An dieser Stelle sind zuallererst die Softwareanbieter gefragt, die ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware mit diesen Funktionen ausstatten müssen und dies aktuell auch tun. Die großen Hersteller im Bereich Kanzleisoftware haben sich bereits auf die B2G-Verpflichtung zur E-Rechnung aus 2020 eingestellt. Die meisten gängigen Systeme sind in der Lage E-Rechnungen zu schreiben und zu verarbeiten. Arbeiten Kanzleien in der Rechnungsschreibung und im Dokumentenmanagement ohne spezielle Software, besteht jedoch Handlungsbedarf.
Notwendige Anpassungen
Unternehmen, die ihrerseits ohne spezielle Software zum Rechnungen schreiben am Status Quo festhalten wollen, kommen vielleicht auf die Idee, ihre Mitarbeiter im Auslesen von XML-Dateien zu schulen oder sich mit einen XML-Reader zu behelfen. Dies mag auf den ersten Blick nach einer cleveren Lösung aussehen. Jedoch funktionieren weitere typische Arbeitsschritte wie Rechnungsfreigabe mit Unterschrift auf einer Rechnungskopie oder Druck der Rechnung zur Vorbereitung des Buchhaltungsordner für den Steuerberater mit einer XML-Datei nicht mehr einfach so. Die XML-Datei kann nur schwerlich in einen Papierprozess integriert werden. Dadurch macht die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich ab dem 1.1.2025 technische sowie prozessuale Anpassungen notwendig. Auch wenn die Übergangsfristen beim Versand von E-Rechnungen den Schein erwecken, dass KMU sich bis 2027/28 nicht damit beschäftigen müssen. Wer 2025 nicht auf einmal von einer XML-Rechnung überrascht und in Aktionismus verfallen will, sollte sich frühzeitig damit auseinandersetzen.
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