Mit postdigitalen Perspektiven die Zukunft der Kanzlei ( ... / 2.4 Technik und Innovation

Die Herausforderung, neue IT-Lösungen und Software für die Leistungserbringung der Kanzlei zu nutzen, sind die meisten Kanzleien proaktiv angegangen. Spitzenkanzleien haben schon immer auf Richtung und Ausprobieren neuer technischer Lösungen gesetzt; andere Kanzleien haben in den letzten fünf Jahren verstärkt ein Augenmerk darauf gesetzt, wenn das vorher nicht der Fall war.

• Technische Voraussetzungen individuell schaffen: Auch wenn beispielsweise DATEV oder Addison Standards für die digitale Arbeit mit Mandanten oder für Dokumentenmanagementsysteme entwickeln, ist die Erfahrung heute hoch digitalisierter Kanzleien die, dass sowohl in der eigenen Struktur (welche Softwarelösungen nutze ich?, wie viele verschiedene Lösungen für welche Fragestellungen oder nur besser nur einen Kanzlei Software-Anbieter?, welche Softwarelösungen bietet man in der Zusammenarbeit mit Mandant an? etc.) als auch in der Umsetzung im Detail eigener konzeptioneller Arbeit der entscheidende Erfolgsfaktor im Ausprobieren und Überlegen, was genau für die Kanzlei passt, liegt. Auch wenn der Wunsch anders ist – digitale Kanzleien haben überwiegend die Erfahrung gemacht, dass es keine fertigen Lösungen gibt, sondern diese gemeinsam und kreativ mit verschiedenen Softwareanbietern oder eigener Inhouse-IT-Kompetenz entwickelt werden müssen. Nur dann ist gewährleistet, dass die Softwarelösungen auch zu den individuellen Prozessen der Kanzlei passen und diese effektiv unterstützen.
• Laufende Anpassung: Momentan ist der Stand der Digitalisierung und vor allem der Automatisierungslösungen im Rechnungswesen und Steuerbereich noch mitten in der Entwicklung. Es ist also weiterhin laufende Anpassung im Detail gefragt. Spitzenkanzleien haben bisher schon mit einem entsprechenden kontinuierlichen Verbesserungsprozess – nicht nur für IT und Software – gearbeitet. Andere Kanzleien, die bisher so nicht gearbeitet haben, haben das durch die Digitalisierung als neuen Standardprozess eingeführt.

• Kommunikation fördern: Wegen der neuen Potenziale an Möglichkeiten sowie der Notwendigkeit des Hinterfragens, ob diese für die Kanzlei auch wirklich praktikabel und nutzbar sind, braucht es in den internen Kommunikationsstrukturen neue Gesprächsräume, wie z. B. Erfahrungsaustausch, Ideen-Meetings und Prozessverbesserungsprojekte, in denen mit den kanzleiinternen Spezialisten wie auch zum Teil mit dem gesamten Team

  • praktische Verbesserungsideen gesammelt werden,
  • die Entscheidung getroffen wird, was von diesen Ideen umgesetzt wird (üblicherweise der geringere Teil) und
  • das, was umgesetzt wird, auf Tauglichkeit, Fehler und Qualität und andere Verbesserungspotenziale hin hinterfragt wird.
• Schnittstellen zu Mandanten optimieren: Unabhängig von technischen Lösungen im Detail bleibt das Hauptaugenmerk darauf, welche Schnittstellen zu Mandanten-Softwaresystemen anzuwenden sind, oder welche Softwaresysteme den Mandanten in der Zusammenarbeit angeboten werden. Hier zeigt sich in der Praxis der Arbeit besonders digitaler Kanzleien auch, dass Softwarelösungen nicht immer fehlerfrei arbeiten und die Kompetenz der Kanzlei als Kontrollinstanz für die Rechnungswesenabläufe des Mandanten besondere Bedeutung erfährt.