Rainer Hartmann

3.1 Fallgruppen

Der Ansatz von Reisekosten ist einzig an das Vorliegen einer beruflichen Auswärtstätigkeit geknüpft. Danach muss die konkrete Tätigkeit außerhalb der Wohnung und außerhalb einer regelmäßigen Arbeitsstätte des Arbeitnehmers erfolgen. Hierzu sind die beruflichen Tätigkeiten in 3 Fallgruppen zu unterscheiden:

  • vorübergehende Auswärtstätigkeit,
  • Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen und
  • Tätigkeit auf einem Fahrzeug.

Diese Unterteilung ist ausreichend, um alle nach dem neuen Reisekostenrecht begünstigten Auswärtssachverhalte zu erfassen. Das entscheidende Merkmal, das den 3 Tätigkeitsarten gemeinsam ist und sie zum Begriff der beruflichen Auswärtstätigkeit miteinander verbindet, liegt darin, dass der Arbeitnehmer seine konkrete Arbeitstätigkeit in diesen Fällen an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten und damit "außerhalb" erbringt. Dabei kommt den beiden zuletzt genannten Fallgruppen keine rechtsbegründende Bedeutung zu. Sie dienen lediglich der Klarstellung, dass auch Arbeitnehmer, die überhaupt keine regelmäßige Arbeitsstätte haben, weil sie ausschließlich an ständig wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug eingesetzt sind, begrifflich eine reisekostenrechtliche Auswärtstätigkeit ausüben.

3.2 Berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit

Weitere Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung von Reisekosten ist, dass der Reisetätigkeit ein beruflicher Anlass zu Grunde liegt. Dieses Kriterium ist auf den allgemeinen Werbungskostenbegriff zurückzuführen, wonach nur beruflich veranlasste Aufwendungen steuerlich abzugsfähig sind.[1] Reisekosten liegen vor, wenn dem Arbeitnehmer Mehraufwendungen durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen.[2] Im Normalfall sind an dieses Kriterium in der Praxis keine hohen Anforderungen zu stellen. Berufliche Gründe liegen regelmäßig vor, da im Berufsleben Auswärtseinsätze fast immer auf Weisung des Arbeitgebers erfolgen. Eine Auswärtstätigkeit ist der beruflichen Sphäre des Arbeitnehmers zuzurechnen, wenn ihr ein unmittelbarer konkreter beruflicher Anlass zugrunde liegt.[3] Das ist z. B. der Fall, wenn die Auswärtstätigkeit auf einer Weisung des Arbeitgebers beruht. Dies kann sein

  • der Besuch eines Kunden zur Vornahme von Geschäftsabschlüssen,
  • Verhandlungen mit Geschäftspartnern usw.[4],
  • der Besuch einer Fachmesse, aber auch
  • das Halten eines Vortrags auf einer Fortbildungsveranstaltung.[5]

Nicht jede auf Weisung des Arbeitgebers unternommene Reise muss jedoch beruflich veranlasst sein. Gegen eine berufliche Veranlassung können in Einzelfällen u. a. die Art der Reise und das Reiseziel sprechen.[6] Dies gilt insbesondere für Reisen von Arbeitnehmern im Zusammenhang mit VIP-Maßnahmen des Arbeitgebers sowie Studienreisen ins Ausland, wenn diese mit einem Privataufenthalt verbunden werden oder der Ehegatte mitgenommen wird. Für eine private Mitveranlassung kann auch sprechen, wenn der Arbeitgeber weder Sonderurlaub noch Dienstbefreiung gewährt hat. Andererseits reicht die Gewährung von Sonderurlaub oder Dienstbefreiung allein nicht aus, die berufliche Veranlassung einer Auslandsreise zu gewährleisten.[7]

 
Wichtig

Steuerpflicht bei privaten Reisemotiven

Tritt die berufliche Veranlassung einer Reise in den Hintergrund, d. h. ist die Berufsausübung nur Vorwand für eine "Reise" der Arbeitnehmer, so sind alle vom Arbeitgeber getragenen Aufwendungen steuerpflichtig.

Aufteilung bei gemischt veranlassten Reisen

Wird eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit auch mit privaten Maßnahmen verbunden, z. B. durch eine private Verlängerung der Dienstreise, dürfen diese sog. gemischt veranlassten Reisen aufgeteilt werden in steuerfreie und steuerpflichtige Bestandteile.[8]

3.3 Vorübergehende Auswärtstätigkeit

Sofern der Arbeitnehmer nicht ausschließlich an wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug eingesetzt ist und damit zum Personenkreis der Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte zählt, können Reisekosten nur dann vorliegen, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte(n) beruflich tätig wird. In Abgrenzung zur beruflichen Auswärtstätigkeit ist die Arbeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte zu verstehen. Von einer auswärtigen Beschäftigung ist deshalb immer dann auszugehen, wenn die tatsächliche Arbeitsstätte nicht zugleich auch regelmäßige Arbeitsstätte des Arbeitnehmers ist.

Liegt danach eine berufliche Auswärtstätigkeit vor, weil Ort der regelmäßigen Arbeitsstätte und tatsächlicher Arbeitsort auseinander fallen, darf die berufliche Tätigkeit außerhalb der Wohnung und des ortsgebundenen Tätigkeitsmittelpunkts nur vorübergehender Natur sein. Der Arbeitnehmer mu...

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