Bei Benutzung eines eigenen Pkw kann der Arbeitnehmer die pro Kilometer aufgewendeten Kosten entweder einzeln nachweisen oder dafür den amtlichen Schätzbetrag in Anspruch nehmen. Das Entsprechende gilt bei Benutzung anderer eigener Fahrzeuge. Folgende Schätzbeträge kommen infrage[1]:
- Kfz 0,30 EUR/km
- Motorrad/Motorroller 0,13 EUR/km
- Moped/Mofa 0,08 EUR/km
- Fahrrad 0,05 EUR/km
Motorräder bzw. Motorroller haben einen Hubraum von mehr als 50 ccm, Mopeds und Mofas einen Hubraum bis zu 50 ccm. Eigene Fahrzeuge, für die die genannten km-Beträge infrage kommen, sind nicht nur solche, die im Eigentum des Arbeitnehmers stehen, auch Leasingfahrzeuge sind hierunter zu verstehen.
Beschränkung der Kilometerpauschalen auf arbeitnehmereigene Fahrzeuge
Die pauschalen Kilometersätze gelten nur für arbeitnehmereigene Fahrzeuge. Hierunter sind solche Fahrzeuge zu verstehen, die der Arbeitnehmer als Eigentümer oder Leasingnehmer für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten benutzt. Bei einer Firmenwagengestellung durch den Arbeitgeber finden die pauschalen Kilometersätze dagegen keine Anwendung, auch wenn dem Arbeitnehmer zusätzlich eigene Aufwendungen entstehen, z. B. weil er die Benzinkosten trägt. Der von der Verwaltung festgelegte Schätzbetrag von 0,30 EUR pro Reise-Kilometer darf weder beim Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers noch beim steuerfreien Reisekostenersatz des Arbeitgebers zu Grunde gelegt werden.[2] In diesen Fällen bleibt lediglich die Möglichkeit des Einzelnachweises der durch die Firmenwagennutzung pro Kilometer tatsächlich entstandenen Kosten. Der Arbeitnehmer kann die tatsächlich pro Reisekilometer getragenen Kosten auch beim Firmenwagen als Werbungskosten in seiner Steuererklärung abziehen.
Mitnahme von Fahrgästen
Nimmt der Arbeitnehmer auf einer dienstlichen Fahrt aus beruflichen Gründen einen oder mehrere Fahrgäste mit, darf er für diese Fahrtstrecken eine zusätzliche Kostenpauschale von 0,02 EUR/km für jeden Mitfahrer ansetzen. Die Verwaltung regelt sogar den Fall, dass Fahrgäste die nicht in dem eigenen Kfz, sondern auf einem Motorrad oder Motorroller befördert werden, eine Pauschale für den zusätzlichen Aufwand von 0,01 EUR/km ansetzen können. Alle genannten Zahlen beziehen sich auf die tatsächlich gefahrenen und nicht, wie die gesetzliche Kilometerpauschale, auf den Entfernungskilometer.
Kilometersatz für Gerichte bindend
Eine Überprüfung und ggf. Korrektur der durch Verwaltungsvorschrift festgelegten Kilometerpauschsätze darf von den Finanzgerichten nicht vorgenommen werden.[3]
Kein Ansatz bei offensichtlich überhöhten Beträgen
Die genannten Km-Schätzbeträge sind nicht anzusetzen, wenn sie offensichtlich überhöht sind. Verwaltung und Rechtsprechung prüfen diese Frage im Regelfall nur nach, wenn die jährliche Fahrleistung des Pkw über 40.000 km liegt.[4] Bei einem teureren Pkw werden die Kosten pro Kilometer allerdings auch bei einer Fahrleistung von 40.000 km kaum unter dem Km-Satz liegen. Für eine Prüfung, ob der Schätzbetrag offensichtlich überhöht ist, kommt es also neben der Jahresfahrleistung auch auf den Pkw-Typ an, außerdem darauf, ob die Nutzungsdauer, die den Abschreibungen zugrunde gelegt wird, bereits abgelaufen ist. Die Verwaltung geht abweichend von der Rechtsprechung[5], die von einer 8-jährigen Nutzungsdauer ausgeht, von einer Nutzungsdauer von 6 Jahren aus.[6] Bei Gebrauchtwagen kann ein noch kürzerer Abschreibungszeitraum in Betracht kommen, weil hier auf die entsprechende Restnutzungsdauer abzustellen ist.[7]
Keine Abgeltungswirkung für außergewöhnliche Kosten
Mit den amtlichen Kilometersätzen sind die üblichen Unterhaltskosten für das Kfz einschließlich der Abschreibungen, der Zinsen für einen Anschaffungskredit u. Ä. abgegolten. Bestimmte außergewöhnliche Kosten können jedoch neben dem Schätzbetrag angesetzt werden. Dies gilt in erster Linie für Unfallschäden, wenn sich der Unfall auf einer beruflichen Fahrt ereignet und nicht durch Alkoholeinfluss bedingt ist. Nicht erstattungsfähig ist aber ein merkantiler Minderwert.
Kein Kostenabzug bei Selbstreparatur
Ebenfalls nicht begünstigt ist eine unfallbedingte Wertminderung im Falle der Selbstreparatur. Der Arbeitnehmer hat insoweit kein Wahlrecht, entweder eine außergewöhnliche Abschreibung oder die tatsächlich angefallenen Kosten geltend zu machen. Anders als bei der versicherungsrechtlich möglichen Schadensabwicklung bleiben hier steuerlich nur die tatsächlich entstandenen Kosten erstattungsfähig.[8]
Neben den Unfallkosten können als außergewöhnliche Aufwendungen, die zusätzlich zum km-Betrag abziehbar sind, ungewöhnliche Reparaturen infrage kommen, soweit sie nicht auf einem normalen Verschleiß beruhen. Das gilt etwa für Motor- und Getriebeschäden, die vor Ablauf der üblichen Lebensdauer dieser Aggregate eintreten. Feste Grenzen hinsichtlich der Leistung des Pkw lassen sich nicht angeben. Ebenfalls mit den amtlichen km-Sätzen nicht abgegolten ist der Schaden, der entsteht, wenn ein Pkw während einer beruflichen Auswärtstäti...
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