Ein Steuerpflichtiger erzielte als Maler Einkünfte aus Gewerbebetrieb und ermittelte seinen Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung. Das FA ordnete für die Jahre 2011 bis 2013 eine Außenprüfung an und verlangte die Überlassung von Datenträgern zur Buchführung. Im Einspruchsverfahren legte der Steuerpflichtige seine Aufzeichnungen in elektronischer Form vor. Das FG Münster gab der Klage gegen das Vorlageverlangen statt. Die Revision des FA hat der BFH zurückgewiesen. Wer seinen Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung – also nach § 4 Abs. 3 EStG – ermittele, sei nur zur Übergabe bestimmter elektronischer Dateien an das FA verpflichtet.
Voraussetzung für die Datenanforderung nach § 147 Abs. 6 AO sei das Bestehen einer Aufbewahrungspflicht. Dem FA stünden diese Befugnisse deshalb nur in Bezug auf solche Unterlagen zu, die der Steuerpflichtige nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahren müsse. Deshalb erstrecke sich der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO nicht auf Unterlagen, die zwar vorhanden seien, aber vom Steuerpflichtigen nicht aufbewahrt werden müssten. Dagegen sei das Vorlageverlangen nach § 200 Abs. 1 S. 2 AO vom Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO abzugrenzen. Ein Steuerpflichtiger sei im Rahmen einer Außenprüfung zur Vorlage von Aufzeichnungen, Geschäftspapieren und anderen Urkunden zur Einsicht und Prüfung verpflichtet. Auch tatsächlich vorhandene Unterlagen, für die keine Aufbewahrungspflicht bestehe, seien in diesem Zusammenhang vorzulegen. Die Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 AO sei akzessorisch zu der korrespondierenden Aufzeichnungspflicht (vgl. hierzu Drüen in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 147 AO Rz. 74 [April 2018]). Im Falle der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung bestehe für den Steuerpflichtigen weder eine förmliche Aufzeichnungspflicht noch eine Pflicht zur Aufbewahrung der Belege in elektronischer Form. Ein nicht buchführungspflichtiger Gewerbetreibender unterliege im Gegensatz zu einem bilanzierenden Kaufmann, der grundsätzlich aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtig sei und deshalb auch Einzelaufzeichnungen vornehmen müsse, lediglich begrenzten Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Deshalb – so der BFH – sei der Datenzugriff folglich ebenfalls entsprechend der für ihn geltenden steuergesetzlichen Aufzeichnungspflichten begrenzt. Dies gelte im Streitfall etwa für die nach § 22 UStG zu führenden elektronischen Aufzeichnungen über die vereinbarten Entgelte je Leistung nach Steuersätzen, die Entgelte für die ausgeführten Bauleistungen nach § 13b UStG, die Bemessungsgrundlage für den Eigenverbrauch und die geltend gemachten Vorsteuerbeträge mit Bezeichnung des Leistenden. Darüber hinaus sei der nicht bilanzierende Steuerpflichtige nach § 4 Abs. 3 S. 5 AO zur Vorlage von besonderen und laufend zu führenden Verzeichnissen der nicht abnutzbaren WG des Anlage- und Umlaufvermögens sowie der WG des abnutzbaren Anlagevermögens verpflichtet (krit. hierzu Trzaskalik in Hübschmann/Heppp/Spitaler, AO/FGO, § 147 AO Rz. 6 [März 2003]; ferner Tormöhlen in Papperitz/Keller, ABC Betriebsprüfung, Fach 3 Stichw. "Datenzugriff" Rz. 2 [Oktober 2014]. Dasselbe gelte für digitale Aufzeichnungen in Bezug auf GWG bzw. entsprechende Sammelposten. Außerdem sei auch bei Gewinnermittlungen nach § 4 Abs. 3 EStG der Wareneingang nach § 143 Abs. 1 AO gesondert aufzuzeichnen.
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