Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber bis 2013 / 4.4 Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten kommen in Betracht^[1]:

• Ferngespräche, Telegramme und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern, sowie Telefongespräche privaten Inhalts zur Kontaktaufnahme mit Angehörigen und Freunden bei mindestens einwöchiger beruflicher Auswärtstätigkeit^[2];

Wichtig

Werbungskostenabzug für private Ferngespräche bei einwöchiger Auswärtstätigkeit

Nach der aktuellen BFH-Rechtsprechung sind entgegen R 9.8 Abs. 1 Satz 2 LStR private Telefongespräche als Reisenebenkosten zu berücksichtigen, wenn sie während einer mindestens einwöchigen beruflichen Auswärtstätigkeit entstanden sind. Der BFH hat die nachgewiesenen Kosten für ein Telefonat pro Woche anerkannt. Die Finanzämter folgen der neuen Rechtsprechung. Aufgrund längerer beruflicher Abwesenheit von mindestens einer Woche werden die eigentlich privaten Kosten der Lebensführung zu beruflich veranlassten Mehraufwendungen, weil insoweit die notwendigen privaten Angelegenheiten aus der Ferne nur im Wege der Telekommunikation geregelt werden können. Ein pauschaler Abzug für ein 15-minütiges Telefonat pro Woche vergleichbar der Regelung zur doppelten Haushaltsführung ist nicht vorgesehen.

• Gebühren für die Benutzung von Straßen, Brücken und Parkplätzen, sanitäre Einrichtungen auf Rastplätzen^[3], zum Nachweis reichen insbesondere bei Lkw-Fahrern repräsentative Aufzeichnungen für einen Zeitraum von 3 Monaten^[4],
• Schadensersatzleistungen bei Verkehrsunfällen, wenn sich der Unfall auf einer beruflichen Fahrt ereignet hat und nicht durch Alkoholeinfluss verursacht wurde,
• eine Unfallversicherung und andere Versicherungen für die Reisezeit, insbesondere eine Reisegepäckversicherung, deren Versicherungsschutz sich auf Auswärtstätigkeiten des Arbeitnehmers beschränkt^[5],
• Reisegepäckversicherung
• Soweit der Arbeitgeber die Kosten für eine Reisegepäckversicherung übernimmt, mit der der Arbeitnehmer ausschließlich auf Reisen versichert ist, liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Diese Reisegepäckversicherung führt auch nicht zu beitragspflichtigem Arbeitsentgelt. Ist mit der Reisegepäckversicherung auch der Gepäckverlust auf Privatreisen abgedeckt, liegt i. H. d. Gesamtprämie steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Die Versicherungsprämien können nicht in einen dienstlichen und einen privaten Anteil aufgeteilt werden.^[6]
• der Wertverlust, der durch Diebstahl, Beschädigung und dergleichen beim persönlichen Reisegepäck während einer Auswärtstätigkeit eintritt.^[7]

Bei der zuletzt genannten Fallgruppe hat die Rechtsprechung ihre grundsätzliche Ablehnung zur Anerkennung von Schäden aufgegeben, die während einer Reise durch Diebstahl oder Beschädigung an privaten Gegenständen entstehen.

Reisenotwendiges Gepäck

Steuerfreier Ersatz kommt nur für Schäden an solchen Gegenständen infrage, deren Mitnahme nach Anlass und Dauer der Auswärtstätigkeit erforderlich ist.^[8] Weiterhin nicht begünstigt sind aus diesem Grund der Verlust von Abendkleidung oder hohen Geldbeträgen, die ausschließlich der Freizeitgestaltung im Rahmen der Auswärtstätigkeit dienen. Anders dürfte es sich bei den übrigen Bargeldbeträgen verhalten, mit denen die während der Reise anfallenden Kosten bestritten werden, z. B. für Unterbringung und Verpflegung.

Reisetypische Schäden

Der steuerliche Ersatz ist nur für reisetypische Schäden zulässig. Zu den typischen Gefahren bei Reisen zählen insbesondere: Diebstahl-, Transport- oder Unfallschäden hinsichtlich des Gepäcks auf Auswärtstätigkeiten. Wird dagegen gelegentlich während einer solchen Reise der Anzug beim Mittagessen verschmutzt, dürfen die entstehenden Reinigungskosten nicht steuerfrei vergütet werden. Den Nachweis, dass es sich um einen reisetypischen Schaden handelt, muss der Arbeitgeber bzw. Arbeitnehmer führen. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung kann die Vorlage einer polizeilichen Diebstahlsanzeige oder schriftlich geltend gemachter Schadensersatzansprüche gegenüber dem Beförderungsunternehmen verlangt werden.

Umfang der steuerfreien Vergütung

Der Höhe nach dürfen nur solche Schäden am Reisegepäck ersetzt werden, die der Arbeitnehmer ansonsten als Werbungskosten hätte abziehen dürfen.^[9] Die steuerfreie Vergütung setzt deshalb einen entsprechenden Kostennachweis voraus. Reparaturaufwendungen anlässlich eines reisetypischen Schadens dürfen nur insoweit steuerfrei ersetzt werden, als der Arbeitnehmer die entsprechenden Rechnungsbelege vorlegt. Beim Diebstahl tritt an ihre Stelle die Rechnung über den Kaufpreis der gestohlenen Gegenstände. Die Steuerbefreiung der Arbeitgeberleistung darf sich in diesen Fällen nur auf den Teil der Anschaffungs- oder Herstellungskosten erstrecken, der dem fiktiven Buchwert im Zeitpunkt des Diebstahls entspricht.

Praxis-Beispiel

Buchwert bei Diebstahlschaden

Einem Arbeitnehmer wurde am 31.3.2013 während der Auswärtstätigkeit der aus beruflichen Gründen mitgeführte Laptop entwendet. Der Diebstahl wurde der Polizei gemeldet, die polizeiliche Diebstahlsanzeige liegt vor. Nach dem der Firma vorgelegten Rechnun...