Eingangsrechnungen digitalisieren und automatisiert weiterbearbeiten ist für viele Unternehmen bereits selbstverständlich. Die Effizienz weiter erhöhen können sie durch konsequentes E-Invoicing mit Formaten wie der XRechnung und noch engere Verbindung von Arbeitsprozessen in Einkauf und Buchhaltung.
Automatisieren durch Einsatz intelligenter Software, das bedeutet: Prozesse beschleunigen, Fehler minimieren und Entlastung der Fachabteilung von stupiden Routineaufgaben. Bezogen auf die Eingangsrechnungsverarbeitung verspricht das E-Invoicing hier die höchste Ausbaustufe. Dabei werden Rechnungen in einem strukturierten Datenformat, z.B. ZUGFeRD, XRechnung oder EDI, ausgestellt, übermittelt und so zugestellt, dass der Empfänger sie automatisiert und digital annehmen und verarbeiten kann.
Auf diesem Weg zu einem echten E-Invoicing zeichnen sich aber zunächst noch vier Handlungsfelder ab. Über allem steht der Abschied vom Papier. Denn der größte Bremsklotz bei der automatisierten Verarbeitung ist die Fehleranfälligkeit beim Auslesen von Daten aus eingescannten Belegen. Je weniger Papierrechnungen eintreffen, desto höher ist der Automatisierungsgrad bei der Rechnungsverarbeitung, denn es sind weniger manuelle Korrekturen bei der Erfassung erforderlich. Um dies zu erreichen, können Unternehmen zum Beispiel ein Lieferantenportal einrichten und darüber die gesamte Kommunikation sowie den Dokumentenaustausch mit ihren Lieferanten vollständig digital abwickeln.
Ein weiterer Faktor besteht darin, sich der vorgelagerten Prozesse anzunehmen. Im Klartext: Man sollte dafür sorgen, möglichst viele Rechnungen mit einer zugrundeliegenden Bestellung zu erhalten. Diese nämlich lassen sich viel schneller und einfacher verarbeiten als solche ohne Bestellbezug. Wenn im Zuge der Bedarfserfassung bereits alle notwendigen Freigaben erteilt wurden, kann dieser Arbeitsschritt bei der Rechnungsverarbeitung unterbleiben. Damit ist eine Automatisierung bis hin zur Verbuchung komplett im Hintergrund (sogenannte Dunkelbuchungen) möglich. Abgleichmechanismen wie 3-Way-Match erhöhen nochmals die Sicherheit des Prozesses, vor Fehlern ebenso wie vor Betrugsversuchen.
Wenn ein digitaler Workflow zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen (insbesondere ohne Bestellbezug) zusätzlich über Funktionen für künstliche Intelligenz verfügt, eröffnen sich noch einmal ganz neue Anwendungsfelder für die Automatisierung. Selbstlernende Datenextraktion, intelligente Kontierungsvorschläge (aus denen die Beschäftigten nur noch auswählen müssen) oder Vorschlagsfunktionen zum Auffinden der richtigen Person für die Bearbeitung bereits während der Validierung sind Beispiele dafür.
Genau solche Techniken sind es auch, die sich gut aus der Cloud beziehen bzw. dorthin verlagern lassen können – dies wäre das vierte Handlungsfeld. Dafür bieten sich insbesondere standardisierte Prozesse mit einem hohen Volumen wie die Beleglesung an. Dies ist ein weiterer Baustein, um die Automatisierung voranzubringen. Viele Unternehmen setzen daher auf hybride Szenarien aus Cloud und on-premises.
Fazit: Erst Digitalisierung, dann Optimierung
Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung werden bereits durch die Prozessumstellung der Rechnungsverarbeitung – von manuell und papierbasiert auf digital – deutlich vereinfacht. Es eröffnen sich aber noch weitere Möglichkeiten, den Automatisierungsgrad zu steigern. Das Ziel dabei stets: ein möglichst hoher Anteil von Hintergrundverbuchungen bei Eingangsrechnungen.
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