Mit postdigitalen Perspektiven die Zukunft der Kanzlei ( ... / 2.3 Prozesse und Qualität

Es ist naheliegend und logisch, vor Digitalisierungsinitiativen zu schauen, dass Prozesse, Standardabläufe und Qualität der Arbeit stimmig sind. Deshalb sind Kanzleien, die in diesen Bereichen generell gut aufgestellt sind und insbesondere ihr Qualitätsmanagementsystem aktiv leben und entwickeln, schneller beim Anpacken und Umsetzen der Digitalisierung.

• Fachliche Qualität im Kerngeschäft: Alle Kanzleien, die eine strikte Digitalisierungsstrategie durchlaufen sind, haben zwangsläufig den Blick auf die fachliche Qualität und Kompetenz gerichtet. Häufig wurden in der Praxis Digitalisierungsprojekte zunächst nach hinten geschoben, weil eine im Zuge dessen vorgenommene interne Bestandsaufnahme Lücken im Fachlichen aufgezeigt haben. Diese wurden zunächst geschlossen, um dann erst weiterzugehen.
• Konsequente prozessorientierte Arbeit & Qualitätsmanagement: Ein ähnlicher Punkt ist, dass Kanzleien aus ganz praktischen Gründen zunächst den Blick auf die internen Prozesse richten, bevor digitalisiert wird. Wird im Kleinen angefangen, schaut man sich die Bereiche Fibu und Lohn im ersten Schritt an. Wenn festgestellt wurde (was meistens der Fall ist), dass verschiedene Arbeitsweisen und individuelle Standards Grundlage der Arbeit in der Kanzlei sind, wurden erst die Prozess- und Arbeitsstandards "entpersonalisiert" und prozessorientiert vereinheitlicht. Das ist für das Kanzleiteam meist ein größerer Schritt als die nachfolgende Digitalisierung der Kanzleiprozesse. Denn prozessorientiertes Arbeiten widerspricht der "natürlich, freiberuflich orientierten Arbeitsweise" kleinerer Kanzleien. Kanzleien, die deshalb schon in der Vergangenheit einen Fokus auf konsequentes Qualitätsmanagement und Prozessorientierung gelegt haben, können für Digitalisierungsprojekte auf eine nötige und solide Basis aufsetzen. Kanzleien, die "bei Null" anfangen, starten mit der Visualisierung und Vereinheitlichung der Prozesse und Standards.
• Mandatszuordnung – persönlich oder prozessorientiert? Manchmal stoßen Kanzleien bei der Frage des prozessorientierten Arbeitens auf die Frage, ob im Team mit festen Mandatszuordnungen zu bestimmten Mitarbeiteren gearbeitet wird. Das ist ein Thema, das immer mit Emotionen behaftet ist. Hier braucht es klare Entscheidungen seitens der Kanzleiführung, wie wichtig der Gedanke ist "Jeder Mitarbeiter kann jeden anderen in jeder Mandatsaufgabe sofort ersetzen, sollte mal jemand unerwartet ausfallen." Dies ist der übliche Benefit, den Kanzleien von prozessorientierter und erst recht von digitaler prozessorientierter Arbeit haben. Um das zu erreichen, haben sich manche Kanzleien von alten Zöpfen getrennt. Wichtig ist, auf dieses Thema einen klaren Blick zu werfen – denn nicht allzu selten verhindern zu festgefahrene persönliche Mitarbeiter-Mandantenbindung-Arbeitsweisen den Blick auf sinnvolle alternative und digitalere Arbeitsweisen. Gleichzeitig ist es Wunsch vieler Mandanten, kontinuierliche Ansprechpartner zu haben.