Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber bis 2013 / 6 Nachweis der Reisekosten

Die Steuerbefreiung der vom Arbeitgeber ersetzten Reisekosten setzt voraus, dass der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber aufzeichnet

• die Art und den Anlass der beruflichen Tätigkeit,
• die Reisedauer und
• den Reiseweg.

Ferner muss er anhand geeigneter Unterlagen nachweisen oder zumindest glaubhaft machen, welche Aufwendungen ihm anlässlich einer solchen Auswärtstätigkeit entstanden sind. Der Arbeitnehmer muss ggf. Rechnungsbelege vorlegen über

• Fahrtkosten,
• Verpflegungskosten und
• Übernachtungskosten,

aus denen die tatsächlichen Aufwendungen ersichtlich sein müssen.^[1] Diese Nachweise müssen vom Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufbewahrt werden.

Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmern steuerfrei Reisekosten ausbezahlen, sollten sich ferner zum besseren Nachweis bei Lohnsteuerprüfungen ordentliche Reisekostenabrechnungen von ihren Arbeitnehmern erstellen lassen. Hierzu gibt es zahlreiche Vordrucke. Diese Abrechnungen werden dann zusammen mit den Originalrechnungen des Arbeitnehmers bei den Lohnbelegen aufbewahrt.

[1] R 9.8 Abs. 3 LStR.