Heißt das jetzt, dass Sie 24 Stunden, 7 Tage die Woche und 365 Tage im Jahr erreichbar sein müssen? Sicher nicht. Die überwiegende Mehrheit Ihrer Mandanten weiß, dass Sie und Ihre Mitarbeiter nicht ununterbrochen am Telefon sitzen können. Eigentlich will er ja nur, dass Sie genau dann erreichbar sind, wenn er Sie braucht...
Die meisten Kanzleien versuchen daher die Erreichbarkeit über die "normalen" Öffnungszeiten hinaus zu bieten. Beispielsweise die Handynummer für wichtige Mandanten. Es gibt sogar Kanzleien, die mit einer 0800er Nummer auch am Wochenende "Rufbereitschaft" signalisieren. Zu Ihrer Beruhigung: Das ist eher eine Marketingmaßnahme – die Nummer wird in der Regel nicht angerufen.
Eine zuverlässige Erreichbarkeit der Kanzlei während der Öffnungszeiten ist aber Pflicht. Eine Umfrage im Auftrag von Büroservice 24 ergab, dass 59 % der Anrufer bei einem Anrufbeantworter sofort auflegen. 68 % davon rufen dieselbe Nummer nicht wieder an, sondern nehmen den nächsten Anbieter auf ihrer Liste. Das spielt insbesondere bei Neumandatsanfragen, die in der Regel ja noch per Telefon kommen, eine große Rolle.
Aber auch innerhalb der Öffnungszeiten kann es immer wieder vorkommen, dass die Türglocke gleichzeitig mit dem Telefon klingelt, die Assistenz gerade im Haus unterwegs ist, oder der Anruf nicht zum Chef oder einem Mitarbeiter durchgestellt werden kann, weil diese zur Fortbildung, im Urlaub oder in einem Gespräch mit einem anderen Mandanten sind. Tipp: Ihre Assistenz sollte ein tragbares Telefon haben – möglichst mit Headset für die Freiheit der Hände. Ihre Türglocke sollte auch von diesem Telefon aus bedienbar sein.
Eine tatsächlich 100 %-ige Erreichbarkeit bleibt aber Utopie. Sie ist aber auch gar nicht notwendig. Eine zuverlässige Rückmeldung reicht in 95 % der Fälle aus.
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