Reisekosten, Umzugskosten, Trennungsgelder aus öffentlichen Kassen ab 2008

FinMin Nordrhein-Westfalen, 8.2.2008, B 2906 - 7.0 - IV A 3

Zur lohnsteuerlichen Behandlung von Reisekostenvergütungen, Umzugskostenvergütungen und Trennungsentschädigungen werden folgende Hinweise gegeben:

Im Einzelnen gelten § 3 Nr. 12 Satz 1 und Nr. 13, § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5, § 8 Abs. 1 und 2, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5, § 9 Abs. 2 Satz 2, § 9 Abs. 5 und § 19 Abs. 1 Nr. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) und R 3.13, 3.16, 8.1 Abs. 8, 9.4 bis 9.9 und 9.11 Lohnsteuerrichtlinien (LStR) sowie H 3.13, 3.16, 8.1 Abs. 8, 9.4 bis 9.9 und 9.11 Lohnsteuerhinweise (LStH).

Ergänzend werden hierzu folgende Hinweise gegeben:

1. Regelungen nach dem Landesreisekostengesetz

1.1 Fahrkostenerstattung (§ 5 LRKG)

Die Fahrkostenerstattung ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.

1.2 Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung (§ 6 LRKG)

Die Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.

1.3 Tagegeld (§ 7 LRKG)

Das Tagegeld entspricht den steuerlichen Pauschbeträgen nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG; die Dreimonatsfrist gem. Nummer 1 Nr. 1.12.2 ist zu beachten.

1.4 Übernachtungskostenerstattung (§ 8 LRKG)

Die Übernachtungskostenerstattung ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.

1.5 Kürzung des Tagegeldes und der Übernachtungskostenerstattung (§§ 7 Abs. 2 und 8 Abs. 1 LRKG)

1.5.1 Die amtlichen Sachbezugswerte für das Frühstück, Mittag- und Abendessen werden jährlich spätestens zu Beginn jeden Kalenderjahres mitgeteilt (ab dem Kalenderjahr 2007: RdErl. d. FinMin vom 19.1.2007, B 2906 – 7.1 – IV A 3, MBl NRW S. 101).

Der Sachbezugswert ist nur dann anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer die Verpflegung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten auch tatsächlich erhalten hat. (Bei Dienstreisen unter acht Stunden sind unentgeltlich oder teilentgeltlich gewährte Mahlzeiten stets mit dem jeweiligen Sachbezugswert individuell zu versteuern; eine Pauschalversteuerung des Sachbezugswerts gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG ist unzulässig.)

1.5.2 Eine „Veranlassung” durch den Arbeitgeber bei der Abgabe einer Mahlzeit setzt grundsätzlich einen Entscheidungsspielraum des Arbeitgebers voraus. Die Abgabe einer Mahlzeit ist deshalb nicht vom Arbeitgeber veranlasst, wenn dieser – wie z.B. bei der Verpflegung an Bord eines Flugzeugs – darauf keinen Einfluss hat.

Erfordern Dienstreisen wegen ihres Charakters, z.B. als Rundreise, Gruppenreise, Fortbildungsveranstaltung, Seminar oder Tagung, eine besondere organisatorische Vorbereitung, so wird die Abgabe von Mahlzeiten durch Dritte auch dann als vom Arbeitgeber veranlasst angesehen,

• wenn die Abgabe von Mahlzeiten von der für die Organisation der Dienstreise zuständigen Arbeitseinheit mit dem Hotel, der Gaststätte oder Einrichtung vereinbart wird oder
• wenn der Arbeitgeber die Organisation der Dienstreise einschließlich der Verpflegung bei einem Unternehmen in Auftrag gegeben hat, das seinerseits die Mahlzeitenabgabe mit den beteiligten Lieferanten vereinbart.

Ist die Veranlassung durch den Arbeitgeber nicht gegeben, ist dem Arbeitnehmer die Entgeltzahlung durch den Arbeitgeber als Reisekostenerstattung zuzurechnen (vgl. R 9.6 LStR).

1.6 Aufwandsvergütung (§ 7 Abs. 3 LRKG)

Die Aufwandsvergütung ist insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn, als sie betragsmäßig nicht in Einzelvergütungen aufgeteilt werden kann. Bei betragsmäßiger Aufteilung in Einzelvergütungen sind die Nummern 1.3 bis 1.5 zu beachten.

1.7 Erstattung der Nebenkosten, Auslagen für Reisevorbereitungen (§ 9 LRKG)

Die Erstattung der Nebenkosten nach § 9 Abs. 1 LRKG ist gemäß § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.

Die Erstattung der Auslagen für Reisevorbereitungen nach § 9 Abs. 2 LRKG ist gemäß § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei. Bei der Erstattung von Tagegeld ist Nummer 1.3 zu beachten.

1.8 Bemessung der Reisekostenvergütung in besonderen Fällen (§ 11 LRKG)

Bei Erstattungen nach § 11 LRKG sind die Nummern 1.1 bis 1.6 zu beachten.

1.9 Pauschvergütung (§ 15 LRKG)

Die Pauschvergütung ist insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn, als sie betragsmäßig nicht in Einzelvergütungen aufgeteilt werden kann. Bei betragsmäßiger Aufteilung in Einzelvergütungen sind die Nummern 1.1 bis 1.6 zu beachten.

1.10 Auslandsdienstreisen (§ 16 LRKG)

Siehe Nummer 2

1.11 Auslagenerstattung bei Reisen aus besonderem Anlass (§ 17 LRKG)

Bei Erstattungen nach § 17 LRKG sind die Nummern 1.1 bis 1.5 und 1.7 zu beachten.

1.11.1 Trennungsentschädigung (§ 18 LRKG)

Siehe Nummer 3

1.12 Sonstiges

1.12.1 Es ist zulässig, die Einzelvergütungen wie Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung (§ 6 LRKG), Übernachtungskostenerstattung (§ 8 LRKG) oder Reisekostenvergütung nach § 11 LRKG zusammenzurechnen; in diesem Fall ist die Summe der Einzelvergütungen steuerfrei, soweit sie die Summe der nach R 9.5 bis 9.7 LStR zulässigen steuerfreien Einzelerstattungen nicht übersteigt. Eine Verrechnung von steuerfreien Beträgen mit zu versteuernden Sachbezugswerten ist jedoch nicht zulässig.

1.12.2 Dreimonatsfrist

Die Steuerfreiheit für Verpflegungsmehraufwendungen besteht nicht mehr, wenn die Auswärtstäti...