Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Verpflegungskosten

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Höhe der Verpflegungspauschale
• Gestellung von Mahlzeiten
• Verpflegung als Arbeitslohn

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand	4666	6660		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	4664	6664		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Freiwillige Sozialleistungen	4945	6822		Sonstige betriebliche Aufwendungen

So kontieren Sie richtig!

Zu den Reisekosten des Arbeitnehmers gehören alle Aufwendungen, die ihm unmittelbar durch eine Auswärtstätigkeit entstehen. Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Aufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit erstatten. Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden, sondern nur in Höhe von Pauschalen steuerfrei erstattet werden.

Buchungssatz:

Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Mehrtägiges Seminar des Mitarbeiters mit Übernachtung im Jahr 2024

Ein Arbeitnehmer nimmt auf Veranlassung seines Arbeitgebers an einem zweitägigen Seminar mit Übernachtung teil. Der Arbeitnehmer hat die Hotelrechnung auf den Namen des Arbeitgebers ausstellen lassen. Der Arbeitgeber erstattet die Übernachtungskosten von 127 EUR. In diesem Betrag ist das Frühstück mit 20 EUR enthalten. Die Rechnung des Seminarveranstalters in Höhe von 571,20 EUR hat der Arbeitgeber unmittelbar bezahlt. Im Gesamtpreis war für beide Tage kein "seminartypisches" Mittagessen enthalten.

Der Arbeitnehmer erhält das Frühstück auf Veranlassung seines Arbeitgebers. Für An- und Abreisetag steht dem Arbeitnehmer grundsätzlich eine Verpflegungspauschale von jeweils 14 EUR zu.

Bezeichnung	Nettobetrag	Umsatzsteuer	Bruttobetrag
Übernachtung	100,00 EUR	7,00 EUR	107,00 EUR
Frühstück (19 % USt)	16,80 EUR	3,20 EUR	20,00 EUR
Seminar	480,00 EUR	91,20 EUR	571,20 EUR

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4666/6660	Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand	100,00
4946/6822	Freiwillige Sozialleistungen (Seminarkosten)	480,00
4664/6664	Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	16,80
1571/1401	Abziehbare Vorsteuer 7 %	7,00
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	94,40	1200/1800	Bank	698,20

3 Reisekostenabrechnung bei Arbeitnehmern: Diese Kosten können abgerechnet werden

Zu den Reisekosten des Arbeitnehmers gehören alle Aufwendungen, die ihm unmittelbar durch eine Auswärtstätigkeit entstehen. Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Aufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit erstatten. Zu den Aufwendungen einer Auswärtstätigkeit gehören die

• Fahrtkosten,
• Verpflegungsmehraufwendungen,
• Übernachtungskosten und
• Reisenebenkosten.

Voraussetzung ist immer, dass die Reise betrieblich veranlasst ist. Reisekosten, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer nicht erstattet, kann der Arbeitnehmer in seiner eigenen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Beträge, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer erstattet bzw. für ihn übernimmt, zieht er als Betriebsausgaben ab. Wenn die Auswärtstätigkeit sowohl privat als auch betrieblich veranlasst ist, kann der Arbeitgeber die Beträge nur insoweit lohnsteuerfrei an den Arbeitnehmer erstatten, als sie auf den betrieblichen Anteil der Reise entfallen. Erstattet er auch den privaten Anteil, muss er diesen als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn erfassen.

4 Ermittlung und Erstattung des Verpflegungsmehraufwands bei Arbeitnehmern

Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der Pauschalen steuerfrei erstattet werden.

	Abwesenheit	Pauschale
Eintägige Reise	8 Stunden und weniger	0 EUR
Eintägige Reise	mehr als 8 Stunden	14 EUR
Mehrtägige Reise: Anreisetag	ohne Zeitvorgaben	14 EUR
Mehrtägige Reise: Abreisetag	ohne Zeitvorgaben	14 EUR
Mehrtägige Reise	24 Stunden	28 EUR

Tab. 1: Verpflegungspauschalen

Führt der Arbeitnehmer an einem Tag mehrere Dienstreisen durch, darf er die Zeiten seiner Abwesenheit zusammenrechnen. Ob der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen bzw. der Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale erstatten kann, hängt dann davon ab, ob die Summe der Abwesenheitszeiten 8 Stunden übersteigt.

Wichtig

Was bei einer mehrtägigen Reise ohne Übernachtung beachtet werden muss

Bei einer auswärtigen Tätigkeit, die sich ohne Übernachtung über 2 Tage erstreckt, handelt es sich nicht um eine mehrtägige Reise (§ 9 Abs. 4a EStG). Würde es sich um eine mehrtägige Reise mit Übernachtung handeln, könnte für den Anreise- und Abreisetag immer eine Verpflegungspauschale von 14 EUR geltend gemacht werden, auch wenn die Abwesenheit pro Tag nicht mehr als 8 Stunden beträgt.

Die Abwesenheitszeiten können also auch zusammengerechnet werden, wenn die auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) ausgeübt wird. Ergibt sich dadurch eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, kann die Verpflegungspauschale von 14 EUR für den...