Projektmanagement-Methodik für die Steuerkanzlei / 2 Praxisbeispiel: Projektplan zur ...

Ulf Hausmann

Projektplanung und -ablauf detailliert zum Thema "Digitale Belegführung" könnten wie nachfolgend beschrieben aussehen. Für Ihre eigenen Projekte, die sie vorhaben, können Sie überlegen, mit welcher Tiefe Sie die Methodik der Projektplanung in Zukunft in die Hand nehmen.

2.1 Projektplan

Projektplan
Projekttitel:	Entwicklung Dienstleistung Organisationsberatung Fibu	Projektleiter:	Muster Max
Projektstart:	30.3.2024	Projektende:	31.10.2024

2.2 Herausarbeitung des Zwecks: die Einführung der digitalen Belegführung

"Für den Mandanten ist dieses Projekt wichtig, weil..."

... wir eine Dienstleistung entwickeln, die...

beim Mandanten die internen Abläufe bezüglich des Rechnungswesens optimiert
eine laufende, effiziente und möglichst digitale Betreuung des Rechnungswesens durch die Kanzlei beim Mandanten ermöglicht.

"Für die Kanzlei ist dieses Projekt wichtig, weil..."

die Auslastung der Mitarbeiter durch Neumandate erhöht werden kann, die man künftig mehr in einer digitalen Arbeitsweise erreichen kann.
die Mandantenbindung über Rechnungswesen für die Zukunft gewährleistet werden soll

die Attraktivität für Neumandate gesteigert werden soll – die Kanzlei will als moderne und innovative Kanzlei wahrgenommen werden.

2.3 Ziele und Ergebnisse, die am Ende des Projekts erreicht sein sollen

Zwei Mitarbeiter, die die Unternehmensseite von DATEV Unternehmen Online sicher beherrschen, haben die Aufgabe, jeweils zwei Mandate erfolgreich in die "Digitalisierung des Rechnungswesens" zu begleiten. Dabei soll ein positives Feedback seitens der Mandanten erfolgen. Es sollen also vier Mandantenprojekte erfolgreich durchgeführt werden.
Entwicklung von Standards der internen Leistungsprozesse
1. für das Mandantenprojekt "Digitalisierung des Rechnungswesens", also Einführung des digitalen Rechnungswesens beim Mandanten und
2. für die laufende digitale Rechnungswesen-Dienstleistung (inkl. Mehrberatung für Mandanten bei Fibu als bisher anbieten).
GoBD: gesondertes Projekt anstoßen (intern Know-how aufbauen, GoBD-Check als Dienstleistung entwickeln, evtl. in FiBu-Check integrieren)
Professionelle Dienstleistungsbeschreibung: Dabei geht es darum, eine professionelle Dienstleistungsdarstellung in Form eines Flyers/Produktblatts bzw. eines Internetauftritts im Rahmen des Projekts zu entwickeln.
Marketingplan: Das letzte zu erreichende Ergebnis ist eine Marketingstrategie, die sich an die Zielgruppen "Bestandsmandate" und "Neumandate" richtet.

2.4 Relevanz des Projekts für die Kanzleiziele

Als nächstes wird bestimmt, wie dieses Projekt den wichtigsten Kanzleizielen zugute kommt. Hier geht es einerseits um die Zukunftssicherung des Geschäftsfelds "Dienstleistung Finanzbuchhaltung für die Kanzlei", also um die grundlegende Frage "Können wir in Zukunft überhaupt noch Geld mit Finanzbuchhaltung verdienen?" Zudem sollen Mandanten über den Umweg "Digitale Buchführung" für die Dienstleistung der Jahresabschlüsse gehalten werden. Insgesamt soll das Projekt der langfristigen Sicherung der Kanzlei dienen sowie der Reduzierung des Klumpenrisikos anderer Geschäftsfelder, die in dieser Kanzlei vorhanden waren.

2.5 Die wichtigsten Interessengruppen

Welche Bedürfnisse haben die vorhandenen Mandanten bezogen auf Rechnungswesen? Im Vordergrund stehen hier eine effiziente und gute Betreuung sowie die Vermeidung unnötiger Tätigkeiten und Doppelarbeit. Die Mandanten tragen das Entscheidungsrisiko, ob sie die richtige Kanzlei gewählt haben. Wenn sie eine Kanzlei haben, die volldigital arbeitet, haben sie eher das Gefühl, bei der richtigen Kanzlei zu sein.

Wie gewinnen wir Neumandate? Einen Wechselgrund erkennen sie womöglich eher, wenn sie sehen, dass eine Kanzlei nach zeitgemäßen Methoden arbeitet.

Für die Mitarbeiter geht es um die Sicherung des Arbeitsplatzes für die Zukunft sowie um die Frage, fachlich auf der Höhe der Zeit zu bleiben und auch zukünftig ein gutes Gehalt zu verdienen.

Partner der Kanzlei geht es nicht zuletzt um die Sicherung des eigenen Unternehmertums, jedoch auch um die Erhaltung des Spaßes an der eigenen Arbeit.

Welche Bedürfnisse haben die wichtigsten Interessengruppen des Projektes?
Interessengruppe	Bedürfnisse
Vorhandene Mandanten	Effiziente, gute Betreuung im Rechnungswesen Vermeidung unnötiger Tätigkeiten / Doppelarbeit / Belegsuche
Neumandate	haben das Entscheidungsrisiko "für die richtige Kanzlei" Erkennen eines Wechselgrundes: Eigene Potenziale im Rechnungswesen aufdecken und nutzen
Mitarbeiter/-innen	Sicherung des Arbeitsplatzes für die Zukunft fachlich auf der Höhe der Zeit zu bleiben gutes Gehalt verdienen Spaß an Entwicklung und Neuem
Partner/-innen	unsere Dienstleistungen weiterentwickeln und auf der Höhe der Zeit zubleiben Erhaltung des Spaßes an der Arbeit, der guten Stimmung und der guten Deckungsbeiträge

2.6 Prämisse für die Umsetzung Projektes

Zeit, Kosten oder Qualität? In diesem Projekt hat man sich für die Prämisse "Qualität" als das Wichtigste entschieden, weil das die Lösung ist, die in der Regel Zeit und Kosten spart. Zeit und Kosten wurden entsprechend weniger hoch priorisiert.