Mit EU-Starthilfe könnte E-Invoicing künftig zum Standard werden. Wo die EU mit der Initiative "VAT in the Digital" primär auf grenzüberschreitende Geschäfte abzielt, gehen die Pläne in Deutschland aber noch deutlich weiter: Eine E-Invoicing-Pflicht im B2B ab 2025 wird aktuell diskutiert.
Immer mehr Firmen akzeptieren keine Papierrechnungen mehr, sondern geben stattdessen eine Rechnungs-E-Mail-Adresse an. Dorthin einfach eine PDF-Rechnung zu schicken, ist aber noch kein E-Invoicing im eigentlichen Sinne. Dieses bedeutet vielmehr, elektronische Rechnungen in einem strukturierten XML-Datenformat (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) auszustellen, zu übermitteln und so zuzustellen, dass der Empfänger sie automatisiert und digital annehmen sowie verarbeiten kann.
Das bedeutet unwiderruflich den Abschied vom Papier. Schade ist es darum nicht. Genau darin nämlich lag in der Vergangenheit das größte Hemmnis einer automatisierten Verarbeitung, weil beim Auslesen von Daten aus eingescannten Belegen immer wieder Fehler auftreten. Je weniger Papierrechnungen also eintreffen, desto besser lässt sich die Rechnungsverarbeitung automatisieren.
Ein elektronischer Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Hand ist gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU bereits seit einiger Zeit möglich und wird in Deutschland inzwischen vom Bund und ersten Ländern sogar verlangt. Mit ViDA würde gleiches dann für das grenzüberschreitende B2B-Geschäft gelten.
Verpflichtendes E-Invoicing schon zum 1.1.2025?
Ziel des ViDA-Richtlinien-Entwurfs ist es, transnationale Hürden wie die lokale Mehrwertsteuer-Registrierung zu überwinden. Dafür erfordert dieser eine EU-weite Pflicht zum transaktionsbasierten E-Invoicing in einem einheitlichen Standard. Parallele Planungen laufen derzeit in Deutschland. Erst im April 2023 hat das Bundesministerium der Finanzen zahlreiche Verbände um eine Stellungnahme zu einer möglichen Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung für inländische B2B-Umsätze gebeten. Für die Einführung vorgeschlagen wurde der 1. Januar 2025. Eine schrittweise Einführung, gestaffelt nach Rechnungssumme oder Unternehmensgröße, wird ebenfalls diskutiert.
Für einen automatisierten Empfang und die Verarbeitung wiederum benötigt man eine Softwarelösung, welche die elektronischen Rechnungen in ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssysteme übernimmt. Sie holt eingehende XML-Rechnungen ab, liest die Inhalte aus und transferiert die relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder des ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystems.
Bis zu 60 Prozent kürzere Durchlaufzeiten
Zwischen 50 bis 60 Prozent kürzere Durchlaufzeiten lassen sich bei einer elektronischen, automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung erzielen. Arbeitsprozesse werden schneller, Fehler minimieren sich, denn stupide Routineaufgaben wie manuelle Datenerfassung entfallen für das Rechnungswesen. Auch Transaktionsfehler reduzieren sich deutlich und Rückfragen ergeben sich nur noch selten. Eine deutlich höhere Transparenz sorgt schließlich für reibungslosere Monats- und Jahresabschlüsse sowie bessere Skontoausnutzung. Ein klarer Vorteil, um konkrete Aussagen zur Liquidität eines Unternehmens treffen zu können.
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