Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber bis 2013 / 4.6 Übertragung nicht ausgeschöpfter Beträge

Dies hat den Vorteil, dass bei einer Aufwendungsart nicht ausgeschöpfte Beträge auf andere Reisekosten übertragen werden können. Zahlt beispielsweise der Betrieb ein Kilometergeld, das unter dem lohnsteuerlichen Satz von 0,30 EUR liegt, darf insoweit eine Verrechnung mit dem Verpflegungskostensatz vorgenommen werden, der über den gesetzlichen Pauschbeträgen liegt und ansonsten lohnsteuerpflichtig wäre.

Nach dem Wortlaut der Lohnsteuer-Richtlinien ist das Gesamterstattungsverfahren zunächst auf die einzelne Reise beschränkt. Außerdem ist eine Verrechnung zwischen mehreren in sich abgeschlossenen Auswärtstätigkeiten zulässig.^[1] Voraussetzung ist allerdings, dass die Reisekostenabrechnung hierfür zusammengefasst und die für den jeweiligen Abrechnungszeitraum sich insgesamt ergebende Reisekostenvergütung in einem Betrag ausgezahlt wird. Also insbesondere im Fall einer wöchentlichen oder monatlichen Spesenabrechnung bei Auswärtstätigkeiten eines Arbeitnehmers kann für Zwecke der Steuerfreiheit die Summe der steuerfreien Einzelvergütungen auf die Gesamterstattung angerechnet werden. Nicht zulässig ist es, aus einer Reise ein sog. Guthabenkonto zu bilden und dieses Guthaben bei einer später erstatteten Auswärtstätigkeit zu verrechnen.

Praxis-Beispiel

Gesamterstattung bei mehrtägiger Reise

Ein Arbeitnehmer unternimmt im Monat Juni 2013 Auswärtstätigkeiten (Abwesenheitsdauer 11 bzw. 15 Stunden). Der Arbeitgeber zahlt jeweils Verpflegungsspesen von 14 EUR. Eine Reise wird mit der Deutschen Bahn AG und eine mit dem eigenen Pkw durchgeführt. Der Arbeitgeber erstattet im Wege der "Gesamtreisekostenabrechnung Juni" für beide Reisen als Fahrgeld nur die bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel anfallenden Kosten (60 EUR bzw. 55 EUR).

	1. Reise	2. Reise	Summe
Steuerfreie Verpflegungspauschale	6 EUR	12 EUR	18 EUR
Zzgl. Steuerfreie mögliche Fahrtkosten	60 EUR	111 EUR	171 EUR
Summe steuerfrei möglicher Einzelvergütungen	66 EUR	123 EUR	189 EUR
Gezahlte Tagesspesen	14 EUR	14 EUR	28 EUR
Zzgl. gezahlte Fahrtkostenvergütung	60 EUR	55 EUR	115 EUR
Gesamterstattung Juni	74 EUR	69 EUR	143 EUR

Da die tatsächlich für die beiden Reisen gezahlte Gesamterstattung (143 EUR) unter dem maximal möglichen steuerfreien Betrag (189 EUR) liegt, bleibt diese in vollem Umfang steuerfrei. Eine Verrechnung ist möglich, weil die beiden Auswärtstätigkeiten zusammen abgerechnet wurden. Bei getrennter Abrechnung hätte sich für die erste Reise ein steuerpflichtiger Betrag i. H. v. 8 EUR ergeben.

[1] R 3.16 Satz 2 LStR.