Bei dienstlichen Reisen ins Ausland kann der Arbeitnehmer nicht mehr zwischen Auslandspauschbeträgen und dem Einzelnachweis wählen. Für Reisetage in 2013 muss der Arbeitnehmer wie bei Inlandsreisen die im Ausland anfallenden Übernachtungskosten durch geeignete Belege nachweisen. Der bisher in Form der Auslandsübernachtungsgelder zulässige Kostenabzug ist nicht mehr zulässig. Beim Arbeitgeberersatz bleibt die steuerfreie Erstattung von Pauschbeträgen dagegen weiter möglich. Ab 2013 hat das BMF neue Übernachtungspauschalen für das Ausland festgesetzt.[1] Dem Grundsatz nach gelten die Ausführungen zu der neuen Frühstücksregelung auch für Übernachtungen im Ausland.[2] Da der Vorsteuerabzug für Auslandsumsätze regelmäßig ausgeschlossen ist, dürfte die prozentuale Kürzungsregelung für Auslandsübernachtungen anders als im Inland weiterhin von praktischer Bedeutung sein, wenn der Hotelbeleg einen Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück ausweist. Zur Zulässigkeit eines Eigenbelegs, um bei Übernachtungen im Ausland die pauschale 20-%-Kürzung zu vermeiden, s. die Ausführungen zu Inlandsübernachtungskosten.[3]
Steuerfreie Erstattung von Auslandsübernachtungsgeldern
Ein Außendienstmitarbeiter ist im Januar 2013 die ganze Woche auswärts unterwegs. Am Montag und Dienstag besucht er Kunden in den Niederlanden, wo er auch übernachtet. Ab Mittwoch ist er in verschiedenen Städten im Inland unterwegs. Für Mittwoch und Donnerstag legt er seinem Arbeitgeber Hotelrechnungen für Übernachtung ohne Frühstück i. H. v. jeweils 110 EUR vor.
Ergebnis: Für die Übernachtungen während der mehrtägigen beruflichen Auswärtstätigkeit kann der Arbeitgeber für Montag und Dienstag das für die Niederlande geltende Auslandsübernachtungsgeld von 115 EUR je Übernachtung und für Mittwoch und Donnerstag die nachgewiesenen Inlandsübernachtungskosten i. H. v. jeweils 110 EUR steuerfrei ersetzen. Insgesamt sind damit steuerfreie Übernachtungskosten i. H. v. 420 EUR für die Auswärtstätigkeit zulässig. Die lohnsteuerliche Behandlung, insbesondere der Wechsel zwischen Einzelnachweis und Übernachtungspauschbeträgen, ist im Lohnsteuerverfahren weiterhin zulässig.
Werbungskostenabzug der tatsächlich nachgewiesenen Kosten
Erhält der Arbeitnehmer seine Reisekosten durch den Arbeitnehmer nicht oder nicht in vollem Umfang steuerfrei ersetzt, kann der Arbeitnehmer den entsprechenden Differenzbetrag in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Der Arbeitnehmer darf in seiner Einkommensteuer-Erklärung nur noch die anhand von Übernachtungsbelegen im Einzelfall nachgewiesenen Kosten steuerlich geltend machen. Ohne Beweisvorsorge scheidet der Werbungskostenabzug damit insgesamt aus. Für den vorigen Sachverhalt bedeutet dies, dass der Kundendienstvertreter ohne steuerfreien Arbeitgeberersatz nur noch 220 EUR Übernachtungskosten steuerlich erhalten kann, wenn ihm für das Ausland keine Hotelrechnungen vorliegen. Etwaige steuerfreie Arbeitgebererstattungen sind wie bisher auf die abzugsfähigen Werbungskosten anzurechnen.
Beweisvorsorge für die Einkommensteuererklärung
Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen im Ausland übernachten müssen, haben bereits während des Jahres Beweisvorsorge zu treffen, indem sie ihre Hotelrechnungen u. a. Übernachtungsbelege aufbewahren, um bei der späteren Einkommensteuerveranlagung Werbungskosten geltend machen zu können. Der Arbeitgeber hat nach wie vor 2 Möglichkeiten. Er kann beim steuerfreien Arbeitgeberersatz sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsreisen zwischen Einzelnachweis und Pauschbeträgen wählen.[4]
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