2.1 Vollständige Buchung
Rz. 4
Nach § 146 Abs. 1 S. 1 AO sind Buchungen und Aufzeichnungen vollständig vorzunehmen.[1] Die Vorschrift kodifiziert damit einen wesentlichen Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung.[2] Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen aus dem Buchführungswerk lückenlos[3] ersichtlich und verfolgbar sein. Es dürfen keine Geschäftsvorfälle fehlen, auch nicht, wenn sie erfolgsneutral sind. Geschäftsvorfälle dürfen nicht verrechnet oder saldiert dargestellt werden.[4] Das Gebot der Vollständigkeit findet sich ebenso in § 239 Abs. 2 HGB.[5] Die handelsrechtliche Regelung zum Saldierungsverbot ist in § 246 Abs. 2 S. 1 HGB zu finden.[6]
2.2 Richtige Buchung
Rz. 5
Nach § 146 Abs. 1 S. 1 AO haben Buchungen materiell richtig zu erfolgen.[1] Diese Bestimmung korrespondiert zunächst mit § 154 AO. Nach dieser Bestimmung ist es u. a. untersagt, auf einen falschen oder erdichteten Namen für sich oder einen Dritten ein Konto zu errichten oder Buchungen vornehmen zu lassen. Dieses Gebot der Kontenwahrheit gilt jedoch ebenso im Rahmen der eigenen Buchführung.[2] Materiell richtig ist die Buchung, wenn der ausgewiesene Geschäftsvorfall den Erfolg so darstellt, wie er auch tatsächlich erzielt worden ist.[3]
Rz. 6
Zum anderen enthält die Vorschrift ebenfalls die Pflicht, formell richtig zu buchen.[4] Hierzu gehören die richtige Übertragung vom Beleg (S. Rz. 3), die richtige Kontierung des Geschäftsvorfalls und die richtige technische Durchführung entsprechend dem Buchungstext.[5] Die erforderlichen Konten müssen geschaffen werden, z. B. Kassen- und Bankkonto getrennt werden, wobei der Grundsatz der Übersichtlichkeit[6] zu beachten ist.[7] Nicht erforderlich ist die Führung eines Kontokorrent-Sachkontos über den unbaren Geschäftsverkehr, wenn die Rechnungsablage so beschaffen ist, dass sie allen an Grundaufzeichnungen zu stellenden Anforderungen genügt.[8]
2.3 Zeitgerechte Buchung
2.3.1 Zweck der Bestimmung
Rz. 7
Nach § 146 Abs. 1 S. 1 AO sind die Buchungen zudem zeitgerecht vorzunehmen, um die Übersichtlichkeit der Buchführung[1] zu sichern. Gleiches gilt nach § 239 Abs. 2 HGB.[2] Jede Buchung muss dabei in zeitlich möglichst nahem Abstand an den Geschäftsvorfall erfolgen.[3] Dieses Erfordernis hat verschiedene Zielrichtungen:
- Zum einen sollen Geschäftsvorfälle buchmäßig nicht für längere Zeit in der Schwebe gehalten werden, damit sie später nicht anders dargestellt[4] oder ganz außer Betracht gelassen werden können.[5] Die laufenden Aufzeichnungen während des gesamten Gewinnermittlungszeitraums sollen auch Manipulationsmöglichkeiten einschränken.[6] Es soll ausgeschlossen werden, dass durch zeitliche Verzögerungen Buchführungsunterlagen verlorengehen.[7] Bei der DV-gestützten Buchführung (s. Rz. 28) besteht die Buchung der Geschäftsvorfälle in der zeitgerechten Erfassung mit Zuordnungs- und Identifizierungsmerkmalen sowie der Speicherung auf einem Datenträger.[8]
- Zum anderen dient das Erfordernis der zeitgerechten Buchung dazu, die Beweiskraft der Buchführung[9] zu sichern. Dies gilt stets, wenn die Zugehörigkeit des Sachverhalts zur Unternehmenssphäre aus sich selbst heraus nicht eindeutig ist.[10] Das Erfordernis der laufenden Aufzeichnungen erfordert eine alsbaldige und eindeutige Zuordnung des betreffenden Geschäftsvorfalls zum betrieblichen Bereich.[11]
- Durch die Pflicht zur gesonderten Aufzeichnung wird zudem der Zweck verfolgt, die aufzuzeichnenden Aufwendungen besonders leicht und sicher prüfen zu können.[12]
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