Die klassischen Methoden der Prozessaufnahme stammen überwiegend aus einer Zeit, in der – vor allem auch im administrativen Bereich – Prozesse noch nicht durchgängig durch Softwarelösungen unterstützt wurden. So ist es auch mit den Methoden für die Prozessaufnahme. Da die klassischen Methoden im Wesentlichen auf Befragung und Beobachtung basieren, kommt es häufig dazu, dass die aufgenommenen und dokumentierten Prozesse nur einen Ausschnitt aus der Wirklichkeit darstellen. Die im Zuge der Prozessaufnahme befragten Personen stellen den Prozess aus Ihrer Sicht dar, so dass einerseits Abweichungen daraus resultieren können, dass zum einen der Prozess so dargestellt wird, wie er aus der subjektiven Sicht der befragten Person abläuft, zum anderen Prozessvarianten nicht in ihrer Gänze erfasst und aufgenommen werden. Hinzu kommt das bekannte Phänomen, dass Befragte den tatsächlichen Prozess oft nicht 1:1 darstellen.
Weitere Schwierigkeiten können sich auch daraus ergeben, dass Prozessschritte, die in IT-Systemen ablaufen als „Black Box“ fungieren und durch die befragten Personen nicht dargestellt oder erläutert werden können.
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