Honorargestaltung für Steuerberater 12/2023 / 1 Kanzleimanagement: Honorargespräche souverän führen

Analysieren Sie vor einem Honorargespräch noch einmal die Stärken Ihrer Kanzlei:

• Was unterscheidet Ihre Kanzlei von anderen Kanzleien?
• Welchen Vorteil hat der Mandant, wenn er bei Ihnen "kauft" und nicht bei einem Mitbewerber?

Wer keine (Wettbewerbs-)Vorteile gegenüber anderen Kanzleien formulieren kann, ist aus Sicht des Mandanten beliebig austauschbar und kann daher in vielen Fällen den Wettbewerb nur noch über das Honorar führen.

Inhalt und Umfang der Leistungen darstellen

Ein wichtiger Punkt jedes Honorargesprächs ist es, dem Mandanten den Inhalt und Umfang der erbrachten Leistungen zu kommunizieren.

Vielen Mandanten sind der Umfang und der Zeitbedarf der einzelnen Tätigkeiten nicht im Detail bekannt. Sie gehen oft davon aus, dass ein erheblicher Teil der Leistungen automatisiert von der EDV erstellt wird. Die Schlussfolgerung der Mandanten lautet dann: "Das macht doch alles die EDV – und dafür so viel Geld bezahlen?"

Es ist daher besonders wichtig, Inhalt und Umfang der geistig oder manuell erbrachten Leistungen ausführlich und detailliert zu kommunizieren. Sie können dabei durchaus auf banale Arbeitsschritte hinweisen, denn Arbeitsschritte, die für einen Steuerberater selbstverständlich sind, sind es für den Mandanten noch lange nicht.

Achten Sie bei allen Darstellungen und Erläuterungen unbedingt auf eine für den Mandanten verständliche Wortwahl. Steuerliche Fachbegriffe sind nicht für jeden verständlich und gutgemeinte Erklärungen, die der Mandant inhaltlich nicht versteht, haben für ihn keinen Wert. Durch die detaillierte und nachvollziehbare Beschreibung der einzelnen Tätigkeiten steigt der subjektiv vom Mandanten wahrgenommene Wert der erbrachten Leistung.

Nutzen der Leistung hervorheben

Die Arbeitsergebnisse des Steuerberaters (Buchführung, Bilanz und Steuererklärung) haben für den Mandanten oft keinen erkennbaren Nutzen. Der Mandant betrachtet das Honorar daher oft als unvermeidbare Kosten für die Erfüllung seiner gesetzlichen Verpflichtungen. Vermitteln Sie dem Mandanten daher im Honorargespräch nicht nur die Bestandteile der erbrachten Leistungen, sondern auch deren Nutzen, z. B. Steuervorteile aus Sachverhaltsgestaltungen, der Ausübung von Wahlrechten oder betriebswirtschaftlichen Optimierungsvorschlägen.

Wenn der Nutzen der Leistung die Kosten übersteigt, erledigt sich jede weitere Diskussion über das Honorar von selbst. In einigen Fällen lässt sich der Nutzen auch durch Zusatzleistungen erhöhen, die den Steuerberater nichts oder wenig kosten, für den Mandanten aber einen hohen zusätzlichen Wert haben, z. B. ergänzende Informationen durch Merkblätter, Brancheninformationen, Arbeitshilfen oder Checklisten zur Unternehmensführung. Der Mandant hat dann das Erfolgserlebnis, mehr bekommen zu haben als die "normale Dienstleistung".

Honorar erläutern

Umfragen zeigen immer wieder, dass die Transparenz und Verständlichkeit der Honorarrechnung für viele Mandanten besonders wichtig sind. Die Akzeptanz des Honorars hängt also nicht nur von der absoluten Höhe des Honorars ab, sondern auch von der Verständlichkeit der Honorarberechnung. Es kann durchaus sein, dass ein Mandant mit einem höheren, aber nachvollziehbaren Honorar zufriedener ist als mit einem niedrigen, aber unverständlichen Honorar.

Die nach den Formvorschriften der StBVV erstellte Honorarrechnung ist für Mandanten leider nicht immer nachvollziehbar. Eine nur wenige Zeilen umfassende Rechnung, die mit einer hohen Rechnungssumme endet, empfindet der Mandant oft spontan als überhöht. Erstellen Sie daher möglichst detaillierte Rechnungen, um den Umfang der erbrachten Leistungen und den zeitlichen und personellen Aufwand zu verdeutlichen.

Umgang mit Honorareinwänden

Es wird immer wieder vorkommen, dass Mandanten die Höhe des Honorars infrage stellen und eine Honorarsenkung verlangen – ggf. unter Hinweis auf angeblich günstigere Angebote von Mitbewerbern. Auch wenn Sie ungern Honorargespräche führen, sollten Sie diesen Wunsch des Mandanten positiv sehen: Der Mandant hat wegen des Honorars zumindest nicht kommentarlos gekündigt, sondern sucht das Gespräch mit Ihnen und gibt Ihnen damit die Möglichkeit, das Honorar zu erläutern und die Mandantenbeziehung zu erhalten.

Wer aber dem Wunsch des Mandanten nach einer Honorarsenkung vorschnell nachkommt – aus Angst, das Mandat zu verlieren – hat damit zwar dem Wunsch des Mandanten entsprochen. Der Mandant wird aber dennoch nicht ganz zufrieden sein, weil er bei einem schnellen Nachgeben des Steuerberaters das Gefühl hat, dass er vielleicht sogar noch mehr hätte herausholen können. Er wird deshalb vermutlich versuchen, demnächst eine weitere Honorarsenkung zu erlangen. Hinzu kommt das Gefühl, bisher immer zu viel bezahlt zu haben. Tenor: "Das war ja einfach! Das Honorar ist offensichtlich so hoch kalkuliert, dass eine Honorarsenkung überhaupt kein Problem war! Wahrscheinlich habe ich bisher immer zu viel bezahlt! Wenn ich nicht gefragt hätte, hätte ich weiterhin zu viel bezahlt! Vielleicht ist das Honorar jetzt immer noc...