Übernachtungskosten im Inland darf der Arbeitgeber anders als beim Werbungskostenabzug mit einem Pauschbetrag von 20 EUR pro Übernachtung steuerfrei ersetzen, wenn die tatsächliche Übernachtung feststeht. Bei Übernachtungen im Ausland darf der steuerfreie Arbeitgeberersatz i. H. d. Auslandsübernachtungsgelder erfolgen. Die Pauschbeträge dürfen nicht angesetzt werden, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine Unterkunft unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung stellt. Auch bei einer Übernachtung im Lkw ist die steuerfreie Zahlung des Pauschbetrags unzulässig.[1] Höhere Beträge darf der Arbeitgeber nur erstatten, wenn ihm der Arbeitnehmer entsprechende Belege vorlegt. Diese Belege sind als Anlage zum Lohnkonto aufzubewahren.
Nachteilige Auswirkung in Entsendungsfällen
Neu ist, dass die Kosten für die Wohnung am Beschäftigungsort bei beruflichen Auswärtstätigkeiten nur dann steuerfrei ersetzt werden dürfen, wenn
- die bisherige Wohnung beibehalten wird und
- diese dem Arbeitnehmer auch während der Zeit der auswärtigen Beschäftigung zur Nutzung zur Verfügung steht.[2]
Von praktischer Bedeutung ist diese nachteilige Rechtsauslegung der Finanzämter hauptsächlich in Entsendungsfällen. Die Unterbringungskosten am auswärtigen Einsatzort können daher weder
- als Reisekosten noch
- nach den Regeln der doppelten Haushaltsführung
berücksichtigt werden, wenn der Arbeitnehmer am neuen Entsendeort seine einzige Wohnung unterhält oder die bisherige Wohnung vermietet hat. Bei den Kosten für die auswärtige Wohnung handelt es sich in diesen Fällen um Aufwendungen für die private Lebensführung. Es fallen keine ausschließlich beruflich veranlassten Mehrkosten an. Die Unterbringungskosten können daher nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
Unterschiedliche Ausübung des Wahlrechts zulässig
Das Wahlrecht zwischen Pauschbeträgen und dem Einzelnachweis kann bei einer mehrtägigen beruflichen Auswärtstätigkeit für einzelne Reisetage unterschiedlich ausgeübt werden. Einem Wechsel des steuerfreien Arbeitgeberersatzes zwischen der Erstattung der tatsächlichen Übernachtungskosten und dem Ansatz der Pauschbeträge wird bei Inlandsreisen aufgrund der niedrigen Übernachtungspauschale von 20 EUR weitaus weniger praktische Bedeutung zukommen als bei beruflichen Reisen ins Ausland.
Wechsel zwischen Einzelnachweis und Auslandspauschalen
Ein in Köln wohnhafter Kundendienstvertreter ist die ganze Woche auf Geschäftsreise. Am Montag und Dienstag besucht er Kunden in Frankreich, wo er auch übernachtet. Ab Mittwoch ist er in verschiedenen Städten im Inland unterwegs. Für Mittwoch und Donnerstag legt er seinem Arbeitgeber Hotelrechnungen für Übernachtung ohne Frühstück i. H. v. jeweils 90 EUR vor.
Ergebnis: Für die Übernachtungen während der mehrtägigen Auswärtstätigkeit kann der Arbeitgeber für Montag und Dienstag das für Frankreich geltende Auslandsübernachtungsgeld von 100 EUR je Übernachtung und für Mittwoch und Donnerstag die nachgewiesenen Inlandsübernachtungskosten i. H. v. jeweils 90 EUR steuerfrei ersetzen. Insgesamt sind damit steuerfreie Übernachtungskosten i. H. v. 380 EUR für die einwöchige berufliche Auswärtstätigkeit zulässig. Umfasst die Hotelrechnung, auch die Kosten des Frühstücks, sind die Übernachtungskosten im Inland und Ausland um 20 % des vollen Inlands- bzw. Auslandstagegeldes zu kürzen.
Zu beachten ist, dass für Mittwoch noch das für Frankreich maßgebende Auslandstagegeld von 39 EUR anzuwenden ist, während sich die Übernachtung nach den Inlandskosten richtet.
Der Wechsel des Verfahrens zwischen Pauschbeträgen und Einzelnachweis gilt nicht nur für die beschriebenen beruflichen Auswärtstätigkeiten, sondern nach den Lohnsteuer-Richtlinien auch für die doppelte Haushaltsführung. Für die Übernachtungskosten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung ist ein Wechsel zwischen dem Einzelnachweis der Aufwendungen und dem Ansatz der Pauschbeträge bei derselben doppelten Haushaltsführung innerhalb eines Kalenderjahres nicht zulässig.
Kein Übernachtungsgeld für Flugreise
Für die Dauer einer Flugreise darf kein Übernachtungsgeld angesetzt werden. Der Arbeitnehmer ist allerdings nicht gehindert, wenn er in den frühen Morgenstunden im Ausland landet, für diese Nacht noch ein Hotelzimmer zu nehmen. Bei Schiffsreisen ist die Übernachtung meist im Reisepreis inbegriffen.
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