalendertag mehrfach auswärts tätig, sind für die Beurteilung der anzusetzenden Verpflegungspauschalen die Abwesenheitszeiten zusammenzurechnen. ⁴Für einen Kalendertag, der sowohl eine eintägige Dienstreise als auch den An- oder Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise umfasst, ist die die Verpflegungspauschale nur einmal anzusetzen.

⁵Dies führt dazu, dass die nach dem Bayerischen Reisekostengesetz zustehenden Tagegelder gegebenenfalls ganz oder teilweise als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen sind. ⁶Bei Gewährung einer Mahlzeit/eines Frühstücks sind die steuerlichen Verpflegungspauschalen nach § 9 Abs. 4a Satz 8 ff. EStG zu kürzen. ⁷Im Einzelnen vergleiche hierzu Nr. 2.3.

⁸Die Berücksichtigung der Verpflegungspauschalen ist nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. ⁹Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. ¹⁰Eine berufliche Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte liegt nur dann vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig wird.

2.2 ¹Bei eintägigen Dienstreisen bis zu 6 Stunden Dauer und bei Dienstgängen von nicht mehr als 8 Stunden Dauer sind die nach Art. 13 Satz 2 BayRKG erstatteten Verpflegungsmehraufwendungen voll steuerpflichtig. ²Wird dem Dienstreisenden von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, ist auch diese mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen. ³Bei mehr als 8 Stunden dauernden Dienstgängen sind die steuerfreien Beträge zu beachten.

2.3 ¹Werden Mahlzeiten vom Dienstherrn oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten überlassen, so ist die Erfassung einer üblichen Mahlzeit gemäß § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG als Arbeitslohn nach § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG ausgeschlossen, wenn der Dienstreisende für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale im Sinne des § 9 Abs. 4a EStG als Werbungskosten geltend machen könnte. ²Im Ergebnis unterbleibt daher die Erfassung der mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeit immer dann, wenn der Dienstreisende anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale beanspruchen kann, weil er innerhalb der Dreimonatsfrist nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG nachweislich mehr al...