Digitale Zusammenarbeit in Steuerkanzleien / 3 Die richtigen Tools für jeden Zweck

Für die Digitalisierung der internen Zusammenarbeit stehen viele Tools zur Verfügung. Während eine Kanzleisoftware bereits die meisten Prozesse rund um die Mandantenbetreuung und das Kanzleimanagement abdeckt, sind für weitere Bereiche eigene Lösungen notwendig: Von der Video-Konferenz-Software über Kommunikationslösungen bis hin zum Projektmanagement.

Zunächst sollten die Ziele klar definiert werden, die mit einer Digitalisierung der internen Zusammenarbeit erreicht werden sollen. Darauf basierend ist der Bedarf zu ermitteln und – sofern vorhanden – mit der Technikabteilung abzustimmen. Um die passenden Lösungen auszuwählen, sollten alle Informationsquellen genutzt werden, z. B. Reports, Vergleichsportale, Communities oder persönliche Netzwerke. Auch der Austausch mit Kollegen auf Fachveranstaltungen kann bei der Entscheidungsfindung helfen. Ebenso sind Referenzen aufschlussreich. Alternativ kann ein unabhängiger Berater mit der Vorrecherche beauftragt werden.

3.1 Komplett-Paket oder Einzellösungen?

Wer die interne Zusammenarbeit in seiner Steuerkanzlei digitalisieren möchte, muss zunächst eine Grundsatzfrage stellen: Bevorzugt man eine möglichst große Lösung, die bereits viele Aufgaben abdeckt, oder soll für jedes Einsatzszenario eine extra Lösung eingeführt werden? Hier scheiden sich oft die Geister: Umfangreiche Lösungen haben den Vorteil, dass sie bereits viele Funktionen integriert haben, die gut aufeinander abgestimmt sind und die gut miteinander harmonieren. Allerdings ist nicht garantiert, dass dies die jeweils beste Lösung für den jeweiligen Aufgabenbereich ist. Auch kann es sein, dass manche Funktionen gar nicht benötigt werden, aber schon im Standard-Paket mitgekauft werden.

Setzt man hingegen auf viele Einzellösungen, kann die beste Lösung für den jeweiligen Bedarf gewählt werden. Oft sind aber Anpa...